HR-owe Koło Ratunkowe: Zaświadczenie o niekaralności

Potrzebujemy zatrudnić pracownika na stanowisko kasjera. Chcielibyśmy, aby kandydat przedłożył nam zaświadczenie o niekaralności. Czy możemy od niego zażądać takiego dokumentu?  

Jakich dokumentów może żądać pracodawca podczas rekrutacji?

Zakres danych, jakie może pozyskać pracodawca od kandydata do pracy jest ograniczony. W kodeksowym, zamkniętym katalogu, zostały wymienione:

• imię (imiona)
• nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe
• wykształcenie
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo, danych dotyczących wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego można domagać się tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku.

Wśród tych danych nie ma zaświadczenia o niekaralności.

Podania innych danych można żądać tylko wtedy kiedy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do nieujawniania wysokości wynagrodzenia? Sprawdź tutaj >

Kiedy pracodawca może domagać się zaświadczenia o niekaralności?

Zaświadczenia o niekaralności można się zatem domagać jedynie wtedy, kiedy jest to uzasadnione rodzajem wykonywanej pracy i wynika z odrębnych przepisów. Dotyczy to sytuacji, kiedy z przepisów tych wynika wymóg nieposzlakowanej opinii, niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych lub ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Objęci takimi wymogami są np. taksówkarze, nauczyciele, ochroniarze, pracownicy samorządowi, policjanci, detektywi, sędziowie czy pracownicy kantorów wymiany walut. 

Kiedy nie można żądać od pracownika zaświadczenia o niekaralności?

To oczywiście tylko przykłady. Pracodawca każdorazowo powinien sprawdzić w odrębnych przepisach (ustawach), czy wobec określonego stanowiska czy zawodu nie istnieje obowiązek poświadczenia niekaralności. W stosunku do zwykłego kasjera, tylko dlatego, że na co dzień ma kontakt z pieniędzmi, takiego wymogu nie sformułowano. Nie wolno zatem domagać się od kandydata na to stanowisko zaświadczenia o niekaralności. 

Czy oświadczenie kandydata o niekaralności wystarczy?

Co do zasady przekazanie niezbędnych danych następuje w formie oświadczenia kandydata lub pracownika, ale pracodawca jest uprawniony do żądania udokumentowania tych danych celem ich potwierdzenia.

W przypadku zaświadczenia o niekaralności dokumentu można domagać się jedynie wtedy, kiedy pozwala na to wyraźnie przepis rangi ustawowej np. ustawa Prawo o prokuraturze (wobec kandydatów na stanowisko prokuratorskie), Prawo o ustroju sądów powszechnych (kandydatów na stanowiska sędziów), czy Karta Nauczyciela. 

Co zrobić, gdy kandydat odmawia udzielenia informacji o niekaralności?

W przypadku nieudzielenia przez kandydata informacji o karalności tam, gdzie jest to uzasadnione przepisami prawa, pracodawca jest uprawniony do odmowy zatrudnienia. Podobnie będzie, jeżeli z dokument potwierdzi fakt prawomocnego skazania za przestępstwo, którego popełnienie uniemożliwia zatrudnienie na konkretnym stanowisku lub w konkretnym zawodzie. 

Czy można być “trochę” nietrzeźwym w miejscu pracy? Sprawdź odpowiedź!

Konsekwencje nieuzasadnionego żądania zaświadczenia o niekaralności

Jakie mogą być konsekwencje nieuzasadnionego domagania się przez pracodawcę przedstawienia zaświadczenia o niekaralności? Żądając go pracodawca może narazić się na zarzut dyskryminacji oraz naruszenia dóbr osobistych i praw pracownika. Takie zarzuty mogą pociągnąć za sobą odpowiedzialność finansową. Nie można też zapominać o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.

Pracodawca nie może, nawet za zgodą kandydata lub pracownika przetwarzać jego danych osobowych dotyczących wyroków skazujących czy też czynów niedozwolonych. 

Nie może więc posługiwać się taką informacją, nawet jeżeli kandydat czy pracownik sam z własnej inicjatywy mu ją przedłoży. Za  przetwarzanie danych osobowych, do których nie jest uprawniony, pracodawcy może grozić wysoka kara pieniężna  (nawet do 20 mln EUR w skrajnych przypadkach), a niezależnie od tego również odpowiedzialność karna – kara grzywny, ograniczenia albo pozbawienia wolności do lat 2.