HR-owe Koło Ratunkowe: Czas pracy w delegacji. Kiedy w trakcie podróży służbowej pracownika powstają nadgodziny?

Kiedy rozpoczyna się delegacja? Najważniejsze informacje o czasie pracy i nadgodzinach w delegacji

W czasie podróży służbowej pracownik, na polecenie pracodawcy, wykonuje określone zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (np. w przypadku pracy zdalnej). Aby mówić o podróży służbowej muszą być spełnione trzy przesłanki:

• pracownik musi wykonywać zadanie służbowe 
• zasadnie służbowe musi być wykonywane na polecenie pracodawcy
• wykonywanie zlecenia odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Jeśli pracownik udaje się w podróż służbową powinien otrzymać od pracodawcy pisemne polecenie wyjazdu. O tym jakie zapisy powinny znaleźć się w poleceniu przeczytaj więcej tutaj >

Zgodnie z przepisami prawa pracy, za czas podróży służbowej pracownikowi, oprócz wynagrodzenia, przysługują diety (o ile nie zapewniono mu bezpłatnego wyżywienia) oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków.

Czas podróży służbowej a czas pracy w delegacji. Kodeks pracy i orzecznictwo

Czy pracodawca ma obowiązek rozliczyć nadgodziny pracownika powstałe w delegacji?

W przypadku podróży służbowych jedną z najczęściej dyskutowanych kwestii jest prawidłowe rozliczenie czasu pracy. Brak jednoznacznych regulacji w Kodeksie pracy w tym zakresie sprawia, że w praktyce należy kierować się przede wszystkim orzecznictwem sądowym.

Zgodnie z art. 128 § 1 Kp oczywistym jest, że do czasu pracy pracownika w trakcie podróży służbowej należy uwzględnić czas wykonywania zleconych zadań służbowych w miejscu docelowym podróży. Ponadto, jeżeli pracownik już na miejscu będzie wykonywał obowiązki służbowe poza godzinami pracy wynikającymi z harmonogramu czasu pracy (np. wieczorem będzie uczestniczył w spotkaniu lub szkoleniu) powstaną nadgodziny. Pracodawca udzieli za nie czasu wolnego, bądź wypłaci dodatek do wynagrodzenia (50% lub 100%). Zasady te są skomplikowane, zatem zasadnym wydaje się rozliczanie czasu pracy za pomocą narzędzi, które zapewnią bezpieczeństwo pracodawcy oraz poprawne rozliczenie wynagrodzenia pracownika. Sprawdź, jak procesy te wspiera Empliset >

Czy czas dojazdu do miejsca delegacji należy wliczyć do czasu pracy pracownika?

Inaczej należałoby potraktować czas dojazdu do miejsca docelowego oraz czas powrotu. Będzie on bowiem zaliczony do czasu pracy zatrudnionego wyłącznie wtedy, gdy przypada on w godzinach pracy ustalonych w harmonogramie zatrudnionego. Jeżeli przejazd odbywa się poza rozkładem pracy i pracownik nie wykonuje w tym czasie obowiązków, nie ma podstaw do rekompensaty w formie czasu wolnego ani podstawy do wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny.

Czy w czasie dojazdu i powrotu powstaną nadgodziny? Jak rozliczyć wynagrodzenie za czas pracy i nadgodziny w delegacji? 

Inaczej należy postąpić, jeśli w trakcie przejazdu (dojazdu i powrotu z miejscowości, w której odbywał delegację), pracownik wykonywał zadania służbowe. Zdarza się, że pracownicy w czasie przejazdu pociągiem lub autobusem do miejsca docelowego odpisują na e-maile, przygotowują dokumentacje lub odbywają służbowe rozmowy telefoniczne. Czas wykonywania takich zadań podczas przejazdu odbywającego się poza godzinami pracy, należy zaliczyć do czasu pracy pracownika. Wówczas pracodawca będzie zobligowany do udzielenia czasu wolnego lub wypłaty dodatku za powstałe nadgodziny.

Do czasu pracy zatrudnionej należy wliczyć czas wykonywania zadań służbowych, czyli czas poświęcony na wykonywanie prezentacji (17:30 – 18:30). W związku z tym, że czas ten przypadał poza godzinami pracy, pracownicy należy wypłacić wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach lub zrekompensować go czasem wolnym.

Pracodawca może również w przepisach wewnątrzzakładowych ustalić korzystniejsze zasady rozliczenia, niż wynika to z obowiązujących przepisów i czas przejazdu zaliczyć do czasu pracy.

Czy pracownikowi, który wyjechał na delegacje w niedziele, należy się dzień wolny? Dni wolne od pracy związane z podróżami służbowymi

Niekiedy pracownicy muszą dojechać na delegację dzień wcześniej, poświęcając na to weekend. Może zdarzyć się, że pracownik będzie musiał wyjechać w podróż służbową już w niedzielę, która będzie dla niego dniem wolnym od pracy.

Zgodnie z powyższymi zasadami, czas dojazdu do miejsca docelowego nie będzie uznawany za czas pracy. Dlatego pracownikowi nie będzie przysługiwał dzień wolny za pracę niedzielę ani rekompensata w formie wynagrodzenia za nadgodziny. Warto zauważyć, że choć praca nie była wykonywana, podróż służbowa się rozpoczęła, więc za niedziele należy zapłacić dietę oraz dokonać zwrotu kosztów przejazdu.

Książka „Wszystko co musisz wiedzieć o podróżach służbowych”. W publikacji znajdziesz wiele przykładów oraz orzeczeń sądowych, które w prosty i przyjemny sposób obrazują najbardziej skomplikowane przypadki planowania i rozliczania podróży służbowych.

Sprawdź więcej

Czy czas przejazdu samochodem służbowym w ramach delegacji należy doliczyć do czasu pracy? Sprawdź wyjątek!

Jeżeli pracownik wysłany w delegację służbową przemieszcza się do miejsca docelowego poza godzinami pracy samochodem służbowym, pracodawca nie będzie zobligowany do wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. Jeżeli samochód służbowy jest jedynie środkiem transportu, czas przejazdu nie zostanie zaliczony do czasu pracy, podobnie jak w innych przypadkach.

Istnieje jednak wyjątek, który dotyczy sytuacji, gdzie celem podróży jest przewóz innych osób np. pracowników (wyrok Sądu Najwyższego z 4.04.1979r., I PRN 30/79). Czas takiego przejazdu poza godzinami pracy będzie zaliczony do czasu pracy. Zatrudniony realizuje wtedy zadanie służbowe, jakim jest przewóz osób na rzecz pracodawcy. Może to oznaczać, że powstanie wtedy praca w godzinach nadliczbowych.

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

Zdobądź prestiżowy certyfikat i kompetencje specjalisty kadr i płac.

Dołącz do prawdopodobnie najlepiej zaprojektowanego kursu, który łączy wiedzę i praktykę!
Start: 27.08.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź