Paski płacowe. Jak prawidłowo udostępnić je pracownikom?

Czym są paski wynagrodzeń i czy pracodawca jest zobowiązany co miesiąc wydawać je pracownikom?

Pasek wynagrodzeń to dokument zawierający wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika, uzyskanego w danym miesiącu, z wyszczególnionymi składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczką na podatek.

Takim dokumentem może być pasek wynagrodzeń. Ponadto pracodawca powinien udostępnić regulaminy wynagradzania lub premiowania, na podstawie których liczona jest płaca. Poza tym wyjątkiem, mimo braku „kodeksowego” obowiązku wydawania pasków wynagrodzeń, w wielu firmach jest to powszechna praktyka, często uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych.

Dlaczego warto udostępniać paski wynagrodzeń pracownikom?

Paski wynagrodzeń pozwalają pracownikom kontrolować wynagrodzenie na bieżąco, a wszystkie niejasności mogą być wyjaśnione od razu. Zdarza się, że pracownicy wychwytują ewentualne błędy w naliczeniach i zgłaszają je do działu kadr i płac. Z perspektywy pracownika, paski wynagrodzeń ułatwiają planowanie finansów osobistych, ponieważ jasno pokazują, jakie potrącenia i składniki składają się na ostateczną kwotę wypłaty. Jeżeli osoba pracuje w kilku podmiotach, łatwiej jest nadzorować moment przekroczenia progu podatkowego czy limitu 30-krotności. Praktyka ta buduje również poczucie przejrzystości i zaufania w relacjach pracownik–pracodawca.

W jakiej formie pracodawca może udostępnić paski wynagrodzeń?

Przepisy nie określają, w jakiej formie pracodawca udostępnia dane o wynagrodzeniu. Dopuszczalne jest zatem przekazanie takiej informacji zarówno papierowo, jak i elektronicznie, jako załącznik do wiadomości e-mail, lub za pośrednictwem pulpitów pracowniczych udostępnianych przez większość systemów kadrowo-płacowych dostępnych na rynku.

Czy pasek wynagrodzenia może być wysłany na prywatny adres e-mail zatrudnionego?

Przesłanie pasków wynagrodzeń elektronicznie jest dużo wygodniejsze niż ich wydruk, spakowanie pasków do kopert i przekazanie pracownikom. Jak więc bezpiecznie przekazać dane płacowe elektronicznie?

Przede wszystkim, jeżeli pracodawca zdecyduje się na wysyłkę pasków wynagrodzeń na prywatne adresy e-mail, pracownicy muszą wyrazić na to pisemną zgodę. Dlaczego? Kodeks pracy wskazuje, jakie dane pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika (art 22¹ § 1 i 3). Nie znajdziemy tam prywatnego adresu e-mail.

Zgodnie z przepisami RODO, zgoda pracownika na udostępnienie prywatnych danych kontaktowych, powinna być całkowicie dobrowolna. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą do niekorzystnego traktowania pracownika oraz nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji wyciąganych wobec zatrudnionego. Ponadto pracodawca na takiej zgodzie powinien wyraźnie określić cel przetwarzania danych osobowych pracownika.

Sprawdź, jak chronić dane wrażliwe w firmie! Dołącz do Akademii Inspektora Danych!

Z kolei pracodawca, który zdecyduje się wysyłać paski wynagrodzeń na służbowe maile, powinien mieć pewność, że do skrzynki mailowej ma dostęp jedynie pracownik, którego ten pasek dotyczy.

Wskazane jest również, aby pliki z paskami wynagrodzeń były zabezpieczone indywidualnym hasłem, które zna jedynie pracownik. Hasło te powinno być cyklicznie aktualizowane.

 (..) aby było możliwe przekazanie przez pracodawcę paska wynagrodzeń pracownikowi w formie elektronicznej na prywatny adres e-mail, wówczas niezbędna jest zgoda pracownika na przekazanie pasków wynagrodzeń drogą mailową, gdyż art. 22 (1) § 3 Kodeksu pracy reguluje enumeratywnie jakich danych pracodawca może żądać od pracownika, przy czym adres e-mail nie należy do obligatoryjnych danych osobowych jakich może żądać pracodawca. Zgodnie z art. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zgoda musi być dobrowolna wyrażona w pisemnym oświadczeniu i jednoznacznie precyzować w sposób zrozumiały, jasny i konkretny jakich kwestii dotyczy.

_{Anna Tusińska}

Kierownik ds. kadr i płac

Czy pracodawca musi udostępnić informacje o wynagrodzeniu byłym pracownikom?

Tak, gdyż na mocy art. 94¹² pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek byłego pracownika. W zakres tej dokumentacji pracowniczej wchodzi karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym, na wniosek byłego pracownika, pracodawca powinien udostępnić mu te dane.