HR Detektywi #172: Układy zbiorowe pracy na nowych zasadach, limit 30-krotności na 2026 rok, korekta odpisu na ZFŚS w grudniu

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Układy zbiorowe pracy na nowych zasadach. Procedura zgłaszania

13 grudnia 2025 roku weszła w życie ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. Nowe przepisy mają uprościć procedurę zawierania układów zbiorowych oraz ich rejestracji, co ma służyć rozpowszechnieniu układów w zakładach pracy.

Zakres układów zbiorowych

To strony porozumienia decydują, jakie sprawy zostaną uregulowane w układzie zbiorowym pracy. Nowa ustawa nie narzuca zamkniętego zakresu regulacji, a jedynie wskazuje przykładowy katalog zagadnień, które mogą zostać objęte jego postanowieniami. Obejmuje on nie tylko podstawowe kwestie prawa pracy, takie jak wynagrodzenie czy czas pracy. Wśród przykładowych obszarów wskazanych w ustawie znajdują się też sprawy związane z przeciwdziałaniem naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz mobbingowi. Ustawa wymienia również możliwość regulowania kwestii dotyczących godzenia życia zawodowego z życiem prywatnym, a także zarządzania wiekiem i wspierania aktywnego starzenia się pracowników.

Zawarcie układu zbiorowego pracy następuje w drodze rokowań. Zgodnie z nowymi przepisami w trakcie rokowań strony mogą zdecydować o zaangażowaniu mediatora, którego zadaniem będzie udzielenie pomocy w osiągnięciu porozumienia co do treści układu. Układy zawiera się w formie pisemnej na czas określony lub nieokreślony.

Nowe zasady rejestracji układów zbiorowych pracy

Kluczową zmianą jest odejście od papierowej rejestracji układów zbiorowych. Układy mają być rejestrowane elektronicznie w Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy. Choć nowe przepisy już obowiązują, to centralny system teleinformatyczny nie został jeszcze uruchomiony. Minister właściwy do spraw pracy ma dwa lata na stworzenie KEUZP od dnia wejścia w życie ustawy.

W okresie przejściowym zgłoszenia układów zbiorowych należy przekazywać drogą elektroniczną do ministra właściwego do spraw pracy. Zgłoszenie, zawierające wymagane informacje, powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Do niego należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych. Zgłoszenia układów zbiorowych można dokonać poprzez e-Doręczenia, Elektroniczną Skrzynkę Podawczą lub mailowo. Obowiązek dotyczy wyłącznie nowych układów zbiorowych i protokołów. Nie należy zgłaszać układów, które już wcześniej zostały zarejestrowane papierowo. Szczegóły procedury i wzory zgłoszeń zostały zamieszczone na stronie www.gov.pl.

News 2: Limit 30-krotności na 2026 rok

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega rocznemu ograniczeniu. W ciągu roku kalendarzowego podstawa ta, liczona narastająco, nie może przekroczyć trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Kwotę ograniczenia rocznej podstawy ogłasza minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego w drodze obwieszczenia w „Monitorze Polskim”.

Zgodnie z obwieszczeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia:

• kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne
  i rentowe w roku 2026 wynosi 282 600 zł;
• przyjęta do jej ustalenia kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wynosi 9420 zł.

Czytaj więcej o przekroczeniu limitu podstawy składek emerytalno-rentowych!

Przekroczenie limitu podstawy składek i co dalej?

Po przekroczeniu tzw. limitu trzydziestokrotności podstawy wymiaru składek, płatnik zaprzestaje naliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe aż do końca roku kalendarzowego. Ograniczenie to obejmuje zarówno część składek finansowaną przez pracownika, jak i tę pokrywaną przez pracodawcę. Ograniczenie dotyczy wszystkich tytułów ubezpieczenia, od których w danym roku osoba opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe m.in. umowy o pracę, zlecenia, składek odprowadzanych w ramach działalności gospodarczej. Dlatego moment przekroczenia limitu powinien kontrolować nie tylko pracodawca, ale także sam pracownik, w szczególności jeżeli posiada umowy z różnymi podmiotami.

News 3: Korekta odpisu na ZFŚS. Ważny termin!

Do końca grudnia pracodawcy, którzy tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, mają obowiązek dokonania korekty odpisu na ten fundusz.

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS wysokość odpisu na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Z kolei odpis na pracownika, który wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej.

Pracodawca ma obowiązek zasilenia rachunku funduszu do końca maja danego roku kwotą odpowiadającą 75% odpisu, a następnie do końca września pozostałymi środkami.

Dlaczego dokonuje się korekty odpisu na ZFSŚ? 

Odpis na początku roku tworzy się w oparciu o prognozowane dane o przeciętnym zatrudnieniu. W trakcie roku liczba pracowników może jednak ulec istotnym zmianom. Dlatego na koniec roku należy porównać prognozy z początku roku ze stanem faktycznym, a w razie różnic – dokonać korekty odpisu. Korekty dokonuje się wyłącznie w stosunku do odpisów obowiązkowych, a nie w stosunku do odpisów dobrowolnych.

W celu obliczenia stanu zatrudnienia w poszczególnych miesiącach wykorzystuje się jedną z metod statystycznych stosowanych przez GUS:

• metodę średniej arytmetycznej – zalecana w przypadku dużej płynności kadr lub dużej ilości urlopów bezpłatnych, stany zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu należy zsumować, a następnie sumę podzielić przez ilość dni w miesiącu;
• metodę uproszczoną – zalecana przy stabilnej sytuacji kadrowej, sumę stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez dwa;
• metodę średniej chronologicznej – sumuje się połowę liczby zatrudnionych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz dodaje się liczbę zatrudnionych w 15. dniu miesiąca. Wynik dzieli się przez dwa. Metodę mogą wykorzystywać podmioty ze stabilną sytuacją kadrową.

Przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach należy zsumować i podzielić przez liczbę miesiący, czyli 12.

Wartość odpisu na ZFŚS stanowi dla pracodawcy koszt podatkowy w momencie jego przekazania na rachunek funduszu. W przypadku korekty należy zatem pamiętać o zmianie kwoty kosztów uzyskania przychodu wynikających z dokonanych ostatecznie odpisów. Zmniejszenie kosztów będzie konieczne także wtedy, kiedy pracodawca nie wycofa nadwyżki z rachunku funduszu.