Czy część E akt osobowych jest obowiązkowa, nawet jeśli pracownik nie był badany pod kątem kontroli trzeźwości?

Czy część E akt osobowych musi znaleźć się w teczce, jeśli pracownik nie był objęty kontrolą trzeźwości?

Od 21 lutego 2023 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy, które umożliwiają pracodawcom wprowadzenie prewencyjnej kontroli trzeźwości kub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli jest to niezbędne dla ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub mienia. W ślad za tymi zmianami zmieniono także przepisy o dokumentacji pracowniczej. W praktyce w działach kadr pojawiło się pytanie: czy część E akt osobowych tworzymy tylko wtedy, gdy faktycznie doszło do badania pracownika, czy musi być ona automatycznie założona w aktach każdego pracownika?

Czy urlop okolicznościowy przysługuje w razie urodzenia martwego dziecka? Czytaj tutaj >

Obowiązek utworzenia części E w aktach osobowych pracownika

Po zmianach wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. część E została wpisana do struktury akt osobowych jako stały element dokumentacji pracowniczej. To właśnie tam przechowuje się dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, zarówno tych przeprowadzanych przez pracodawcę, jak i przez uprawniony organ.

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

Zdobądź prestiżowy certyfikat i kompetencje specjalisty kadr i płac.

Dołącz do prawdopodobnie najlepiej zaprojektowanego kursu, który łączy wiedzę i praktykę!
Start: 27.08.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź

Jakie dokumenty pracownicze znajdują się w części E akt osobowych?

Jeżeli w firmie prowadzona jest kontrola trzeźwości albo kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu, w części E przechowuje się m.in.:

• informacje o kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informacje o badaniu stanu trzeźwości przeprowadzonym przez uprawniony organ,
• informacje o kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informację o badaniu pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Ale nawet jeśli takich dokumentów nie ma, sama część E nadal powinna istnieć jako element prawidłowo prowadzonej dokumentacji pracowniczej.

Czy praca w sklepie przez sześć dni w tygodniu jest dopuszczalna?

Stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy i Ministerstwa Pracy w sprawie części E akt osobowych

Państwowa Inspekcja Pracy

Niezależnie od tego, czy pracodawca skorzysta z możliwości wprowadzenia prewencyjnych kontroli trzeźwości pracowników, powinien wydzielić w aktach osobowych część E, w której gromadzone będą dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika ​lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzoną przez pracodawcę lub przez uprawniony organ. ​

Resort pracy

Przepisy rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wprowadziły odstępstw od zasady 5-częściowych akt osobowych. ​ W konsekwencji akta osobowe każdego pracownika powinny zawierać także część E, niezależnie od tego, czy powstały dokumenty, o których mowa w powołanym par. 3 pkt 5 rozporządzenia, czy też nie. Analogiczna do powyższej sytuacja występuje także w przypadku części D akt osobowych pracownika, która powinna być utworzona niezależnie od tego, ​
czy dokumentacja pracownika zawiera odpisy zawiadomienia o ukaraniu lub inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej ​lub odpowiedzialności określonej w odrębny.

Co to oznacza w praktyce dla specjalistów ds. kadr?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie jest proste: akta osobowe każdego pracownika powinny mieć części A, B, C, D i E, nawet jeśli część D albo E pozostaje pusta. Dzięki temu dokumentacja jest prowadzona zgodnie z aktualnymi przepisami i nie wymaga późniejszego „dopisywania” brakującej części dopiero wtedy, gdy pojawi się pierwszy dokument lub gdy taką rekomendację otrzymamy w ramach kontroli z Inspekcji Pracy.

Zatem jeżeli zastanawiasz się, czy część E trzeba zakładać tylko wtedy, gdy pracownik był badany pod kątem trzeźwości, odpowiedź jest jednoznaczna: nie. Część E jest obowiązkowym elementem akt osobowych każdego pracownika, niezależnie od tego, czy w praktyce pojawiły się już dokumenty związane z kontrolą trzeźwości.