HR-owe Koło Ratunkowe: Odszkodowanie za błędne świadectwo pracy

Terminy wydania świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy. Obowiązek ten należy dopełnić w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) albo doręcza je w inny sposób.

W praktyce więc pracodawca może na przykład wysłać świadectwo pocztą, kurierem lub przekazać przez upoważnioną osobę. Pracodawca nie może zobowiązać pracownika do osobistego stawienia się w siedzibie pracodawcy w celu odebrania świadectwa po zakończeniu stosunku pracy. Koszt wysyłki świadectwa pracy ponosi zakład pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika. Wzór z omówieniem. Czytaj na blogu

Ciężar dowodowy po stronie pracownika

Niewydanie świadectwa pracy może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Otóż niedopełnienie obowiązku wydania świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.).

Co więcej, pracodawca wobec pracownika ponosi również odpowiedzialność odszkodowawczą. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy pracownik może domagać się naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, jednak nie dłuższy niż 6 tygodni. Pracownik może domagać się naprawienia szkody po spełnieniu następujących przesłanek:

• pracodawca nie wydał w terminie świadectwa pracy lub wydał niewłaściwe świadectwo pracy,
• pracownik nie został zatrudniony u innego pracodawcy z powodu braku świadectwa pracy,
• wystąpiła współzależność pomiędzy zaniechaniem lub działaniem pracodawcy a szkodą, którą poniósł pracownik.

Odszkodowanie będzie przysługiwało pracownikowi, który udowodni, że istniała realna możliwość zatrudnienia przez innego pracodawcę, jednak nie zostało to zrealizowane przez nieotrzymanie świadectwa pracy. W praktyce może być to trudne do udowodnienia, ponieważ najczęściej brak świadectwa nie stanowi decydującej przyczyny odmowy zatrudnienia. Jeśli jednak sąd przychyli się do wniosku pracownika, pracodawca poza częścią odszkodowawczą, będzie zobligowany do wydania pracownikowi właściwego świadectwa w ciągu 7 dni.

Pracodawca znalazł błąd. I co dalej?

Nie tylko pracownik może wykryć błędy w świadectwie pracy. Pracodawca, który samodzielnie znajdzie nieścisłość w świadectwie pracy, powinien je naprawić. Sprostowanie świadectwa pracy odbywa się poprzez wydanie nowego dokumentu, z aktualną datą. Do wystawienia sprostowania nie jest konieczny wniosek pracownika.

Zgodnie z § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. W przypadku braku kontaktu z pracownikiem pracodawca powinien przesłać nowe świadectwo pocztą na adres pracownika lub doręczyć w inny sposób. Kopię świadectwa pracy należy dołączyć do akt osobowych pracownika.

Świadectwo pracy w niszczarce. Czy słusznie?

W praktyce, pracodawcy mają obawy czy wydanie nowego świadectwa pracy (z datą aktualną) i zniszczenie poprzedniego dokumentu (wydanego w terminie ustawowym) nie będzie postrzegane jako działanie przeciwko prawom pracownika. W aktach osobowych, w części C, pozostanie jedynie drugi egzemplarz świadectwa pracy z datą dużo późniejszą aniżeli faktyczny termin wydania pracownikowi świadectwa pracy.

Pracodawca może umieścić w aktach osobowych notatkę służbową, z której będzie wynikało, że pierwotne świadectwo pracy zostało wydane w terminie, jednak w związku z koniecznością wydania prawidłowego świadectwa pracy, poprzednie zostało usunięte z akt osobowych pracownika.