HR Detektywi Wydanie specjalne: Przełom roku 2025/2026 w kadrach i płacach

Przełom roku to dla działów kadrowo-płacowych moment szczególny. Z jednej strony kończymy rok pełen zmian, korekt i wyjątków. Z drugiej — otwieramy nowy rok podatkowy, składkowy i płacowy, często w warunkach presji czasu, niepełnych interpretacji i zmieniających się przepisów.

To właśnie wtedy jedna drobna pomyłka może uruchomić lawinę problemów: od źle naliczonej list płac, przez zawyżone przelewy, korekty ZUS i PIT, aż po utratę zaufania pracowników. O mojej przygodzie i o tym jak jedna lista płac może na zawsze odmienić Twoje spojrzenie na kadry i płace przeczytasz tutaj >

News 1: Sprawdź instrukcję użytkowania systemu kadrowo-płacowego, w tym procedury zamknięcia i otwarcia roku. Odpowiedzialność pozostaje po stronie użytkownika!

Zmiany w przepisach prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych powodują, że oprogramowanie systemów kadrowo-płacowych staje się coraz bardziej skomplikowane. Nawet jeśli producent prawidłowo i w terminie zaimplementuje nowe parametry, algorytmy i mechanizmy kontrolne, nie możesz zapominać o podstawowej zasadzie:

Odpowiedzialność za prawidłową obsługę systemu zawsze spoczywa na użytkowniku.

Nieprawidłowe zamknięcie miesiąca, pospieszne zamknięcie roku, „rutynowe”, automatyczne otwarcie listy płac w nowym roku, brak aktualizacji programu na bieżąco, działanie „z przyzwyczajenia” zamiast zgodnie z instrukcją producenta. To wystarczy, by powstały kolejne problemy… Dodajmy do tego:

• krótkie terminy przygotowania list płac,
• okres wystawiania informacji PIT-11,
• zmęczenie zespołów po intensywnym końcu roku,
• presję czasu i równoległe zadania,
• braki wiedzy w zakresie zasiłków chorobowych na przełomie roku, podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych, skali podatkowej, wpływie zmiany stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę na składniki płacowe

i mamy idealne warunki do błędu.

Sięgnij do instrukcji użytkowania Twojego systemu kadrowo-płacowego i zgodnie ze wskazówkami od producenta przeprowadź procedury zamknięcia roku oraz otwarcia roku. To ważne z punktu widzenia nie tylko zmiany wskaźników kadrowo-płacowych, takich jak stawka minimalnego wynagrodzenia, ale również m. in. ze względu na nowe limity urlopowe, przeliczenie okresów zasiłkowych, wyzerowanie skali podatkowej i ograniczenia podstawy składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Zależności jest bardzo dużo. Zachowaj uważność i profesjonalizm!

News 2: Zaangażuj zespół! Wdrażaj procedury kontroli wewnętrznej i zaplanuj podział zadań między członkami zespołu

Doświadczeni specjaliści kadrowo-płacowi potwierdzają: przełom roku to najtrudniejszy moment w całym cyklu rocznym. To newralgiczny moment, w którym warto działać zgodnie z planem, w sposób przemyślany i wystandaryzowany. Oto kilka dobrych praktyk:

1. Pierwsza lista płac w nowym roku wymaga potrójnego sprawdzenia.
   Nie „szybkiej kontroli”, ale świadomej weryfikacji parametrów, progów i algorytmów.
2. Nawet najlepszy system kadrowo-płacowy potrzebuje czujności człowieka.
   Automatyzacja wspiera, ale nie zastępuje odpowiedzialności.
3. Reakcja na błąd jest równie ważna jak jego uniknięcie.
   Sposób, w jaki korygujemy pomyłki, komunikuje się z pracownikami i instytucjami, definiuje naszą wiarygodność jako specjalistów.

Dlaczego check-listy są dziś niezbędne? Pobierz planner!

W HR na Szpilkach® od lat obserwujemy te same schematy problemów pojawiających się na początku roku. Dlatego przygotowujemy praktyczne check-listy i planery kadrowo-płacowe, które porządkują kolejność działań, przypominają o kluczowych parametrach, pomagają pracować na faktach, nie na przyzwyczajeniach, ograniczają ryzyko kosztownych błędów. To nie są „kolejne dokumenty”. To narzędzia pracy, które realnie wspierają zespoły w najbardziej newralgicznym momencie roku.

Niżej pobierzesz planner kadrowo-płacowy na styczeń 2026 roku z pełną listą zadań do wykonania na przełomie roku w profesjonalnym dziale HR. Niech to będzie pierwszy krok do wdrażania kontroli wewnętrznej w Twojej firmie.

Pobierz też kontrolę listy płac, która przeprowadzona rzetelnie, punkt po punkcie, pozwoli Ci uniknąć przykrych niespodzianek – sprawdzisz m. in. wysokość współczynnika do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, aktualizację kalendarza (dodatkowe dni wolne od pracy), oświadczenia dotyczące opodatkowania na warunkach preferencyjnych czy nawet wartości innych parametrów, takich jak obowiązująca w firmie wysokość diet z tyt. delegacji itp.

Poniżej kilka przykładów zadań, które czekają działy kadrowo-płacowe na początku roku. Pełną listę, wraz z numerami druków, wskaźnikami i dodatkowymi wskazówkami, znajdziesz w plannerze.

Wybrane zadania na styczeń 2026 r.

• aktualizacja bilansów urlopowych na 2026 rok
• zebranie oświadczeń o korzystaniu z urlopu z art. 188 Kodeksu pracy
• weryfikacja stawek wynagrodzeń i umów zleceń pod kątem minimalnego wynagrodzenia
• ustalenie dni wolnych za święta przypadające w sobotę
  (w 2026 r.: 15 sierpnia i 26 grudnia)
• ustalenie, czy pracodawca będzie płatnikiem zasiłków
  (stan na dzień 30.11.2025 r.)
• weryfikacja przedawnienia urlopu wypoczynkowego za 2022 r.
  (przedawnienie: 30.09.2025 r.)
• sprawdzenie obowiązku tworzenia ZFŚS w 2026 r.
  (stan zatrudnienia ≥ 50 osób)
• do 31.01.2026 r. – poinformowanie pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, jeśli nie powstaje obowiązek.

Wybrane parametry na 2026 rok

• Minimalne wynagrodzenie za pracę: 4 806 zł brutto
• Minimalna stawka godzinowa: 31,40 zł brutto
• Roczna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych: 282 600 zł

News 4: Aktualne zmiany prawne a system enova365

Zmieniające się przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych powodują, że działy HR oraz kadry i płace muszą działać szybciej, dokładniej i z większą odpowiedzialnością niż kiedykolwiek wcześniej. W odpowiedzi na te potrzeby, system enova365 jest na bieżąco rozwijany i dostosowywany do aktualnych regulacji prawnych, aby maksymalnie odciążyć użytkowników z ręcznych i ryzykownych czynności.

Automatyczna kontrola limitów i wskaźników

System enova365 co roku automatycznie pilnuje limitu 30‑krotności podstawy wymiaru składek w obrębie każdego roku kalendarzowego. Warto jednak podkreślić, że mechanizmy kontrolne obejmują nie tylko limit 30‑krotności, ale również progi podatkowe oraz kwotę wolną od podatku.

Jako producent dbamy o to, aby wszystkie wskaźniki kwartalne i roczne były na bieżąco aktualizowane w systemie zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu osoby zatrudnione na minimalnym wynagrodzeniu nie wymagają corocznej ręcznej aktualizacji kartotek, co znacząco ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas działów kadrowo‑płacowych.

Staż pracy – nowe zasady, automatyczne przeliczenia

Po pobraniu najnowszej wersji systemu enova365, klienci otrzymują rozwiązanie w pełni dostosowane do aktualnych przepisów dotyczących stażu pracy. System automatycznie przelicza staż wynikający z umów zlecenia, które są oskładkowane i zawarte z danym pracodawcą.

Dodatkowo, na podstawie zaświadczeń dostarczonych przez pracownika, możliwe jest doliczenie pozostałych okresów stażu pracy. Na tej podstawie system wylicza m.in.:

• limity urlopowe,
• okresy wypowiedzenia,
• prawo do dodatków stażowych,
• nagrody jubileuszowe.

Takie podejście zapewnia spójność danych oraz zgodność z przepisami, bez konieczności ręcznego przeliczania poszczególnych uprawnień.

Portal Pracownika – cyfryzacja dokumentów

W Portalu Pracownika enova365 udostępniony został nowy typ wniosku, który umożliwia elektroniczne przekazanie pracodawcy zaświadczenia z ZUS potwierdzającego staż pracy, wynikający z umów zlecenia lub prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. To kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów HR oraz ograniczenia obiegu dokumentów papierowych.

Jawność wynagrodzeń, neutralność płciowa stanowisk oraz struktury wynagrodzeń

W systemie enova365 została również zaimplementowana zmiana wynikająca z najnowszej wersji Kodeksu pracy, powszechnie określana jako „jawność wynagrodzeń”. Zmiana wchodzi w życie 24.12.2025 i jest to pierwszy etap wdrażania szerszej dyrektywy Unii Europejskiej. 

Klienci korzystający z wersji Platynowej systemu enova365 mogą już dziś przygotować się na nadchodzące zmiany, m. in. poprzez:

• definiowanie neutralnych płciowo nazw stanowisk,
• zarządzanie historycznością stanowisk z możliwością aktualizacji nazw od konkretnej daty,
• określanie poziomów wynagrodzeń przypisanych do konkretnych stanowisk.

Joanna Walentek
_{Kierownik projektu Kadry Płace enova365, Soneta}

W ramach rozszerzonej funkcjonalności, enova365 umożliwia określanie poziomów wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk, z uwzględnieniem zarówno wynagrodzenia zasadniczego, jak i różnego rodzaju dodatków pracowniczych. Dane te mogą być wykorzystywane do analiz, raportowania oraz realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów o jawności wynagrodzeń. 

Wykorzystując możliwości automatycznego udostępniania pracownikom dokumentów do potwierdzenia odbioru, można w szybki sposób przeprowadzić proces aktualizacji regulaminów pracy i wynagrodzeń. 

Powyższe zmiany pokazują, że enova365 nie jest jedynie systemem kadrowo‑płacowym, ale kompleksowym narzędziem wspierającym organizacje w bezpiecznym i zgodnym z prawem zarządzaniu pracownikami w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym.