E-mail nie wystarczy, czyli dlaczego obowiązek informacyjny wobec pracownika musi być spełniony skutecznie. I jak aplikacja HR Tech dostarcza na to dowodów!

W pewnej firmie obowiązywała praktyka informowania pracowników o zmianach w regulaminach za pomocą wiadomości e-mail. Teoretycznie proces działał: dyrektor zarządzający wydawał polecenie przekazania informacji, a komunikat miał trafiać do zatrudnionych. Problem ujawnił się dopiero podczas sporu z pracownikiem…

Pracodawca niezgodne z prawem rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia zarzucając mu naruszenie zakazu usuwania danych z komputera służbowego. Zakaz został jednak wprowadzony aneksem do regulaminu pracy, którego pracownik – wykonujący pracę zdalnie i rzadko pojawiający się w siedzibie firmy – nie znał.

Sąd (bo sprawa trafiła do na wokandę) nie miał wątpliwości – samo funkcjonowanie procedury wysyłania e-maili nie dowodzi jeszcze, że konkretny pracownik otrzymał informację, zapoznał się z dokumentem i wiedział, jakie obowiązki zostały na niego nałożone.

Sprawę rozpoznawał Sąd Rejonowy w Świdnicy, IV Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, w wyroku z 18 grudnia 2019 r., sygn. akt IV P 116/18.

Firma miała aneks, ale nie potrafiła wykazać, że pracownik go znał

W stanie faktycznym opisanym przez sąd istotne było nie tylko to, czy aneks został formalnie przygotowany. Kluczowe okazało się ustalenie, czy pracownik rzeczywiście dowiedział się o zmianie. Sąd wskazał:

I na tym właśnie polega różnica pomiędzy wysłaniem informacji a skutecznym zarządzeniem jej obiegiem, na którą zwracam uwagę w tym artykule.

Pracodawca może świadomie praktykować komunikację e-mailową, musi jednak umieć udowodnić, któremu z pracowników wysłano aneks, kiedy to zrobiono, jaka była jego treść oraz czy pracownicy mieli realną możliwość zapoznania się z dokumentem.

Regulamin trzeba nie tylko ogłosić, ale również udostępnić pracownikom

Zgodnie z art. 104³ § 1 Kodeksu pracy regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca ma także obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.

W tym przypadku znaczenie ma również art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca powinien zaznajamiać pracowników z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy oraz podstawowymi uprawnieniami.

W praktyce nie chodzi więc wyłącznie o przygotowanie dokumentu i umieszczenie go w folderze, intranecie albo skrzynce e-mailowej. Pracownik powinien mieć dostęp do aktualnej treści oraz wiedzieć:

• że dokument został zmieniony,
• od kiedy obowiązuje zmiana,
• których pracowników dotyczy,
• jakie nowe obowiązki lub zakazy wprowadza,
• gdzie można znaleźć pełną wersję dokumentu.

Szczególnego znaczenia nabiera to w przypadku aneksów, które nakładają na pracowników nowe obowiązki, a następnie mają być podstawą wyciągania konsekwencji porządkowych lub rozwiązania umowy.

Pracownik zdalny nie może „wypaść z obiegu” informacji

W analizowanej sprawie pracownik wykonywał pracę zdalnie i rzadko przebywał w siedzibie pracodawcy. Sąd uznał, że ta okoliczność nie zwalniała pracodawcy z obowiązku skutecznego poinformowania go o nowych zasadach. Przeciwnie – wymagała od firmy lepszego zorganizowania komunikacji. W uzasadnieniu czytamy:

W organizacji hybrydowej informacje często docierają do pracowników różnymi drogami. Osoby pracujące w biurze dowiadują się o zmianie podczas spotkania, rozmowy z przełożonym albo z wydrukowanego komunikatu. Pracownik zdalny pozostaje natomiast zależny od tego, czy ktoś dodał go do właściwej grupy odbiorców i czy komunikat nie zginął wśród innych wiadomości.

Informację trzeba skierować do właściwej grupy

Nie każda wiadomość powinna trafiać do całej organizacji – nie chcemy przecież popaść w panikę i kreować w firmie chaosu informacyjnego. Dlatego skuteczna komunikacja nie polega na wysyłaniu wszystkiego do wszystkich. Polega na prawidłowym wskazaniu adresatów.

Jeżeli komunikat trafi do niewłaściwej grupy albo pominie osoby, których zmiana dotyczy, pracodawca może mieć trudność z wykazaniem, że pracownik znał nowe zasady. Powstaje również ryzyko nierównego dostępu do informacji, szczególnie pomiędzy pracownikami stacjonarnymi, zdalnymi i hybrydowymi.

W systemie HR do czasu pracy, zarządzania obszarem People i komunikacji Empliset ogłoszenia mogą być kierowane do wybranych działów, zespołów lub grup pracowniczych. Dzięki temu informacja dotycząca konkretnej grupy nie trafia przypadkowo do całej firmy, ale jednocześnie nie pomija osób, które powinny ją otrzymać.

Otwarcie wiadomości to dopiero początek

W sporze sądowym znaczenie ma nie tylko twierdzenie, że „wysłaliśmy e-mail”. Potrzebny jest uporządkowany ślad komunikacyjny. W analizowanym wyroku sąd zwrócił uwagę, że także inni pracownicy nie wiedzieli o zakazie ani o istnieniu aneksu:

Potwierdzenie, że pracownik wyświetlił ogłoszenie, nie zawsze będzie równoznaczne z udowodnieniem, że zrozumiał wszystkie konsekwencje prawne dokumentu. Jest jednak znacznie mocniejszym dowodem niż ogólne stwierdzenie, że w firmie „zwykle wysyła się e-maile”. Dlatego przy istotnych zmianach warto zadbać o cały proces:

1. wskazać, czego dotyczy zmiana;
2. wyraźnie podać datę jej wejścia w życie;
3. dołączyć pełną treść aneksu lub regulaminu;
4. skierować komunikat do właściwej grupy;
5. monitorować, kto zapoznał się z ogłoszeniem;
6. przypomnieć osobom, które jeszcze go nie otworzyły;
7. przy szczególnie istotnych zmianach zebrać dodatkowe potwierdzenie albo przeprowadzić krótkie omówienie.

Jak Empliset porządkuje dowody i ogranicza ryzyko

Moduł ogłoszeń w Empliset pozwala publikować komunikaty, dodawać załączniki i kierować treści do określonych grup pracowników. HR może również sprawdzić, kto wyświetlił ogłoszenie. System umożliwia więc kontrolę nad tym, czy komunikat dotarł do właściwych osób, także w zespołach rozproszonych.

W przypadku zmiany regulaminu proces może wyglądać następująco:

HR publikuje ogłoszenie z jasnym tytułem, np. „Aneks do regulaminu pracy – nowe zasady korzystania ze sprzętu służbowego”. W treści wskazuje datę wejścia w życie, najważniejsze zmiany i osoby, których dotyczą. Do ogłoszenia dołącza pełny dokument, wybiera właściwą grupę pracowników, a następnie monitoruje listę osób, które zapoznały się z komunikatem.

Dzięki temu po kilku miesiącach nie trzeba odtwarzać przebiegu komunikacji z rozproszonych skrzynek e-mailowych i zeznań świadków. Firma dysponuje uporządkowaną informacją: co opublikowano, do kogo skierowano komunikat i kto go wyświetlił. To nie eliminuje oczywiście każdego sporu, ale zdecydowanie ułatwia pracodawcy wykazanie, że komunikacja nie była przypadkowa.

Dokument bez skutecznej komunikacji może nie ochronić pracodawcy

Wyrok Sądu Rejonowego w Świdnicy z 18 grudnia 2019 r., sygn. akt IV P 116/18 dobrze obrazuje problem, który narasta wraz z upowszechnieniem pracy zdalnej i hybrydowej.

Komunikacja wewnętrzna nie powinna być traktowana jako czynność administracyjna wykonywana na końcu procesu. Jest częścią zarządzania ryzykiem pracodawcy.

Empliset pomaga ten proces uporządkować: wskazać właściwych odbiorców, udostępnić pełną treść dokumentu, sprawdzić wyświetlenia i zachować ślad komunikacyjny. W rozproszonym zespole właśnie tego często brakuje najbardziej.

Czytaj więcej o rozwiązaniach Empliset tutaj >