Jak bezpiecznie zatrudniać obywateli Ukrainy na podstawie specustawy?

Co pracodawca powinien trzymać w aktach osobowych?

Jeśli firma zdecyduje się zatrudnić obywatela Ukrainy na podstawie umowy o pracę, stanie przed pytaniem, jak przygotować akta osobowe takiego pracownika. Akta osobowe Ukraińca zatrudnianego na podstawie specustawy mogą być okrojone. Takie osoby najczęściej nie będą bowiem miały ze sobą dokumentów dotyczących przebiegu poprzedniego zatrudnienia czy wykształcenia.

Działy HR powinny jednak zadbać o to, aby w aktach znalazły się na pewno następujące dokumenty:

• dokumenty potwierdzające prawo do podjęcia legalnej pracy – tj. kopia dokumentu, z którego będzie wynikać, że do przekroczenia granicy doszło w sposób legalny począwszy od 24 lutego br., paszport biometryczny, wiza krajowa itd.;
• kwestionariusz osobowy (rozszerzony o pytania pozwalające stwierdzić stosowanie specustawy);
• umowa o pracę oraz informacja o warunkach zatrudnienia;
• potwierdzenie rejestracji w portalu praca.gov.pl;
• klauzula informacyjna RODO;
• zaświadczenie o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy;
• zaświadczenia o odbyciu szkoleń BHP (wstępnych, stanowiskowych itd.).