Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Czy potrzebna jest zgoda pracownika? 

Pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego do końca roku kalendarzowego. W takim przypadku urlop nie przepada, lecz przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy. Powody takiej sytuacji mogą być różne.

Kiedy mamy do czynienia z zaległym urlopem wypoczynkowym?

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić urlopu pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ten uzyskał do niego prawo. W praktyce pracodawcy nie dysponują jednak skutecznymi środkami prawnymi, które pozwalałyby wymusić wykorzystanie urlopu w bieżącym roku. Wysyłanie pracownika na przymusowy urlop, nawet w przypadku przestoju w pracy, bez jego zgody, jest niezgodne z prawem.

Po drugie, może zdarzyć się sytuacja, że pracownik, choć rozplanuje cały swój urlop w bieżącym roku, nie wykorzysta go (lub urlop zostanie przerwany) z powodu choroby, urlopów związanych z macierzyństwem lub innych przyczyn określonych w art. 165 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien wtedy udzielić urlopu w późniejszym terminie. Nie zawsze jest to jednak możliwe przed końcem roku kalendarzowego, w szczególności, jeżeli niezdolność do pracy jest długotrwała.

Czy każde zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy? Czytaj na blogu!

Termin udzielenia urlopu zaległego według Kodeksu pracy

Według Kodeksu pracy, pracodawca udziela pracownikowi urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego. To oznacza, że zatrudniony powinien rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego najpóźniej 30 września. Ponadto w wyroku z 9 maja 2013 r., II PK 199/12, Sąd Najwyższy uznał, że zaległy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany przed bieżącym urlopem wypoczynkowym. 

Czy zaległy urlop wypoczynkowy przepada po 30 września?

Pracownik powinien wykorzystać urlop zaległy do 30 września kolejnego roku kalendarzowego, jeśli jednak pomimo tego obowiązku urlop nie został wykorzystany, to dzień 30 września będzie początkiem biegu przedawnienia prawa do zaległego urlopu wypoczynkowego.

Niewykorzystany urlop na żądanie. Dwa odmienne stanowiska

Pracownikowi w każdym roku kalendarzowym przysługują 4 dni urlopu na żądanie. Nie są to jednak dodatkowe dni wolne. Urlop na żądanie, choć udzielany na specjalnych zasadach, jest częścią „standardowej” puli urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni).

Co istotne, urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój specjalny charakter i przekształca
się w tzw. zwykły zaległy urlop. Dyskusyjny jest natomiast ostateczny termin wykorzystania tych dni w następnym roku. Część ekspertów wskazuje, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który wcześniej miał charakter urlopu na żądanie, może zostać udzielony do końca kolejnego roku (a nie do 30 września), w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Takie stanowisko poparł również Główny Inspektorat Pracy (pismo nr GIP GPP-110-4560-170/08/PE).

Zaległy urlop pracownika, który w trakcie trwania zatrudnienia udokumentował wyższy staż pracy

Pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, jeżeli jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat i 26 dni urlopu, jeżeli jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat. W celu ustalenia stażu pracy, pracownik przekłada pracodawcy świadectwa pracy i dyplomy potwierdzające ukończenia studiów/szkół.

Rekomendowaną praktyką jest dostarczanie tych dokumentów na początku zatrudnienia. Jednak czasami pracownicy donoszą dokumenty potwierdzające wyższy staż już w trakcie trwania stosunku pracy. Wówczas pracodawca będzie musiał przeliczyć na nowo staż pracy pracownika, co może mieć wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego – nie tylko w roku bieżącym. Pracownik nabędzie prawo do dni urlopu zaległego, które nie uległy przedawnieniu (3 lata).

Konsekwencje dla pracodawcy, który nie udzieli zaległego urlopu wypoczynkowego

Prawo pracy przewiduje dotkliwe konsekwencje w przypadku nieudzielenia pracownikowi urlopu zaległego. Urlop wypoczynkowy jest podstawowym prawem każdego zatrudnionego, a pracownik nie może się go zrzec. Nieudzielenie urlopu zaległego w terminie do 30 września następnego roku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Czy i kiedy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy zgodnie z przepisami prawa pracy?

Jeżeli nieudzielenie urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym, czy pracodawca może zmusić „opornego” pracownika do wykorzystania zaległego urlopu?

Urlop w czasie okresu wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca – zgodnie art. 167¹ Kodeksu pracy – może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego (zarówno bieżącego, jak i zaległego) bez wniosku pracownika, a nawet bez jego zgody. Zatem decyzję o udzieleniu urlopu pracodawca podejmuje jednostronnie, niezależnie od faktu, czy wypowiedzenia umowy dokonał pracodawca, czy pracownik.

Pozostałe przypadki. Jak można dyscyplinować pracowników do wykorzystania zaległego urlopu?

W pozostałych przypadkach Kodeks pracy nie przewiduje uprawnień pracodawcy do wysyłania pracowników na „przymusowy”, zaległy urlop wypoczynkowy. W tym zakresie należy kierować się przede wszystkim orzecznictwem. Tam też przeważa opinia, że pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop do 30 września, nawet bez uzyskania jego zgody. To stanowisko (zważając na sankcje wobec pracodawcy, który nie udzieli zaległego urlopu w terminie) popiera Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi interpelację nr 8918.

Odmienna jest jednak opinia Państwowej Inspekcji Pracy. Według PIP, firma nie może jednostronnie skierować pracownika na urlop. Natomiast w razie braku porozumienia co do terminu wykorzystania urlopu zaległego, pracodawca może zastosować wobec pracownika karę porządkową (karę nagany lub upomnienia). Przeczytaj stanowisko

Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy.

_{Państwowa Inspekcja Pracy}

FAQ, czyli pytania i odpowiedzi o zaległy urlop wypoczynkowy

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

Co do zasady pracodawca nie może dowolnie wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy bez jego zgody. Jednak w przypadku urlopu zaległego sytuacja jest bardziej złożona. Zgodnie z orzecznictwem, w tym wyrokiem Wyrok Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu do 30 września i może to zrobić nawet bez zgody pracownika. Jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy prezentuje bardziej ostrożne stanowisko i wskazuje, że najlepiej ustalić termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

W praktyce:
pracodawca powinien dążyć do uzgodnienia terminu, ale w celu realizacji obowiązku ustawowego może jednostronnie wyznaczyć termin urlopu zaległego.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy? Czy urlop przepada po 30 września?

Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, zgodnie z Kodeks pracy. Jeśli urlop nie zostanie wykorzystany do tego terminu:

• nie przepada automatycznie,
• ale zaczyna się bieg przedawnienia (3 lata).

Oznacza to, że pracownik nadal ma prawo do urlopu, ale po upływie terminu przedawnienia nie będzie mógł skutecznie dochodzić roszczenia.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia?

Tak. W okresie wypowiedzenia pracodawca ma szczególne uprawnienie. Zgodnie z Kodeks pracy pracodawca może:

• jednostronnie udzielić urlopu (zarówno bieżącego, jak i zaległego),
• bez wniosku i zgody pracownika.

W tym przypadku decyzja pracodawcy jest wiążąca, a pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop w wyznaczonym terminie.