HR-owe Koło Ratunkowe: Premia za polecenie kandydata do pracy

Program poleceń pracowniczych. Dlaczego warto go wprowadzić?

Coraz więcej pracodawców sięga po programy poleceń pracowniczych, traktując je jako realne wsparcie w procesie rekrutacji. Dlaczego takie programy są skuteczne? Pracownicy często dysponują własnymi, bardzo wartościowymi sieciami kontaktów zawodowych. Utrzymują relacje z osobami, z którymi współpracowali w poprzednich miejscach pracy lub z którymi wspólnie uczestniczyli w kursach czy szkoleniach podnoszących kwalifikacje. Znają ich poziom zaangażowania, styl pracy oraz efekty, jakie osiągali.

Dzięki temu potrafią wskazać kandydatów sprawdzonych w praktyce – takich, którzy osiągali dobre wyniki, dobrze funkcjonowali w zespołach i potrafią odnaleźć się w realiach organizacyjnych. Ta wiedza „z pierwszej ręki” sprawia, że polecenia pracownicze mają wysoką jakość. Pracownik polecający nie tylko rekomenduje CV, ale dzieli się własnym doświadczeniem i oceną potencjału kandydata, co znacząco zwiększa trafność rekrutacji.

Zanim jednak firma zdecyduje się na wprowadzenie programu poleceń, warto mieć pełną świadomość konsekwencji formalnych, a w szczególności zasad rozliczania nagród za polecenie w kontekście składek ZUS i podatku PIT.

Regulamin programu poleceń pracowniczych

Pracodawca, wprowadzając program poleceń pracowniczych, powinien jasno określić kryteria otrzymania nagród. Brak transparentnych zasad może bowiem prowadzić do niepotrzebnych konfliktów z pracownikami. Kluczowe jest zatem przygotowanie regulaminu programu poleceń, który najważniejsze założenia, w szczególności:

• kto może korzystać z programu poleceń – wyłącznie pracownicy czy też osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, dzieło, B2B);
• jakich stanowisk dotyczy program poleceń – czy program obejmuje wszystkie rekrutacje w firmie, czy jedynie wybrane stanowiska, działy, role trudne do obsadzenia, wymagające wyższych kwalifikacji;
• jakie nagrody są przewidziane – najczęściej jest to świadczenie pieniężne, ale mogą to być też np. vouchery czy dodatkowe dni wolne;
• w jaki sposób zatrudnieni zgłaszają rekomendacje;
• jakie warunki musi spełnić kandydat do pracy, aby powstało prawo do nagrody – pracodawca powinien zdecydować czy premia będzie przysługiwać już po zatrudnieniu kandydata czy po zakończeniu okresu próbnego lub przepracowaniu określonego czasu;
• jakie sytuacje wyłączają prawo do nagrody, np. polecenie kandydata, który wcześniej sam aplikował lub był już w procesie rekrutacyjnym.

Premia za polecenie kandydata do pracy a zaliczka na podatek

Choć formy gratyfikacji w ramach programu poleceń mogą być różne, najczęściej firmy decydują się na wypłatę świadczeń pieniężnych, zwanych również nagrodą, premią lub bonusem za polecenie. Wraz z takim rozwiązaniem pojawia się jednak istotne pytanie: jak kwalifikować tego rodzaju premię na gruncie przepisów podatkowych? Czy premia za polecenie kandydata wypłacona pracownikowi powinna zostać uznana za przychód ze stosunku pracy, a tym samym podlegać opodatkowaniu na zasadach właściwych dla innych składników wynagrodzeń pracowniczych?

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

O interpretację indywidualną w tej sprawie wystąpiła firma, która utworzyła program poleceń pracowniczych, skierowany do pracowników oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych (Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 17 marca 2025 r. 0114-KDIP3-1.4011.68.2025.1.AK) . Za skuteczne polecenie osoba polecająca otrzymywała jednorazowe świadczenie pieniężne w wysokości określonej w regulaminie. Poszukiwania nowych pracowników nie należało do obowiązków wykonywanych przez osoby polecające, tzn. nie wynikało bezpośrednio z umów o prace lub umów cywilnoprawnych. Zdaniem spółki świadczenie pieniężne powinno być kwalifikowane jako przychód z innych źródeł. Dyrektor KIS uznał takie podejście za prawidłowe.

Podobne stanowisko możemy znaleźć m.in. w Interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dn. 28 maja 2024 r. 0112-KDIL2-1.4011.252.2024.2.TR, o czym pisaliśmy w #109 wydaniu HR Detektywi.

Podsumowując, w celu odpowiedniego zakwalifikowania świadczenia za polecenie pracownika, kluczowe jest przeanalizowanie warunków nabycia premii ustalonych w regulaminie programu. Jak wynika z ostatnich interpretacji fiskusa, jeżeli program poleceń:

• jest adresowany nie tylko do pracowników, ale także do innych osób niebędących pracownikami np. zleceniobiorców, samozatrudnionych,
• udział w programie jest dobrowolny – polecenie kandydatów do pracy nie wynika z zakresu obowiązków pracownika czy zleceniobiorcy,
• premie mają charakter jednorazowych świadczeń

to świadczenia pieniężnego (nagrody, premii, bonusu) za polecenie nie należy traktować jako przychodu ze stosunku pracy. Wówczas taka nagroda będzie stanowić przychód z innych źródeł. Pracodawca, wykazuje przychód w deklaracji PIT-11 w kategorii „inne źródła”, lecz nie ma obowiązku pobrania zaliczki na podatek dochodowy w momencie wypłaty nagrody. Pracownik samodzielnie rozliczy podatek w zeznaniu rocznym.

Inaczej należy potraktować premie wypłacone z programu poleceń skierowanego wyłącznie do pracowników. Wówczas, zdaniem fiskusa, powstanie przychód ze stosunku pracy, a pracodawca zobowiązany będzie do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy:

Składki ZUS od premii za polecenie kandydata do pracy

W konsekwencji, nagroda za polecenie kandydata do pracy, która została zakwalifikowana jako przychód z innych źródeł nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników. Potwierdził to Zakład Ubezpieczeń Społecznych w decyzji z dn. 13 maja 2024r. znak DI/100000/43/314/2024. Zdaniem ZUS: „nie jest bowiem prawnie możliwe uwzględnienie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należności, które nie stały się przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych”. Natomiast oskładkowane będą premie, które zostały zakwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy – kiedy program został skierowany wyłącznie do pracowników.