HR-owe Koło Ratunkowe: Rozliczenie podatkowe świadczeń z ZFŚS

Zbliżają się święta Bożego Narodzenia, a to dla wielu pracodawców okazja do sięgnięcia do zasobów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jego środki są w tym czasie wykorzystywane m.in. na sfinansowanie prezentów dla dzieci pracowników, czy na przekazanie samym pracownikom dodatkowych środków finansowych w postaci różnego rodzaju bonów, talonów czy np. zasileń kart przedpłaconych. Przyjrzyjmy się, jak przekazanie pracownikom świadczeń finansowanych z ZFŚS może wpłynąć na grudniową listę płac. 

Jak świadczenia ZFŚS wpłyną na grudniową listę płac?

Na mocy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. rozporządzenie składkowe) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały wyłączone z podstawy składek. To oznacza, że od ich wartości nie trzeba naliczać składek na ubezpieczenia społeczne ani składki zdrowotnej. Tu trzeba podkreślić, że zwolnienie będzie obowiązywało tylko wtedy, jeżeli pracodawca przy rozdzielaniu środków będzie się stosował do wymogów ustawy o ZFŚS, czyli będzie brał pod uwagę sytuację materialno-bytową konkretnego pracownika. Ważne jest zatem, aby w razie kontroli ZUS móc okazać osobie kontrolującej oświadczenia pracowników w tym zakresie.

Kwestia opodatkowania świadczeń z ZFŚS na liście płac

O ile rozporządzenie składkowe nie różnicuje rodzajów świadczeń z ZFŚS, o tyle kwestia ich opodatkowania jest nieco bardziej złożona. To, czy dane świadczenie będzie korzystało ze zwolnienia i w jakim zakresie, będzie bowiem uzależnione od konkretnego celu na jaki zostało przyznane lub od formy jego spełnienia.  

Część z nich będzie podlegała zwolnieniu w całości, niezależnie od przyznanej kwoty. Takimi świadczeniami są np. zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, świadczenia związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach (ale tylko te finansowane z ZFŚS, w przypadku finansowania ze środków obrotowych pracodawcy korzystają ze zwolnienia z ograniczeniem kwotowym), czy dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 organizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie. 

Jednak w przypadku większości świadczeń znajdzie zastosowanie przepis mówiący o zwolnieniu otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł.  W tym samym punkcie ustawodawca wyłączył jednak z katalogu świadczeń rzeczowych bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.  

Biorąc powyższe pod uwagę, wydaje się zatem, że z punktu widzenia pracownika, który ma możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego, lepszym rozwiązaniem było by przekazanie mu np. karty przedpłaconej zasilonej kwotą pieniężną niż bonu zakupowego. Bon będzie bowiem opodatkowany „od pierwszej złotówki”, bez względu na to, czy pracownik ten wykorzystał już w danym roku w całości lub w części limit zwolnienia, czy nie. Natomiast środki pieniężne przekazane na kartę pre-paid lub bezpośrednio wypłacone będą zwolnione z opodatkowania w ramach rocznego limitu 1000 zł.  

Ze sposobu w jaki ustawodawca uregulował kwestie opodatkowania świadczeń finansowanych z ZFŚS wynika, że pracodawca, pełniący rolę płatnika podatku od przychodów ze stosunku pracy, powinien prowadzić ewidencję wypłacanych świadczeń i monitorować na bieżąco zakres wykorzystanego przez pracownika zwolnienia podatkowego. Po przekroczeniu limitu 1000 zł  jest zobowiązany pobrać  i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. 

Co w przypadku, gdy pracownik (podatnik) uzyskuje świadczenia ZFŚS od więcej niż jednego płatnika?

W tym miejscu może pojawić się pytanie, co ma zrobić pracodawca w przypadku kiedy jego pracownik pozostaje równolegle w zatrudnieniu u innego pracodawcy i tam również korzysta ze świadczeń ZFŚS. Limit zwolnienia jest bowiem przypisany do konkretnej osoby (podatnika) i jest limitem łącznym, tj. niezależnym od liczby płatników, od których uzyskuje świadczenia. Czy przy ustalaniu limitu pracodawca powinien zatem brać pod uwagę kwoty wypłacone przez innych płatników?  

Otóż z przepisów podatkowych nie wynika obowiązek sprawdzania stopnia łącznego wykorzystania limitu, ani prawo do żądania od pracownika oświadczeń o wysokości pomocy z ZFŚS, z jakiej ten korzysta u innych pracodawców. Jest natomiast zobowiązany pilnować limitu w odniesieniu do środków, które on sam przekazuje swoim pracownikom w ciągu roku. 

Obowiązek rozliczenia łącznego, rocznego limitu i odprowadzenia podatku od nadwyżki ponad 1000 zł w roku podatkowym będzie w takiej sytuacji spoczywał wyłącznie na podatniku. W tym celu pracownik powinien wystąpić do wszystkich swoich płatników o podanie wartości wypłaconych czy przekazanych świadczeń podlegających limitowi oraz informację o sposobie ich rozliczenia.

Jeżeli suma przyznanych przez wszystkich pracodawców świadczeń przekroczy limit 1000 zł, wtedy pracownik-podatnik powinien w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać nadwyżkę jako przychód opodatkowany i odprowadzić od niego należny podatek.