HR-owe Koło Ratunkowe: Prezenty dla pracowników. Czy stanowią przychód ze stosunku pracy? Czy należy naliczyć od ich wartości składki ZUS?

Kultura docenienia i upominki dla pracowników a konsekwencje podatkowe

Celebracja – uznanie, docenienie i upamiętnienie ważnych wydarzeń, osiągnięć lub momentów w życiu firmy to kapitalna forma wyrażania wartości, którymi kieruje się organizacja. 

Praktyki celebrowania mogą przybierać różnorodne formy: od formalnych, zinstytucjonalizowanych programów doceniania, takich jak zdigitalizowany moduł doceniania w Empliset (kliknij i zobacz więcej), aż po bardziej nieformalne, codzienne gesty uznania. 

W taką kulturę docenienia wpisują się prezenty lub upominki przekazywane pracownikom, jednak należy mieć na uwadze, że każde powiększenie przychodu pracownika rodzi konsekwencje podatkowe oraz na gruncie składek ZUS. 

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co jest przychodem ze stosunku pracy?

Art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, 
• dodatkowe składniki wynagrodzenia,
• nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Kiedy pracownik musi zapłacić podatek od przychodów ze stosunku pracy?

Jak wynika z art. 11 ustawy o PDOF przychodami rodzącymi obowiązek podatkowy są otrzymane w roku kalendarzowym pieniądze lub postawione do dyspozycji podatnika wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy wartość pieniężną świadczeń w naturze, określa się na podstawie cen rynkowych z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń w myśl art. 11 ust. 2a ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4. w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Czy wszystkie świadczenia ponoszone przez pracodawcę za pracownika będą dla pracownika stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu? Wyrok Trybunału Konstytucyjnego 

Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego, czy są dokonywane w formie pieniężnej, czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu, muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej, która może wystąpić w dwóch postaciach: 

1. prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo
2. do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi.

Zgodnie z wykładnią Trybunału, brak spełnienia przynajmniej jednej w przytoczonych przesłanek wyklucza możliwość uznania danego świadczenia otrzymanego od pracodawcy za przychód pracownika.

Składki ZUS od przychodów uzyskanych ze stosunku pracy  

Decydujące znaczenie dla celów ustalenia obowiązku naliczenia składek na ubezpieczenia, jest rozpoznanie u pracownika przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tak wynika z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Czy przekazanie pracownikowi prezentu świątecznego stanowi przychód ze stosunku pracy obciążony również składkami ZUS?

Wartość benefitów pracowniczych, która jest w całości finansowana ze środków obrotowych pracodawcy, z punktu widzenia przepisów fiskalnych jest traktowana jak inne świadczenia, co oznacza, że stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i tym samym oskładkowaniu. 

W ustaleniu, które benefity będą stanowiły dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu, należy przywołać orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13). 

Wskazano w nim, że za przychód pracownika mogą być uznane wyłącznie takie świadczenia, które łącznie spełniają trzy przesłanki:

• świadczenia spełnione są za zgodą pracownika (dobrowolność korzystania z benefitów);
• świadczenia spełnione są w interesie pracownika, a nie pracodawcy, oraz przynoszą pracownikowi wymierną korzyść materialną;
• przypisane są indywidualnie do osoby pracownika.

Kwalifikacja prezentu od pracodawcy, na gruncie przepisów podatkowych, niejednokrotnie jest przedmiotem pytań zadawanych we wnioskach o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych.

Czy prezent dla pracownika może zostać uznany za darowiznę? Interpretacja organów podatkowych

Organy skarbowe coraz częściej akceptują stanowisko Wnioskodawców, którzy twierdzą, że nie każde świadczenie od pracodawcy stanowić musi przychód ze stosunku pracy. Jeśli świadczenie ma formę nagrody za wykonaną pracę, nie stanowi darowizny. I odwrotnie – jeśli przyjąć, że przekazanie prezentu nie wynika z wykonanej pracy, można uznać go za darowiznę, a tym samym jego wartość nie podlega opodatkowaniu PIT.

Jeżeli otrzymany prezent od pracodawcy można zakwalifikować jako darowiznę, która nie podlega opodatkowaniu PIT, z tytułu jego otrzymania nie będą również należne składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Taka konkluzja wynika z zastosowania wyłączenia przedmiotowego, zgodnie z którym przepisów ustawy o PIT nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków od darowizn. Regulacja ta pozwala w praktyce uniknąć podwójnego opodatkowania tego samego przychodu (podatkiem PIT i podatkiem od spadków i darowizn).

Czy pracodwawca ma obowiązek pobierać podatek od wartości prezentów wręczanych pracownikom? Czy tego typu nieodpłatne świadczenia to przychód ze stosunku pracy? Przydatne interpretacje organów podatkowych

Interpretacja KIS z dnia 14.02.2024 r., numer 0112-KDIL2-1.4011.39.2024.2.DJ

(…) powołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznać należy, że planowane przekazywanie pracownikom prezentów (upominków), o których mowa we wniosku, a które nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę lecz ich celem będzie uhonorowanie pracownika i sprawienie mu przyjemności lub wyrażenie podziękowania bądź złożenia kondolencji (w zależności od okoliczności) w ważnym dla niego dniu, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom prezentów (upominków) w okolicznościach wskazanych we wniosku, nie będzie stanowić dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem z ww. tytułu nie będą na Państwu ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy.

Czy paczki świąteczne z ZFŚS podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Paczki świąteczne, jako element świadczeń świątecznych dla pracowników, należą do tzw. pomocy materialnej (rzeczowej), która mieści się w definicji działalności socjalnej, określonej w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Działalność ta finansowana jest z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.  

Święta Bożego Narodzenia nie są kryterium, które decyduje o przyznaniu pomocy. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest funduszem okolicznościowym, jednak najczęściej to właśnie w czasie Świąt Bożego Narodzenia pracodawcy decydują się na dodatkowe wsparcie pracowników, co generuje wydatki i uzasadnia korzystanie ze wsparcia funduszu. Dowiedz się więcej o tym czy od przekazanych paczek świątecznych finansowanych z ZFŚS pracownik musi zapłacić podatek. Kliknij tutaj >