Jak jedna lista płac może na zawsze odmienić Twoje spojrzenie na kadry i płace? Refleksje na przełomie roku – felieton Moniki Smulewicz

Branża outsourcingowa nauczyła mnie wielu rzeczy – jedną z najważniejszych jest to, że każdy, nowy klient, czyli firma, która zleca nam administrację personalną i kalkulację wynagrodzeń dla swoich pracowników, to mieszanka radości i ogromnej odpowiedzialności.

Po osiemnastu latach pracy w obszarze profesjonalnych usług kadrowo-płacowych dla biznesu doskonale wiem, że najtrudniejszy moment to ten, kiedy po raz pierwszy lista płac “idzie w życie”.

Pamiętam to bicie serca, przyspieszony oddech i niepokój pomieszany z ekscytacją. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik i wyliczone co do grosza, bo pomyłka, choćby najmniejsza, może zaważyć na relacjach z klientem, zaufaniu jego pracowników i reputacji całego zespołu. Ale nie zawsze o tym wiedziałam…

Największy klient, największe wyzwanie

Jeden projekt szczególnie utkwił mi w pamięci. Był to największy klient, którego w tamtym momencie obsługiwaliśmy – duża, międzynarodowa korporacja, która zaufała nam i oddała w nasze ręce obsługę płac dla ponad tysiąca swoich pracowników rozsianych po całej Polsce. Byliśmy dumni z wygrania tego kontraktu, ale czuliśmy też ogromną presję. Chcieliśmy, by wszystko było idealnie.

Wdrożenie na 200%, czyli wyczekiwany moment prawdy

Przygotowania trwały tygodniami. Analiza wdrożeniowa poprzedzona pre-audytem, weryfikacja danych importowanych z innego systemu kadrowo-płacowego, parametryzacja składników wynagrodzeń. Wdrażaliśmy system, robiliśmy próbne listy płac i sprawdzaliśmy je ręcznie. To mozolna, rzemieślnicza praca, której uroki zna wielu specjalistów kadrowo-płacowych… Każdy członek zespołu pracował na najwyższych obrotach – nierzadko po godzinach. Wiedzieliśmy, że stawka jest wysoka. Gdy nadszedł dzień “go live”, swoisty moment prawdy, w którym wypuszczaliśmy pierwszą listę płac, byliśmy pewni, że wszystko działa perfekcyjnie.

Wyliczyliśmy wynagrodzenia, wygenerowaliśmy przelewy i… poszły! Wynagrodzenia trafiły na konta pracowników. Wszyscy odetchnęliśmy z ulgą. Udało się!

A przynajmniej tak nam się wydawało…

Pierwszy kryzys – lawina zgłoszeń zmieniła wszystko

Kilka godzin później zadzwonił telefon. Zaczęło się od pojedynczych, nieśmiałych zgłoszeń, które w ekspresowym tempie przybierały na intensywności niczym lawina w szwajcarskich Alpach. Klient informował nas o swoich wątpliwościach:

“Drodzy Państwo, czy aby na pewno wszystko jest w porządku? Możecie mnie uspokoić, bo pracownicy zadają nam dziwne pytania dotyczące swoich wynagrodzeń…” – napisała dyrektorka HR naszego klienta.

Nie dopuszczaliśmy do siebie tej myśli, ale faktycznie, coś było nie tak – kilkudziesięciu pracowników dostało wyższe wynagrodzenie, niż powinni. Nie mogliśmy uwierzyć własnym oczom. Przecież wszystko było sprawdzone! Dane, system, próby – jak to możliwe?!

“Przełomowe” potknięcie, które na zawsze zmieniło moje zawodowe życie

Po godzinach analiz odkryliśmy błąd. W nawale pracy i natłoku obowiązków na przełomie roku zapomnieliśmy o jednym, drobnym, ale jakże znaczącym szczególe – podstawie składki emerytalno-rentowej. Wszystkie osoby, które w poprzednim roku przekroczyły limit tej podstawy, otrzymały wynagrodzenie bez potrącenia wszystkich, obligatoryjnych składek ZUS.

To był błąd, który sprawił, że poczułam, jak ziemia osuwa mi się spod nóg. Byłam odpowiedzialna za ten projekt i czułam się tak, jakby zawalił się cały świat.

Właściwa reakcja to klucz do odbudowania zaufania

Nie mieliśmy czasu na panikę. Natychmiast opracowaliśmy plan działania. Przygotowaliśmy listy z przeprosinami i wyjaśnieniami dla poszkodowanych pracowników. Umówiliśmy spotkanie z zarządem naszego klienta, podczas którego wyszliśmy z propozycją pełnego pokrycia kosztów, jeśli któryś z pracowników odmówi zwrotu nadpłaconych kwot.

Chcieliśmy pokazać, że bierzemy pełną odpowiedzialność za to, co się stało.

Z ogromnym stresem czekaliśmy na reakcję zarządu firmy. Czy nas zwolnią? Czy zerwą kontrakt? Byliśmy przygotowani na najgorsze, choć zasłużone konsekwencje…

Słowa, które zapamiętam na zawsze…

W ogromnym stresie, z pokorą czekaliśmy na “wyrok”. Wiedzieliśmy, że takie niedopatrzenie może nie znaleźć zrozumienia. Źle wyliczone wynagrodzenia to nie tylko koszt finansowy, ale również wizerunkowy, który cieniem kładzie się na reputacji pracodawcy. Tymczasem usłyszeliśmy słowa, które do dziś pamiętam:

“Tylko ten, kto nic nie robi, nie popełnia błędów. Bardzo podoba nam się, jak zareagowaliście – wzięliście pełną odpowiedzialność i błyskawicznie naprawiliście sytuację.” – powiedział prezes zarządu.

Nie tylko nie straciliśmy klienta, ale zyskaliśmy jeszcze większe zaufanie. To kapitał, który zbudował mnie na kolejne lata. Wiedziałam, że nie mogę już nigdy zawieźć. Stawka jest zbyt wysoka.

Jednoosobowy wyjątek od reguły

Spośród 50 pracowników, którzy otrzymali zawyżone wynagrodzenie, 49 zwróciło pieniądze tego samego dnia. Jedna osoba odmówiła, mówiąc, że to nasz błąd, więc nie zamierza ponosić konsekwencji czyjegoś niedopatrzenia. Co ciekawe, zarząd firmy szybko zareagował w dość nieoczekiwany sposób. W tej organizacji nie akceptowano postawy, która stała w sprzeczności z jej wartościami, czyli między innymi uczciwością. W ciągu kilku tygodni pracownik stracił pracę z powodu utraty zaufania.

Cenne wnioski, czyli co daje doświadczenie

Od tamtej pory wiem, że przełom roku to najtrudniejszy czas dla działów kadrowo-płacowych. Ilość obowiązków i detali, o których trzeba pamiętać, jest przytłaczająca. Wnioski z tej historii nauczyły mnie, że:

    1.    Pierwsza lista płac w nowym roku wymaga potrójnego sprawdzenia.
    2.    Nawet najlepszy system kadrowo-płacowy potrzebuje czujności człowieka.
    3.    Reakcja na błędy ma ogromne znaczenie – to, jak je naprawiamy, definiuje naszą wiarygodność.

Dziś, jako zespół Eplanner, przygotowujemy check-listy, które pomagają działom kadrowo-płacowym unikać takich błędów. Naszą misją jest wspieranie firm w tym kluczowym momencie roku. Bo wiem (nauczyło mnie tego życie w kadrach i płacach), jak wiele może się wydarzyć – i jak ważne jest, by wyciągać wnioski z własnych doświadczeń.

Pobierz planner kadrowo-płacowy na styczeń i nie popełniaj moich błędów…

Organizacja pracy w dziale kadrowo-płacowym na początku roku to nie lada wyzwanie. Przygotuj się na wyzwania najbardziej pracowitego miesiąca 2025 roku. Zmęczenie i stres to nie są przeciwnicy, których możesz bagatelizować. Pobierz planner kadrowo-płacowy na styczeń 2025. To narzędzie pomoże Ci w organizacji Twojej pracy i będzie stało na straży ważnych terminów.

Poniżej znajdziesz kilka przykładów na zadania, które czekają na Ciebie w styczniu. Więcej wskaźników, numerów aktualnych druków i pomysłów znajdziesz w plannerze.

• Styczeń 2025 r. – aktualizacja bilansów urlopowych na 2025 rok, zebranie oświadczeń o korzystaniu z urlopu z art. 188 Kp (opieka nad dzieckiem)
• Weryfikacja stawek wynagrodzenia za pracę oraz umów zleceń pod kątem aktualnego wynagrodzenia minimalnego
• Styczeń 2025 r. – ustalenie dni wolnych dla pracowników pracujących od poniedziałku do piątkuw związku ze świętem przypadającym w sobotę (w 2025 roku będą to: 3 maja oraz 1 listopada)
• Styczeń 2025 r. – ustalenie, czy pracodawca będzie w 2025 roku płatnikiem zasiłków (zweryfikuj ilość osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30.11.2024 r.)
• Styczeń 2025 r. – weryfikacja przedawnienia urlopu wypoczynkowego za 2021 rok (urlop ten ulegnie przedawnieniu w dniu 30.09.2025 r.)
• Styczeń 2025 r. – weryfikacja czy w 2025 roku powstanie obowiązek utworzenia ZFŚS (stan zatrudnienia na dzień 01.01.2025 r. >= 50 osób
• 31.01.2025 – Poinformowanie pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w 2025 r., jeśli stan zatrudnienia na dzień 01.01.2025 r. jest mniejszy niż 50 pracowników