Pytanie „ile kosztuje system do czasu pracy?” zwykle pojawia się wtedy, gdy dotychczasowy sposób pracy przestaje wystarczać.

Grafiki nadal powstają w Excelu, ale zatrudnienie wzrosło. Dane z rejestracji wejść i wyjść nie zgadzają się z harmonogramami. Kierownicy przesyłają korekty nadgodzin tuż przed zamknięciem listy płac. Wnioski urlopowe krążą w wiadomościach e-mail, na papierze i w komunikatorach, a HR coraz więcej czasu poświęca na sprawdzanie, która wersja informacji jest aktualna.

W takim momencie dział kadr i płac często jako pierwszy zauważa problem, ale decyzję o zakupie lub zmianie systemu najczęściej podejmuje zarząd. I trudno się temu dziwić. Wdrożenie wpływa nie tylko na organizację pracy HR, lecz także na koszty wynagrodzeń, ciągłość procesów, wydajność kierowników i ryzyko prawne całej firmy.

Dlatego dobry business case zakupu oprogramowania do układania grafików, rozliczania czasu pracy i wniosków pracowniczych nie może ograniczać się do ceny licencji. Powinien pokazywać, gdzie system pozwoli odzyskać pieniądze.

Od czego zależy koszt elektronicznego systemu do ewidencji czasu pracy?

Nie istnieje jedna rynkowa cena systemu do czasu pracy. Koszt zależy przede wszystkim od skali organizacji i zakresu wdrożenia.

Najczęściej wpływają na niego:

• liczba pracowników objętych systemem,
• wybrane moduły,
• liczba lokalizacji i spółek,
• stopień skomplikowania grafików,
• stosowane systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe,
• potrzeba integracji z programem kadrowo-płacowym, ERP lub RCP,
• migracja danych,
• konfiguracja uprawnień i obiegów akceptacyjnych,
• zakres szkoleń oraz wsparcia wdrożeniowego.

Innej konfiguracji potrzebuje firma biurowa zatrudniająca 80 osób w podstawowym systemie czasu pracy, a innej zakład produkcyjny z pracą zmianową, kilkoma lokalizacjami, równoważnym czasem pracy i dużą liczbą nadgodzin.

Dlatego rzetelna wycena powinna być poprzedzona analizą procesów. Polski system Empliset zaprasza do poznania planów cenowych oraz umówienia prezentacji, ale ostateczny koszt powinien odpowiadać faktycznemu zakresowi użycia systemu.

Co powinien obejmować system do czasu pracy pracowników?

Najprostszy system może służyć wyłącznie do rejestrowania obecności. To jednak za mało, gdy firma chce realnie kontrolować koszty. W praktyce warto sprawdzić, czy rozwiązanie umożliwia:

Planowanie grafików online

System powinien uwzględniać normy czasu pracy, odpoczynki, dni wolne, okres rozliczeniowy, dostępność pracowników i stosowany system czasu pracy.

Empliset pozwala generować harmonogramy, zarządzać preferencjami pracowników oraz planować i rozliczać czas pracy zgodnie z polskimi przepisami Kodeksu pracy. To załatwia problem kontroli z Państowej Inspekcji Pracy.

Rejestracja i ewidencja rzeczywiście przepracowanego czasu

Sam grafik pokazuje plan. Ewidencja musi natomiast odzwierciedlać wykonanie: pracę, nieobecności, nadgodziny, pracę w porze nocnej, dyżury czy wyjścia prywatne.

Prawidłowa ewidencja czasu pracy służy ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Automatyczne rozliczanie nadgodzin i zgodność z przepisami Kodeksu pracy

To jeden z obszarów, w których ręczna praca generuje najwięcej korekt. System powinien nie tylko zliczać dodatkowe godziny, ale również prawidłowo je klasyfikować.

Empliset automatyzuje klasyfikację nadgodzin, w tym dodatków 50 i 100 procent oraz przekroczeń średniotygodniowych, a dane mogą następnie zostać przekazane do systemu płacowego.

Obsługa absencji chorobowych i wniosków o urlopy i zwolnienia od pracy

Wnioski urlopowe, praca zdalna, wyjścia prywatne, odbiory czasu wolnego i korekty grafików powinny trafiać do jednego procesu, zamiast pozostawać w skrzynkach e-mailowych i arkuszach.

Empliset obejmuje portal pracowniczy, obsługę nieobecności, nadgodzin, wyjść prywatnych oraz elektroniczny obieg dokumentów.

Generowanie raportów dla zarządu

Zarząd nie potrzebuje kolejnego arkusza z setkami wierszy. Potrzebuje informacji, które pomagają podjąć decyzję:

• w którym dziale rosną nadgodziny,
• gdzie absencje dezorganizują pracę,
• jaka część kosztów wynika z braków kadrowych,
• gdzie grafik nie odpowiada zapotrzebowaniu,
• które zespoły regularnie naruszają odpoczynki lub normy.

Empliset pokazuje m.in. wykorzystanie czasu pracy, koszty nadgodzin i planowane nieobecności, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować.

Ile można oszczędzić dzięki monitorowaniu czasu pracy?

Nie da się uczciwie podać jednej kwoty dla każdej organizacji. Oszczędność zależy od liczby zatrudnionych, wysokości wynagrodzeń, skali nadgodzin, absencji, pracy zmianowej oraz czasu poświęcanego na ręczną administrację.

Można jednak wskazać obszary, które najczęściej budują zwrot z inwestycji.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy, czyli oszczędności na nadgodzinach, których nie trzeba było tworzyć

Nadgodziny nie zawsze świadczą o tym, że firma ma za mało pracowników. Czasem są skutkiem niedoszacowanej obsady, błędnego harmonogramu, zmian wprowadzanych w ostatniej chwili albo braku danych o dostępności ludzi.

Konsekwentnie zwracam uwagę, że nadgodziny powinny mieć charakter wyjątkowy, a nie być stałym elementem planu. Nie powinno się ich z góry wpisywać w organizację pracy jako sposobu na pokrywanie przewidywalnych braków.

Przykład? U jednego z naszych klientów, firmie produkcyjnej, wdrożenie lepszego planowania, szkolenia kierowników i systemu Empliset doprowadziło do spadku liczby nadgodzin w analizowanym dziale o około 60 procent w ciągu kwartału. Nie wymagało to redukcji etatów ani obniżania stawek.

Nie oznacza to, że każda firma uzyska identyczny wynik. Pokazuje jednak skalę potencjału, jeżeli nadgodziny wynikają z organizacji pracy, a nie z rzeczywistego i trwałego wzrostu obciążenia.

Przykładowa kalkulacja kosztu nadgodzin

Załóżmy, że firma zatrudnia 200 osób, a miesięcznie powstaje łącznie 500 nadgodzin. Przyjmijmy średni całkowity koszt jednej dodatkowej godziny na poziomie 60 zł.

Miesięczny koszt wynosi:

500 godzin × 60 zł = 30 000 zł

Jeżeli dzięki lepszemu planowaniu firma ograniczy tylko 20 procent możliwych do uniknięcia nadgodzin, miesięczna oszczędność wyniesie:

100 godzin × 60 zł = 6 000 zł

W skali roku:

6 000 zł × 12 miesięcy = 72 000 zł

To model poglądowy. W rzeczywistej kalkulacji należy uwzględnić stawkę zaszeregowania, normalne wynagrodzenie, odpowiedni dodatek, składki pracodawcy oraz sposób rekompensaty.

Oszczędności na absencjach i zastępstwach

System do czasu pracy nie sprawi, że pracownicy przestaną chorować. Może jednak ograniczyć koszt organizacyjny absencji.

Gdy firma nie ma bieżącej informacji o nieobecnościach, problemy pojawiają się kaskadowo:

• kierownik dowiaduje się o braku zbyt późno,
• obsada okazuje się niewystarczająca,
• pozostali pracownicy zostają dłużej,
• powstają nadgodziny,
• trzeba szybko szukać zastępstwa,
• spada jakość lub tempo realizacji pracy.

Dłuższa absencja może wymagać reorganizacji pracy, zwiększenia obciążenia zespołu, wypłat dodatków za nadgodziny, zatrudnienia zastępstwa albo szybkiego przeszkolenia innej osoby. Wszystkie te działania generują koszt.

System do planowania i rozliczania czasu pracy, taki jak Empliset pozwala nie tyle „obniżyć absencję jednym kliknięciem”, ile wcześniej zobaczyć jej konsekwencje i przygotować obsadę.

Jak policzyć koszt absencji?

Warto uwzględnić nie tylko wynagrodzenie za czas nieobecności, ale także:

• nadgodziny pracowników zastępujących nieobecną osobę,
• koszt pracownika tymczasowego lub zastępstwa,
• czas kierownika poświęcony na reorganizację,
• koszt przestoju,
• spadek produkcji albo sprzedaży,
• błędy wynikające z przeciążenia zespołu.

Dopiero takie ujęcie pokazuje pełny koszt absencji.

Oszczędności na pracy działu kadr, płac, HR i kierowników

W wielu organizacjach największym ukrytym kosztem nie jest sama licencja, lecz czas ludzi.

Załóżmy, że:

• dwóch specjalistów HR poświęca po 20 godzin miesięcznie na uzgadnianie grafików, absencji i korekt,
• dziesięciu kierowników poświęca po 5 godzin miesięcznie na zbieranie wniosków i poprawianie danych.

Łącznie daje to:

40 godzin HR + 50 godzin menedżerów = 90 godzin miesięcznie

Przy średnim koszcie godziny pracy wynoszącym 70 zł organizacja ponosi koszt:

90 × 70 zł = 6 300 zł miesięcznie

Rocznie daje to:

75 600 zł

Nawet częściowa automatyzacja tego procesu może uwolnić budżet albo – co zwykle jest bardziej realne – czas potrzebny na ważniejsze zadania.

Empliset cyfryzuje obieg dokumentów, pozwala pracownikom składać wnioski online, udostępnia grafiki i wspiera kierowników w planowaniu. Ogranicza to konieczność ręcznego wprowadzania danych i zwiększa efektywność menedżerów.

Oszczędności na błędach płacowych

Błędnie rozliczona nadgodzina może oznaczać:

• korektę listy płac,
• ponowne przeliczenie składników,
• korektę dokumentów,
• dodatkową komunikację z pracownikiem,
• utratę zaufania,
• ryzyko roszczenia lub kontroli.

Koszt pojedynczej korekty może wydawać się niewielki. Problem zaczyna się wtedy, gdy co miesiąc powtarza się ich kilkadziesiąt.

Automatyczne przejście od harmonogramu do ewidencji oraz klasyfikacja nadgodzin zmniejszają liczbę ręcznych operacji. Empliset umożliwia tworzenie grafików, prowadzenie ewidencji i przekazywanie danych do naliczenia wynagrodzeń w ramach uporządkowanego procesu.

Oszczędności na ryzyku prawnym

Ryzyka prawnego nie powinno się traktować wyłącznie jako ewentualnej kary. Kosztami są także:

• obsługa kontroli,
• przygotowanie dokumentacji,
• wyjaśnienia,
• korekty ewidencji,
• roszczenia pracownicze,
• wynagrodzenie za nierozliczone nadgodziny,
• czas pracy HR, menedżerów i prawników.

System Empliset ostrzega o możliwych naruszeniach już podczas planowania grafiku, m.in. w zakresie norm i odpoczynków. Pozwala więc reagować przed zatwierdzeniem harmonogramu, a nie dopiero przy zamykaniu miesiąca.

Ile kosztuje brak systemu do zarządzania czasem pracy?

Dla zarządu to często ważniejsze pytanie niż sama cena wdrożenia.

Brak odpowiedniego narzędzia może oznaczać:

• nadgodziny wynikające ze złego planowania,
• zbyt późną reakcję na absencje,
• ręczne przepisywanie danych,
• wielokrotne sprawdzanie tych samych informacji,
• błędy na liście płac,
• pracę na nieaktualnych grafikach,
• problemy z przestrzeganiem odpoczynków,
• brak danych o kosztach poszczególnych zespołów,
• trudność w ocenie rentowności projektów.

Empliset łączy planowanie i rozliczanie czasu pracy z portalem pracowniczym, elektronicznym obiegiem dokumentów, raportami oraz funkcją TimeSplit służącą do przypisywania czasu do klientów, projektów, kontraktów i zadań.

To ważne, ponieważ mierzenie czasu pracy nie powinno sprowadzać się do kontroli obecności. Dobrze zebrane dane pozwalają zobaczyć, na co organizacja rzeczywiście przeznacza zasoby i gdzie traci rentowność.

Jak policzyć ROI systemu do czasu pracy?

Najprostszy wzór wygląda następująco:

ROI = (roczne korzyści – roczny koszt systemu) / roczny koszt systemu × 100%

Najpierw trzeba jednak rzetelnie określić korzyści.

Krok 1. Policz koszt obecnego procesu

Uwzględnij:

• czas HR,
• czas kierowników,
• koszt administratorów grafików,
• liczbę korekt płacowych,
• koszty nadgodzin,
• koszty zastępstw,
• czas poświęcany na raportowanie,
• koszty integracji i utrzymywania arkuszy,
• ryzyko prawne.

Krok 2. Oddziel koszty konieczne od możliwych do uniknięcia

Nie każda nadgodzina zniknie po wdrożeniu systemu. Nie każda absencja zostanie ograniczona. Nie cały czas administracyjny da się odzyskać.

Dlatego warto przyjąć ostrożne założenia, np.:

• redukcja nadgodzin możliwych do uniknięcia o 15 procent,
• skrócenie obsługi wniosków i korekt o 30 procent,
• ograniczenie błędów płacowych o 25 procent,
• zmniejszenie czasu raportowania o 40 procent.

Krok 3. Zestaw korzyści z pełnym kosztem wdrożenia

Do kosztu systemu należy doliczyć:

• licencję,
• wdrożenie,
• integracje,
• migrację danych,
• szkolenia,
• czas zespołu projektowego,
• ewentualne urządzenia RCP.

Przykład kalkulacji ROI

Załóżmy, że organizacja oszacowała roczne korzyści następująco:

• ograniczenie nadgodzin: 72 000 zł,
• oszczędność czasu HR i kierowników: 45 000 zł,
• mniej korekt i błędów: 18 000 zł,
• mniejsze koszty zastępstw i dezorganizacji: 25 000 zł.

Łączne roczne korzyści:

160 000 zł

Jeżeli pierwszy rok korzystania z systemu wraz z wdrożeniem kosztowałby przykładowo 80 000 zł, ROI wyniosłoby:

(160 000 – 80 000) / 80 000 × 100% = 100%

Oznaczałoby to, że korzyści przekroczyły koszt inwestycji o jego równowartość.

To wyłącznie przykład matematyczny, a nie wycena Empliset ani gwarancja oszczędności. Własny business case powinien opierać się na rzeczywistych danych firmy.

Dlaczego decyzję o wdrożeniu rejestratora czasu pracy najczęściej podejmuje zarząd?

Dział HR może wskazać problemy, ale system do czasu pracy wpływa na wiele obszarów organizacji:

• finanse,
• wynagrodzenia,
• operacje,
• produkcję,
• sprzedaż,
• bezpieczeństwo prawne,
• zarządzanie menedżerskie,
• rentowność projektów.

Dlatego zarząd zazwyczaj chce uzyskać odpowiedzi na pięć pytań:

1. Ile kosztuje wdrożenie i utrzymanie systemu?
2. Jakie mierzalne koszty system ograniczy?
3. Kiedy inwestycja się zwróci?
4. Jak system zintegruje się z obecną technologią?
5. Jakie ryzyko ponosi firma, jeżeli nie zrobi nic?

Argument „HR będzie pracował wygodniej” zwykle nie wystarczy.

Znacznie mocniej działa argument:

Dziś firma wydaje określoną kwotę na nadgodziny wynikające ze złego planowania, korekty i ręczne procesy. System umożliwi bieżące monitorowanie tych kosztów, wcześniejsze wychwytywanie naruszeń i lepsze dopasowanie obsady do zapotrzebowania.

Należy podkreślić potrzebę łączenia prawa pracy, danych, organizacji procesów i rentowności biznesu. W takim podejściu system HR nie jest wyłącznie narzędziem administracyjnym. Ma dostarczać zarządowi informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

Dlaczego warto rozważyć polski, nowoczesny do zarządzania czasem pracy, procesami pracowniczymi i wewnętrzną komunikacją – Empliset?

Empliset jest platformą HR rozwijaną z myślą o planowaniu i rozliczaniu czasu pracy, obsłudze procesów pracowniczych oraz komunikacji wewnętrznej.

W obszarze czasu pracy system oferuje m.in.:

• automatyczne generowanie grafików,
• ewidencję czasu pracy,
• rozliczanie i klasyfikowanie nadgodzin,
• kontrolowanie norm oraz odpoczynków,
• obsługę nieobecności i wniosków,
• portal pracowniczy,
• raportowanie kosztów,
• zarządzanie czasem projektowym,
• integracje z rozwiązaniami kadrowo-płacowymi.

Jego wartość nie polega wyłącznie na zastąpieniu Excela aplikacją. System łączy plan, wykonanie, wnioski pracowników, akceptację menedżerską, ewidencję i dane potrzebne do rozliczenia wynagrodzeń.

To właśnie w połączeniu tych elementów najczęściej powstają oszczędności.

Najczęściej zadawane pytania o system rejestracji czasu pracy RCP

Ile kosztuje system do czasu pracy?

Cena zależy od liczby użytkowników, zakresu funkcji, integracji, sposobu wdrożenia i złożoności organizacji. Dlatego końcowa wycena powinna być przygotowana po analizie potrzeb firmy.

Czy system do zarządzania czasem pracy opłaca się małej firmie?

Może się opłacać, jeżeli firma ma pracę zmianową, niestandardowe grafiki, dużą liczbę wniosków, nadgodzin lub ręcznych korekt. Sama liczba pracowników nie przesądza o rentowności wdrożenia.

Czy system zmniejsza zjawiska takie jak absentyzm i pozorowanie pracy?

Nie bezpośrednio. Pomaga jednak wcześniej uwzględniać nieobecności w grafiku planowanym, analizować ich wpływ na obsadę, ograniczać koszty wynikające z nagłej reorganizacji pracy, a dzięki rozbudowanej analityce wyłapywać trendy dotyczące złego planowania czasu pracy.

Czy system może ograniczyć nadgodziny?

Tak, szczególnie te, które wynikają z błędnego planowania, niewłaściwego rozłożenia obsady lub zbyt późnego uwzględnienia nieobecności. Nie wyeliminuje jednak nadgodzin wynikających z rzeczywistych, szczególnych potrzeb pracodawcy.

Czy Empliset współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi?

Empliset umożliwia wymianę danych i integracje, m.in. przez pliki, web services i REST API. Możliwe są również integracje z popularnymi rozwiązaniami, takimi jak enova365, Optima i Symfonia.

Ile kosztuje system do czasu pracy? Najpierw policz, ile tracisz bez programu i grafików pracy online

Cena licencji jest widoczna na fakturze. Koszt chaosu jest rozproszony.

Ukrywa się w nadgodzinach, których można było uniknąć, w korektach wykonywanych przed listą płac, w czasie kierowników poświęcanym na poprawianie grafików, w zastępstwach organizowanych w ostatniej chwili i w danych, których zarząd nie otrzymuje na czas.

Dlatego przed rozmową o cenie systemu warto przygotować trzy liczby:

• roczny koszt nadgodzin,
• roczny koszt ręcznej obsługi czasu pracy,
• roczny koszt błędów, absencji i reorganizacji.

Dopiero zestawienie ich z kosztem wdrożenia pokazuje, czy system jest wydatkiem, czy inwestycją.