HR-owe Koło Ratunkowe: Okresy wypowiedzenia umów o pracę

Zdarza się, że pracownicy w dokumentach dotyczących rozwiązania umowy o pracę wskazują nieprawidłowy okres wypowiedzenia. Podobne błędy mogą również wystąpić po stronie pracodawcy. Choć jest to jeden z kluczowych dokumentów w relacji pracowniczej i w większości przypadków przygotowywany jest bardzo uważnie, pomyłki nie należą do rzadkości. Najczęściej wynikają one z nieznajomości przepisów prawa pracy lub błędnej kalkulacji okresu zatrudnienia.

Dziś podsumujemy, jak prawidłowo wyznaczyć okres wypowiedzenia, jakie są najczęstsze pułapki oraz na co warto zwrócić uwagę, aby proces rozwiązania umowy przebiegł zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Wypowiedzenia umowy na okres próbny

Okresy wypowiedzenia przy umowach na okres próbny różnią się od tych obowiązujących przy umowach na czas określony i nieokreślony. W przypadku umów na okres próbny nie ma znaczenia staż pracy u danego pracodawcy. Decydujące jest długość umowy (czas trwania okresu próbnego), określona w jej treści.

Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy, długość wypowiedzenia umowy zawartej na okres próbny wynosi:

• 3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień, jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie, jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Okresy wypowiedzenia przy umowie na czas określony i na czas nieokreślony

W przypadku umowy zawartej na czas określony lub umowy na czas nieokreślony kluczowy jest czas zatrudnienia u danego pracodawcy, czyli tzw. zakładowy staż pracy. Okres wypowiedzenia będzie trwać (art. 36 Kodeksu pracy):

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, kiedy pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Przy ustaleniu stażu pracy, który decyduje o długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, uwzględnia się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, niezależnie od rodzajów zawieranych umów o pracę. Zatem należy zsumować okresy zatrudnienia na podstawie: umowy na okres próbny, umów na czas określony i umowy na czas nieokreślony. Ponadto w związku z nowelizacją Kodeksu pracy z dnia 26 września 2025 r., od 2026 roku (a dokładniej od 1 stycznia 2026 dla budżetówki i od 1 maja 2026 dla pozostałych podmiotów) do zakładowego stażu pracy doliczymy okresy wykonywania umów zlecenia. Przykładowo, jeżeli pracownik przed zawarciem umowy o pracę przez 2 lata wykonywał umowę zlecenie na rzecz tej samej firmy, okres tej umowy należy wliczyć do zakładowego stażu pracy.

Uwaga! Okresów umów zlecenie nie wlicza się do okresu okresu zatrudnienia,
od którego jest uzależniony okres wypowiedzenia umowy o pracę trwający w dniu wejścia w życie nowelizacji (1 stycznia 2026 lub 1 maja 2026).

Przerwy w zatrudnieniu a okres wypowiedzenia

Przepisy Kodeksu pracy nie precyzują wprost, w jaki sposób ustalać długość okresu wypowiedzenia w sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony u tego samego pracodawcy w różnych okresach, pomiędzy którymi występowały kilkumiesięczne lub nawet kilkuletnie przerwy. Należy więc odnieść się do orzecznictwa Sądu Najwyższego.

Zgodnie z uchwałą Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 15 stycznia 2003 r. (III PZP 20/02): „Przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas
nieokreślony (art. 36 § 1 k.p.) uwzględnia się wszystkie okresy zatrudnienia u
tego samego (danego) pracodawcy.” Na tej podstawie przyjmuje się, że stażu pracy, od którego zależy okres wypowiedzenia należy wliczyć wszystkie okresy pracy – bez względu na przerwy w zatrudnieniu.

Jak liczyć okres wypowiedzenia w dniach, tygodniach, a jak w miesiącach?

Okres wypowiedzenia został prawidłowo ustalony, a dokument podpisany przez obie strony – to już połowa sukcesu. Kolejnym krokiem jest jednak precyzyjne ustalenie, do kiedy pracownik pozostaje w zatrudnieniu oraz kiedy przypada ostatni dzień jego pracy. To właśnie na tym etapie pojawiają się kolejne wątpliwości i błędy. Dlatego zasady liczenia okresów wypowiedzenia – w dniach, tygodniach oraz miesiącach – podsumowaliśmy w poniższej tabeli.

Często pracodawcy i pracownicy zapominają, że do okresu zatrudnienia w danym zakładzie pracy wlicza się również okres wypowiedzenia umowy. Oznacza to, że jeżeli w trakcie biegu okresu wypowiedzenia pracownik osiągnie 3-letni staż pracy, właściwy staje się dłuższy, trzymiesięczny okres wypowiedzenia, który należy zastosować, mimo że w momencie składania wypowiedzenia staż ten nie był jeszcze osiągnięty.

Wydłużenie i skrócenie okresu wypowiedzenia

Ustawodawca przewidział możliwość wydłużenia okresu wypowiedzenia w przypadku pracowników zatrudnianych na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie. Okres wypowiedzenia może być wydłużony z „standardowych” 2 tygodni do 1 miesiąca lub z 1 miesiąca do 3 miesięcy.

Ponadto, dopuszczalne jest ustalenie w umowie dłuższego okresu wypowiedzenia niż ustawowy, pod warunkiem, że takie rozwiązanie będzie korzystne z perspektywy pracownika (SN I PZP 46/94, OSNP z 1995, Nr 7, poz. 87). Oceny korzyści dokonuje się w momencie zawarcia umowy.

Kodeks pracy dopuszcza także skrócenie okresu wypowiedzenia, o ile pracodawca i pracownik wspólnie wyrażą na to zgodę. Na mocy art. 36 § 6 Kodeksu pracy strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Ustalenie takie nie zmieni trybu rozwiązania umowy o pracę.

Skrócenie okresu wypowiedzenia jest możliwe również, jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony następuje z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. Wówczas pracodawca może skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia do najwyżej 1 miesiąca. Pracownikowi będzie przysługiwać odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.