Zgoda na przetwarzanie wizerunku na potrzeby pracodawcy

Przesłanki zastosowania monitoringu w zakładzie pracy

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy, a zgoda na przetwarzanie wizerunku na potrzeby pracodawcy nie są w istocie odległymi zagadnieniami. Na mocy przepisów Kodeksu pracy, pracodawca może stosować monitoring w zakładzie pracy:

• jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub 
• kontroli produkcji lub 
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Stosowanie monitoringu może nierozłącznie wiązać się z przetwarzaniem wizerunku pracownika, a samo przetwarzanie może wynikać z innych przyczyn aniżeli wskazane powyżej. 

Obowiązek informacyjny wobec pracowników

Po stronie pracodawcy leży bezwzględny obowiązek informacyjny wobec pracowników. Jeśli chodzi o przetwarzanie wizerunku pracownika, w informacji można zawrzeć następujące informacje, m.in:

• pracodawca przetwarza wizerunek pracownika na potrzeby wykorzystania w Intranecie/globalnej książce adresowej pracodawcy/innym wewnętrznym systemie pracodawcy;

• pracodawca przetwarza wizerunek pracownika w wewnętrznych publikatorach pracodawcy takich jak firmowa gazeta/newsletter co uzasadnione jest koniecznością prowadzenia promocji oraz rozprzestrzenianiu wśród pracowników wiedzy na temat służbowych eventów/ sukcesów przedsiębiorstwa/ sukcesów pracowników/ wydarzeń „z życia firmy”
• pracodawca przetwarza wizerunek pracownika poprzez umieszczenie go na identyfikatorze służbowym, co konieczne jest do zapewnienia właściwej organizacji oraz bezpieczeństwa miejsca pracy; 
• pracodawca przetwarza wizerunek pracownika poprzez wykorzystanie na stronie www / blogu/ profilach pracodawcy w mediach społecznościowych/ w ofertach kierowanych do klientów/ w materiałach marketingowych pracodawcy co jest niezbędne do prowadzenia promocji pracodawcy oraz przedstawiania kwalifikacji pracowników.

Pracownik ma prawo sprzeciwu wobec przetwarzania wizerunku w celach opisanych powyżej z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.

Uprawnienia pracownika w zakresie ochrony wizerunku

Ponadto, zgodnie z RODO, pracownikowi przysługuje:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii; 
• prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych; 
• prawo usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych; 
• prawo przenoszenia danych; 
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wizerunek powinien być przetwarzany przez czas zatrudnienia u pracodawcy, a po zakończeniu zatrudnienia przez okres niezbędny do wprowadzenia zmian. Z kolei, nagrania monitoringu wizyjnego mogą być przechowywane maksymalnie przez trzy miesiące od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu pochodzące z monitoringu wizyjnego stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, nagrania obrazu będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. 

Dokumentacja związana z przetwarzaniem wizerunku pracownika

Zgodę na przetwarzanie wizerunku należy przechowywać w teczce akt osobowych pracownika. W treści oświadczenia pracownik może wyrazić zgodę na rozpowszechnianie wizerunku w odniesieniu do przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W związku z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, pracownik udziela zgody na rozpowszechnianie wizerunku w celu, np. umieszczenia wizerunku na identyfikatorze służbowym oraz umieszczania wizerunku na stronie www/ blogu/ profilach pracodawcy w mediach społecznościowych/ w ofertach kierowanych do klientów/ w materiałach marketingowych Pracodawcy/ innych na czas zatrudnienia u Pracodawcy, a po zakończeniu zatrudnienia, przez okres niezbędny do wprowadzenia zmian.