Świadectwo pracy. Jak wystawić w 2025 i 2026 roku? Pobierz ebook i wzór z komentarzem

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wręcza pracownikowi w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Wzór świadectwa zawiera określone przepisami informacje, które mają na celu ustalenie przez kolejnego pracodawcę uprawnień dla pracownika.

• Pobierz e-book i poznaj zasady wydawania świadectw pracy (w tym niestandardowe przypadki).
• Dowiedz się, jakie dane uwzględnić w treści dokumentu zgodnie z przepisami.
• Dla osób, które pobrały e-book dodatkowo do pobrania interaktywny wzór świadectwa pracy!

Jakie informacje powinny znaleźć się w świadectwie pracy?

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;
2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
5. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
6. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
11. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy;
12. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
13. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
16. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
17. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
18. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
19. należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Sprostowanie świadectwa pracy

Gdy pracownik stwierdzi, że wskazane w świadectwie pracy dane nie są zgodne z prawdą, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Mówi o tym art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy.

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Gdy wniosek pracownika będzie uzasadniony, sąd zmusi pracodawcę do wydania sprostowanego świadectwa.

Pracodawca zawiadamia pracownika – w postaci papierowej lub elektronicznej – o negatywnym rozpatrzeniu wniosku w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania. W razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.

W dniu wydania nowego świadectwa pracy zgodnie z wnioskiem pracownika, poprzednie świadectwo należy usunąć z akt osobowych i zniszczyć.

Wydanie świadectwa pracy. Ile dni ma pracodawca, aby wydać świadectwo pracy?

Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie zawartej umowy.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz okresów wykonywania takiej pracy.

Jak wystawić i komu przekazać świadectwo pracy w przypadku śmierci pracownika?

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Niewydanie świadectwa pracy stanowi naruszenie praw pracownika. Pracodawcy, który nie wywiąże się z tego obowiązku, grozi kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Aktualny wzór świadectwa pracy znajduje się w Obwieszczeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2024 poz. 1016).