Procedura zmiany okresu rozliczeniowego. Skutki i korzyści dla pracodawcy

Czym jest okres rozliczeniowy? Definicja czasu pracy w Kodeksie pracy

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się, zgodnie z art. 150 § 1 ustawy Kodeks pracy, w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. 

Okres rozliczeniowy to przedział czasu wyrażony w miesiącu lub miesiącach, w ramach którego pracownicy mają obowiązek wypracować określony wymiar czasu pracy, tj. odpowiednią liczbę dni oraz godzin pracy.

Jak dokonać zmiany okresu rozliczeniowego? Czy regulamin pracy wystarczy?

Aby dokonać zmiany obowiązującego pracowników okresu rozliczeniowego konieczna jest zmiana aktu wewnątrzzakładowego, w którym uregulowano długość okresu rozliczeniowego.

Jeżeli pracodawca chce dokonać zmiany okresu rozliczeniowego, np. z jednomiesięcznego na trzymiesięczny, powinien w tym celu dokonać odpowiednich zmian w:

• regulaminie pracy, 
• układzie zbiorowym pracy bądź 
• obwieszczeniu. 

Kiedy można dokonać zmiany okresu rozliczeniowego?

Pracodawca może dokonać zmiany okresu rozliczeniowego w każdym czasie. W przypadku gdy w zakładzie pracy okres rozliczeniowy ustalony został w regulaminie pracy lub obwieszczeniu pracodawcy jego zmiana jest możliwa dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Dokonując zmiany obowiązującego pracowników okresu rozliczeniowego pracodawca jest zobowiązany przestrzegać przepisów prawa. Czy można zmienić okres rozliczeniowy bez zmiany regulaminu?

Od kiedy pracowników obowiązuje zmieniony okres rozliczeniowy czasu pracy?

W przypadku, gdy w zakładzie pracy okresy rozliczeniowe czasu pracy ustalono w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pracodawcy, zastosowanie nowych przepisów jest możliwe dopiero po upływie dwóch tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń czy wysłanie pracownikom maila w tej sprawie). 

W przypadku, gdy okresy rozliczeniowe czasu pracy zostały określone w układzie zbiorowym pracy zmiany tegoż układu wchodzą w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem jego zarejestrowania.

Niedopuszczalne praktyki dot. zmiany okresu rozliczeniowego

Nagłe zmiany okresów rozliczeniowych są w praktyce niedopuszczalne. Ponadto pracodawca nie zawsze musi dokonywać wypowiedzenia warunków pracy i płacy pracownikom. Jeśli długość okresu rozliczeniowego wynika z przekazanej pracownikowi tzw. informacji o warunkach zatrudnienia, wydanej im na podstawie art. 29 Kodeksu pracy, wystarczy wręczyć pracownikom zaktualizowaną informację o warunkach zatrudnienia.

Równoważny system czasu pracy

Zatrudnianie pracowników w systemie równoważnego czasu pracy nie oznacza konieczności wydłużenia okresu rozliczeniowego np. do trzech miesięcy.

Zgodnie z art. 135 § 1 ustawy Kodeks pracy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Warunkiem dopuszczalności stosowania równoważnego systemu czasu pracy jest rodzaj pracy lub jej organizacja.

Skutki zmiany okresu rozliczeniowego oraz korzyści wynikające z dłuższego okresu rozliczeniowego

W praktyce, dłuższy okres rozliczeniowy oznacza większą elastyczność w planowaniu rozkładów czasu pracy pracowników. Wydłużenie okresu rozliczeniowego w przypadku stosowania równoważnego systemu czasu pracy, może być korzystne z punktu widzenia pracodawcy, któremu łatwiej będzie dysponować czasem pracy pracowników. W praktyce planowanie i rozliczanie czasu pracy dla dużych grup pracowników w wydłużonym okresie rozliczeniowym, może być utrudnione, dlatego warto korzystać z narzędzi, takich jak Empliset – kompleksowy system do planowania i rozliczania czasu pracy, pilnujący poprawności i zgodności z przepisami oraz eliminujący ryzyko błędów i kar od Państwowej Inspekcji Pracy. 

Obowiązki pracodawcy w zakresie ustalania rozkładu czasu pracy 

Zatrudniając pracownika w ramach równoważnego systemu czasu pracy pracodawca musi pamiętać, aby zatrudniać pracowników w obowiązującym ich wymiarze czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Tym samym, ustalenie rozkładu czasu pracy w sposób sztywny nie zwalnia pracodawcy z obowiązku obliczania obowiązującego pracowników wymiaru czasu pracy zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy i dokonywania koniecznej modyfikacji tegoż rozkładu tak, aby pracownicy ani nie przekraczali obowiązującego ich wymiaru czasu pracy, ani też go nie dopracowywali.