HR-owe koło ratunkowe: Wgląd w PIT pracownika i jego małżonka celem ustalenia uprawnień do świadczeń z ZFŚS

Czy pracodawca może oczekiwać od pracownika wglądu w PIT małżonka celem ustalenia uprawnień do świadczeń z ZFŚS?

Odpowiedź:

Podstawowym kryterium przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jest sytuacja życiowa i materialna pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe.

Artykuł 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS zobowiązuje bowiem pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Pracodawca musi więc poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe.

Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W celu realizacji tego obowiązku pracodawca zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe uprawnionych (pracownika i członków jego rodziny), ale tylko w zakresie niezbędnym dla realizacji celu, w jakim je pozyskał.

Pamiętając o zasadzie naczelnej zasadzie RODO, a mianowicie o minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, ich zakres nie może przekroczyć dopuszczalnych granic.

W opinii UODO, „ (…) jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika (…).”