HR-owe Koło Ratunkowe: Spóźnienia do pracy. Jakie konsekwencje grożą pracownikowi?

Obowiązek przestrzegania czasu pracy w zakładzie pracy

Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podstawowym obowiązkiem każdego pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w firmie. Z kolei spóźnianie się stanowi naruszenie tego obowiązku.

Pracownik, który jest świadomy, że spóźni się do pracy, powinien o tym fakcie niezwłocznie poinformować pracodawcę, np. telefonicznie. Szczegółowe zasady powiadamiania o spóźnieniu mogą być zawarte w regulaminie pracy.

Warto pamiętać, że nie każde spóźnienie wynika z lekceważenia obowiązków pracowniczych. Zdarzają się sytuacje całkowicie niezależne od pracownika, jak choćby wypadek komunikacyjny czy nagła awaria środka transportu. Dlatego wielu pracodawców nie wyciąga od razu konsekwencji z powodu sporadycznych spóźnień. Przed podjęciem decyzji o nałożeniu sankcji warto przeprowadzić rozmowę z pracownikiem w celu wyjaśnienia przyczyn spóźnienia.

Inaczej wygląda to w przypadku, gdy spóźnienia stają się regularne i zaczynają dezorganizować pracę całego zespołu – wtedy pracodawca ma pełne prawo sięgnąć po odpowiednie środki dyscyplinujące.

Odpracowanie spóźnienia lub obniżenie wynagrodzenia

Art. 80 Kodeksu pracy stanowi, że wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną. Przepisy prawa pracy nie gwarantują prawa do wynagrodzenia w przypadku spóźnienia do pracy. Pracodawca może więc obniżyć miesięczne wynagrodzenie za czas spóźnienia. Czas spóźnienia powinien zostać potraktowany w ewidencji czasu pracy jako nieobecność nieusprawiedliwiona lub nieobecność usprawiedliwiona niepłatna – w zależności od tego, czy pracownik uprzedził o spóźnieniu lub wytłumaczył, jaka była jego przyczyna.

W celu dokonania pomniejszenia wynagrodzenia ze względu na spóźnienie, należy zastosować przepis § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Pracownik może również odpracować spóźnienie, dzięki czemu uniknie pomniejszenia swojej wypłaty. W tym celu zatrudniony powinien zgłosić do pracodawcy wniosek (pisemny lub ustny) o odrobienie nieobecności we wskazanych godzinach poza rozkładem. Czas, w którym pracownik będzie odpracowywał spóźnienie, nie będzie stanowił pracy w godzinach nadliczbowych. Co istotne, pracodawca nie ma obowiązku akceptacji takiego wniosku, a więc może nie wyrazić zgody na odpracowanie spóźnienia.

Kara porządkowa w związku ze spóźnieniem do pracy

Pracodawca może także podjąć decyzje o nałożeniu kary porządkowej – upomnienia lub nagany. Należy pamiętać, że kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia, a warunkiem zastosowania kary jest uprzednie wysłuchanie pracownika.

Zgodnie z art. 110 K. p. o nałożonej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika – w części D.

Przy zastosowaniu kary porządkowej pracodawca powinien wziąć pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Oznacza to, że jednorazowe spóźnienie, o którym pracownik poinformował przełożonego i które wynikało z wyjątkowych okoliczności, nie powinno skutkować nałożeniem kary. Takie podejście ustawodawcy pozwala zachować równowagę między egzekwowaniem obowiązków a uwzględnieniem realnych sytuacji, które mogą przydarzyć się każdemu.

Notoryczne spóźnienia pracownika a rozwiązanie umowy o pracę

W skrajnych przypadkach, kiedy pracownik notorycznie spóźnia się do pracy i mimo zastosowania kar porządkowych nadal nie zmienia swojego postępowania, pracodawca może podjąć decyzję o wypowiedzeniu umowy o pracę. Takie stanowisko poparł Sąd Rejonowy w Rybniku w wyroku z 18 października 2023 r. (V P 49/23).

Sąd podzielił stanowisko pozwanej, że nawet nieznaczne, ale częste spóźnienia, zwłaszcza w zakładzie pracy zatrudniającym kilkaset pracowników, mogą być przyczyną dezorganizacji pracy i wpływać demotywująco na innych pracowników. Jednocześnie podkreślić należy, że powód nie sygnalizował chęci dopasowania godzin pracy do swoich możliwości komunikacyjnych. W ocenie sądu, zastosowane przez pracodawcę kary porządkowe nie odniosły oczekiwanego skutku. W tych okolicznościach, pozwana uprawniona była do rozwiązania z powodem umowy o pracę, co uczyniła z zachowaniem wszystkich wymogów ustawowych.

_{Wyrok Sądu Rejonowego w Rybniku – V Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 18 października 2023 r. (V P 49/23)}

Należy pamiętać, że pracodawca powinien posiadać dowody na regularne spóźnienia (np. ewidencje czasu pracy), które będzie mógł przedstawić w sądzie w razie ewentualnego odwołania się pracownika.

Zwykle krótkie, choć regularne spóźnienia nie stanowią podstaw do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (czyli w trybie dyscyplinarnym z art. 52 K.p.). Zastosowanie rozwiązania w tym trybie jest możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. jeżeli notoryczne spóźnienia znacznie dezorganizują pracę lub narażają pracodawcę na znaczną szkodę, np. jeśli w wyniku spóźnienia nie doszło do podpisania ważnej umowy z klientem, przez co firma poniesie szkodę finansową.