Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP. Gotowe wzory!

Kolejny krok w stronę cyfrowych akt osobowych

W dniu 12 grudnia 2025 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nowe przepisy wprowadziły możliwość potwierdzania odbycia szkolenia BHP w formie elektronicznej. To rozwiązanie powstało w ramach inicjatyw deregulacyjnych.

Coraz więcej dokumentów w aktach osobowych można przechowywać w formie elektronicznej, a nie wyłącznie papierowej. Jest to krok w bardzo dobrą stronę. W dobie dynamicznego rozwoju technologii i cyfryzacji takie zmiany nie tylko usprawniają procesy HR, ale również zwiększają dostępność i bezpieczeństwo dokumentacji oraz ograniczają zbędną biurokrację.

Jak było dotychczas?

Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami pracownik potwierdzał odbycie szkolenia wstępnego na karcie szkolenia BHP. Dokument ten był przechowywany w aktach pracowniczych w formie pisemnej. Pracownik musiał więc złożyć na papierowej karcie szkolenia BHP odręczny podpis lub opatrzyć dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem, który miał taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

Archiwizacja nowych potwierdzeń w aktach osobowych

Po zmianach pracownik i kierownik komórki organizacyjnej mogą potwierdzić odbycie szkolenia wstępnego również elektronicznie, nie tylko z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale także np. poprzez wiadomość e-mail. Przy zastosowaniu tej formy, pracodawca jest zobowiązany dołączyć potwierdzenie pracownika (lub jego odwzorowanie) do karty szkolenia wstępnego oraz sporządzić odpowiednią adnotację na samej karcie – w miejscu przeznaczonym na podpis odpowiednio pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej.

Elektroniczne potwierdzenia szkoleń BHP w praktyce

Bardzo pomocne mogą okazać się wewnętrzne systemy, które już dzisiaj wykorzystujemy do potwierdzania obecności w pracy, składania wniosków urlopowych. Warto porozmawiać z dostawcą oprogramowania o wprowadzeniu takiego rozwiązania w systemie, co znacznie ułatwi proces obiegu dokumentów i potwierdzeń w organizacji.

Zarówno pracownik jak i osoba przeprowadzająca instruktaż ogólny i stanowiskowy dokonuje potwierdzenia, że dane szkolenie zostało przeprowadzone. Wydruk takiego potwierdzenia dołącza się do karty szkolenia wstępnego. Takie właśnie rozwiązanie daje aplikacja Empliset.

Dla pracodawców, którzy nie mają wdrożonego wewnętrznego systemu wysyłania powiadomień pozostaje możliwość skorzystania z innych elektronicznych środków potwierdzania, jak np. e-mail. Ważne, aby zastosowana forma potwierdzania odbycia szkolenia dawała możliwość ustalenia właściwej osoby, która szkolenie odbyła oraz która je przeprowadziła.