HR Detektywi #165: Druga wersja nowelizacji ustawy o PIP, podpis kwalifikowany w mObywatelu, wypłata dodatku za nadgodziny przy zmianie czasu na zimowy

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Nowa wersja projektu ustawy o PIP

Resort pracy po konsultacjach przedstawił drugą wersję projektu nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Nie zrezygnowano z nowej kompetencji inspektorów, którzy będą mogli stwierdzić istnienie stosunku pracy, gdy umowa zlecenie, dzieło lub tzw. B2B jest świadczona na warunkach właściwych dla umowy o pracę ( art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Doprecyzowano jednak skutki, jakie będzie wywoływać taka decyzja.

Nowe uprawnienia inspektorów. Czytaj o reformie PIP w cyklu HR Detektywi!

Decyzja inspektora wpłynie na składkę zdrowotną i fundusze pozaubezpieczeniowe

Skutki decyzji inspektora w zakresie opodatkowania, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, oraz obowiązkowych wpłat na fundusze (FP i FGŚP) za okres od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia doręczenia decyzji pracodawcy zostaną wstrzymane do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania – do dnia prawomocnego orzeczenia sądu. Poprzednia wersja zawierała lukę prawną, gdyż nie odnosiła się do skutków w zakresie składek na ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Obowiązki pracodawcy zostaną jednak wstrzymane tylko w odniesieniu do wcześniejszych okresów – sprzed dnia doręczenia decyzji PIP. Za okres od dnia doręczenia decyzji pracodawca będzie miał obowiązek zatrudniać osobę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, opłacać składki i podatek, nawet jeżeli sprawa nie została jeszcze rozstrzygnięta ostatecznie przez sąd.

Decyzji inspektora nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a w szczególności nie może prowadzić do wypowiedzenia mu umowy o pracę.

Nowością jest umożliwienie stronom zawarcie ugody w sprawie – lecz jedynie za zgodą Głównego Inspektora Pracy.

Dłuższy termin na odwołanie

Resort pracy zapowiada również zmianę terminu na wniesienie odwołania od decyzji, która przekształci umowę cywilnoprawną w etat. W pierwotnej wersji firma miała na to jedynie 7 dni. Tymczasem powszechnie przyjęte jest w procedurze administracyjnej, że strona ma 14 dni na złożenie odwołania. Ponadto sprawy o ustalenie stosunku pracy są zwykle bardzo złożone, wymagają analizy i przedstawienia odpowiednich dowodów. Resort przychylił się do uwag pracodawców, a termin ma zostać wydłużony 14 dni.

News 2: Podpis kwalifikowany w mObywatelu. Komentarz eksperta

Od 23 października 2025 roku aplikacja mObywatel umożliwia podpisywanie dokumentów bezpłatnym podpisem kwalifikowanym. Każdy użytkownik może w ten sposób podpisać do 5 dokumentów miesięcznie. Polska staje się tym samym pierwszym krajem w Unii Europejskiej, który wprowadza takie rozwiązanie na szeroką skalę w aplikacji w telefonie, który masz zawsze pod ręką.

Nowa funkcjonalność powstała dzięki współpracy Ministerstwa Cyfryzacji i Centralnego Ośrodka Informatyki z dostawcami usług zaufania: Asseco Data Systems, Enigma, KIR i PWPW.

Podpis w mObywatelu – mały krok dla technologii, wielki skok dla HR. Przeczytaj artykuł na blogu i komentarz Moniki Smulewicz!

Kiedy podpis kwalifikowany jest przydatny w procesach HR?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis, który jest równoznaczny
z podpisem odręcznym. Na co dzień jest on przydatny przy zawieraniu różnych umów na odległość, w szczególności umów cywilnoprawnych np. umów kupna lub umów najmu. Jeżeli dla skuteczności danej czynności prawnej wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, można skorzystać również z podpisu kwalifikowanego.

O ile przedstawiciele pracodawców często posiadają podpisy kwalifikowane od dostawców usług zaufania, ponieważ regularnie muszą z nich korzystać, to pracownicy wykorzystują je znacznie rzadziej. Poza tym wyrobienie podpisu kwalifikowanego wiąże się z dosyć wysoką opłatą.

Nowy rozdział w digitalizacji dokumentacji pracowniczej

Dotychczasowa bariera, jaką stanowiły ograniczenia w uzyskaniu przez pracowników cyfrowego podpisu, zgodnego z wymogami art. 25 rozporządzenia eIDAS, przestają mieć rację bytu. Ogólnodostępny, kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, pozwala na wdrożenie w pełni elektronicznych akt osobowych (e-teczki). Wymóg każdorazowego podpisania dokumentów pracowniczych przez obie strony stosunku pracy, czyli pracodawcę (lub upoważnionego pracownika, np. kierownika lub specjalistę kadr, płac i HR) oraz pracownika staje się przyjemnym, wygodnym i bezpiecznym etapem digitalizacji HR.

Przeczytaj komentarz eksperta!

Udostępnienie podpisu kwalifikowanego w mObywatelu znacząco usprawni codzienne procesy HR w firmach. Nie dziwi więc, że nowa funkcjonalność jest szeroko komentowana przez liderów HR. My o opinię poprosiliśmy eksperta z firmy Soneta sp. z o.o., producenta oprogramowania enova365, Miłosza Papla, Zastępcę kierownika projektu Workflow. Ekspert wyjaśnia, jakie korzyści przyniesie cyfrowy podpis i jednocześnie przypomina bezpiecznym, świadomym korzystaniu z nowych narzędzi.

Cyfrowy podpis w aplikacji mObywatel to krok w stronę nowoczesnego państwa i społeczeństwa, ale też test naszej cyfrowej dojrzałości. Wprowadzenie podpisu elektronicznego do aplikacji mObywatel to nie tylko technologiczna aktualizacja. To sygnał, że cyfrowa administracja publiczna, czy szerzej: cyfrowe społeczeństwo, to nasza codzienność. Już teraz możemy cyfrowo podpisywać dokumenty, odbierać pisma przez e-Doręczenia, wysyłać i odbierać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki nowej funkcji mObywatela zrobimy to szybciej, wygodniej i bezpieczniej.

Pamiętajmy jednak o najważniejszym: bezpieczeństwo nie zależy od aplikacji, tylko od użytkownika. Technologia może być zaawansowana, ale jeśli klikamy „podpisz” bez czytania, to nawet najlepsze szyfrowanie nie pomoże. To trochę jak zostawienie kluczy w drzwiach i dziwienie się, że złodziej skorzystał z okazji. Cyfrowe społeczeństwo to nie tylko systemy i standardy. To przede wszystkim świadomi obywatele, którzy wiedzą, że kodu PIN nie należy zapisywać na ścianie bankomatu, a przelew „na wnuczka” to nie nowa funkcja w aplikacji.

enova365 wychodzi naprzeciw tym potrzebom, oferując rozwiązania, które wspierają bezpieczne i zgodne z przepisami procesy biznesowe — od cyfrowego podpisywania dokumentów, przez e-Doręczenia, po integrację z KSeF. Dbamy również o to, by dane przechowywane w systemie były bezpieczne, a mechanizmy logowania użytkowników spełniały najwyższe standardy bezpieczeństwa. Bo cyfryzacja to nie tylko wygoda, ale też odpowiedzialność — po stronie systemów i po stronie użytkowników.

Miłosz Papla
^{Zastępca kierownika projektu Workflow}

Soneta e-Podpis Konektor to dodatek do systemu enova365, który umożliwia szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów elektronicznych


Usługa e-Podpis Konektor jest zintegrowana z Platformą Autenti. Za jej pomocą można podpisać: umowy z kontrahentami i pracownikami, dokumenty urzędowe (np. sprawozdania finansowe, JPK), dokumenty księgowe i kadrowe (np. PIT-11, świadectwa pracy). Dzięki zastosowaniu podpisu kwalifikowanego procesy biznesowe przyspieszają! To szybszy obieg dokumentów, niższe koszty operacyjne i zgodność z przepisami – np. Kodeksem pracy, ustawą o e-Doręczeniach i regulacjami dot. podpisu elektronicznego. To lepsza organizacja pracy, bo dzięki procesom użytkownik skupia się na merytoryce, a system obsługuje technikalia i dba o poprawność procedury.


Uwaga! HR Alert cyberbezpieczeństwa! To musisz wiedzieć! 


Soneta e-Podpis Konektor zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Obsługiwane podpisy elektroniczne – zwykły, zaawansowany i kwalifikowany – są zgodne z rozporządzeniem eIDAS, co gwarantuje ich pełną ważność prawną na terenie Unii Europejskiej. Dane przesyłane w procesie podpisywania są szyfrowane, a dokumenty przechowywane są bezpośrednio w systemie ERP, co eliminuje ryzyko związane z zewnętrznymi repozytoriami. Dzięki temu organizacje mogą mieć pewność, że ich dokumentacja jest nie tylko dostępna i uporządkowana, ale również chroniona przed nieautoryzowanym dostępem.

News 3: Wypłata dodatku za nadgodziny przy zmianie czasu na zimowy

W nocy z 25 na 26 października 2025 roku nastąpiła zmiana czasu z letniego na zimowy. W niedziele zegarki przestawiliśmy o godzinę do tyłu z 3:00 na 2:00. Specjaliści kalkulujący wynagrodzenia za październik powinny zwrócić szczególną uwagę na pasek wypłat u osób, które pracowały wtedy na nocnej zmianie. Są to m.in. ochroniarze, pracownicy służby zdrowia, kierowcy czy pracownicy produkcyjni.

Zmiana czasu letniego na zimowy. Przeczytaj artykuł na blogu!

W październiku pamiętaj o wypłacie wynagrodzenia za dodatkową godzinę pracy oraz dodatku za pracę w porze nocnej!

Osoby, które pracowały w nocy z soboty na niedziele wykonywały swoje obowiązki o godzinę dłużej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca układając harmonogram uwzględnił zmianę czasu i skrócił czas pracy o jedną godzinę. Na przykład zamiast pracy od 22:00 do 6:00, pracodawca mógł zaplanować pracę od 22:00 do 5:00. Taki harmonogram przy zmianie czasu daje 8 przepracowanych godzin.

Jeżeli pracodawca nie uwzględnił zmiany czasu w harmonogramie, zatrudnieni pracowali w nadgodzinach. W naszym przykładzie, pracownik na zmianie od 22:00 do 6:00 zamiast 8 godzin przepracował 9 godzin. Za dodatkową, dziewiątą godzinę pracy przysługuje mu:

• wynagrodzenie normalne oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 100% (gdyż godzina ta przypada w niedziele),
• dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Pracodawca, zamiast wypłacać dodatek, może również udzielić pracownikowi czasu wolnego, Zgodnie z art. 151² Kodeksu pracy odbiór nadgodzin odbywa się na wniosek pracownika w stosunku 1:1 (1 godzina czasu wolnego za 1 przepracowaną nadgodzinę) lub na podstawie decyzji pracodawcy w stosunku 1:1,5 (1,5 godziny czasu wolnego za 1 przepracowaną nadgodzinę).

Czy pracodawca mógł zaplanować przerwę w pracy i w ten sposób uniknąć wypłaty dodatkowego wynagrodzenia?

Pracodawca w nocy z 25 na 26 października nie mógł zaplanować pracownikowi godzinnej przerwy w pracy, jeżeli nie stosuje systemu przerywanego czasu pracy lub nie wprowadził w regulaminie pracy godzinnej przerwy niewliczanej do czasu pracy na podstawie art. 141 Kodeksu pracy.

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

Zdobądź prestiżowy certyfikat i kompetencje specjalisty kadr i płac. Dołącz do prawdopodobnie najlepiej zaprojektowanego kursu, który łączy wiedzę i praktykę!
Start: 21.05.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź