HR Detektywi #177: Wnioski ZUS o potwierdzenie stażu pracy, informacja o niewypłacaniu świadczenia urlopowego i nietworzeniu ZFŚS, długie weekendy w administracji państwowej

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Wnioski ZUS o potwierdzenie stażu pracy

Na mocy nowelizacji Kodeksu pracy z dnia 26 września 2025 r. od 2026 roku do stażu pracy wliczą się okresy: prowadzenia działalności gospodarczej lub współpracy z osobą prowadzącą działalność, zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, wykonywania umowy zlecenia lub świadczenia usług, pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz okresy pracy zarobkowej za granicą. Nowe zasady liczenia stażu pracy obowiązują od 1 stycznia 2026 roku w jednostkach sektora finansów publicznych. Sektor prywatny zostanie objęty przepisami od 1 maja 2026 roku.

Sprawdź, jakie okresy doliczymy do stażu pracy? Czytaj więcej:HR Detektywi: Wydanie specjalne! Podsumowanie zmian w kadrach, płacach i HR 2025/2026. Status projektów w toku

Powyższe okresy zatrudnienia będą wliczane do zakładowego i ogólnego stażu pracy, od których zależy prawo i wysokość niektórych uprawnień pracowniczych. Chodzi m.in. o:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• długość okresu wypowiedzenia,
• wysokość odprawy w związku z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wysokość i prawo do dodatku stażowego,
• wysokość i prawo do nagrody jubileuszowej.

Jak udokumentować staż pracy? Instrukcja złożenia wniosku USP

Rozszerzone uprawnienia będą przysługiwać pracownikom, którzy odpowiednio udokumentują swój staż pracy. W większości przypadków wystarczy, że pracownicy pozyskają zaświadczenie z ZUS, potwierdzające okresy ubezpieczenia. Należy jednak pamiętać, że organ rentowy wystawi dokument potwierdzający wyłącznie te okresy, w których osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także okresy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w związku z korzystaniem z tzw. ulgi na start w przypadku JDG.

Wnioski o wystawienie zaświadczenia można złożyć wyłącznie elektronicznie. W tym celu należy zalogować się na konto eZUS i z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Usługi”. Z listy usług należy wybrać „Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (ta opcja powinna wyświetlić się po wpisaniu „USP” w wyszukiwarkę usług).

Dane osoby ubezpieczonej powinny uzupełnić się automatycznie. Użytkownik sam wskazuje, czy wnioskuje o potwierdzenie wszystkich okresów ubezpieczenia czy tylko wybranych (np. u konkretnego płatnika, podając jego NIP). Gotowy dokument należy podpisać elektronicznie (np. za pomocą profilu PUE ZUS) i wysłać do ZUS. Co istotne, nie musisz posiadać elektronicznego podpisu kwalifikowanego, aby złożyć wniosek USP.

Odpowiedź na wniosek (zaświadczenie lub odmowa wydania zaświadczenia) powinna pojawić się na koncie eZUS w skrzynce odbiorczej.

Jeżeli ubezpieczony chce wystąpić o zaświadczenie o okresach ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r. należy skorzystać z wniosku US-7, a nie USP. Te okresy nie są zapisane na koncie ubezpieczonego, dlatego nie można ich wskazać na wniosku USP.

Ile czasu pracownicy mają na udokumentowanie stażu pracy?

Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy zaliczane do stażu pracy. Termin 24 miesięcy liczony jest od:

• 1 stycznia 2026 r. – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych,
• 1 maja 2026 r. – jeśli pracownik zatrudniony u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych.

News 2: Ważny termin! Informacja o niewypłacaniu świadczenia urlopowego do 31 stycznia 2026

Świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS, gdyż zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku oraz nie zdecydowali się dobrowolnie utworzyć ZFŚS. W odróżnieniu od tzw. „wczasów pod gruszą” świadczenie urlopowe jest finansowane ze środków obrotowych, a nie środków z funduszu.

Czy każdy pracodawca musi wypłacać świadczenie urlopowe?

Pracodawcy mogą zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego, jednak muszą spełnić wymogi formalne, narzucone przez ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 3 ust. 3b ustawy, jeżeli u pracodawcy funkcjonuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, postanowienia o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia powinny być zawarte w tych aktach wewnątrzzakładowych. Taka rezygnacja może być okresowa, np. na jeden rok lub kilka kolejnych lat, może też być bezterminowa. 

Pozostali pracodawcy, którzy nie są objęci układem zbiorowym lub regulaminem wynagradzania, informacje o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Do kiedy i w jakiej formie przekazać informację o nietworzeniu funduszu?

W związku z powyższym pracodawcy, którzy nie posiadają regulaminu wynagradzania ani układu zbiorowego pracy, a w 2026 roku nie zamierzają tworzyć ZFŚS i wypłacać świadczenia urlopowego, powinni przekazać pracownikom stosowną informację do 31 stycznia 2026 roku.

Ustawa nie narzuca konkretnej formy takiej informacji. Może to być np.:

• umieszczenie komunikatu na tablicy ogłoszeniowej,
• przekazanie informacji w formie papierowej,
• przesłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej,
• udostępnienie informacji w systemie HR.

News 3: Długie weekendy w administracji państwowej. Odbiór dni wolnych za święta przypadające w sobotę w 2026 roku

W 2026 roku dwa święta przypadają w sobotę:

• 15 sierpnia 2026 – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, Święto Wojska Polskiego,
• 26 grudnia 2026 – drugi dzień Bożego Narodzenia.

To oznacza, że pracownikom przysługują dwa dodatkowe dni wolne od pracy. Co do zasady termin ich odbioru wyznacza pracodawca. W niektórych firmach spotyka się jednak rozwiązanie, w którym pracodawca pozostawia pracownikom swobodę wyboru terminu odbioru dnia wolnego.

Bez względu na to, czy o terminie odbioru dnia wolnego decyduje pracodawca czy pracownik, dzień ten musi przypadać w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym występuje święto. Jeżeli w firmie obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy – odbiór powinien nastąpić w tym samym miesiącu.

Choć mamy dopiero początek roku i do wskazanych świąt jest jeszcze sporo czasu, niektórzy pracodawcy już teraz podjęli decyzję, które dni wyznaczą jako wolne. Takie podejście pozwala pracownikom z wyprzedzeniem zaplanować urlopy oraz inne zobowiązania, a jednocześnie sprzyja lepszej organizacji pracy w firmie.

Kiedy przypadają dni wolne w administracji państwowej?

Pracownicy administracji państwowej mogą już dziś planować odpoczynek. Prezes Rady Ministrów podpisał bowiem zarządzenie z dnia 5 stycznia 2026 r. w sprawie wyznaczenia dla członków korpusu służby cywilnej dni wolnych od pracy. W zamian za święta przypadające w sobotę dniami wolnymi od pracy zostały wyznaczone 14 sierpnia 2026 r. (piątek) oraz 28 grudnia 2026 r. (poniedziałek).

Pracownicy administracji mogą więc liczyć na:
– długi weekend sierpniowy od 14 do 16 sierpnia (piątek–niedziela),
– wydłużoną przerwę świąteczną od 24 do 28 grudnia (czwartek–poniedziałek).

Sprawdź, jak zaplanować urlop w 2026 roku. Czytaj tutaj!

Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów obejmuje pracowników korpusu służby cywilnej, a więc m.in. pracowników urzędów administracji rządowej, ministerstw, urzędów wojewódzkich czy służb mundurowych.