Dłuższy niż 3 miesiące okres, z którego wyliczane jest wynagrodzenie urlopowe. Jak go zastosować?

Kiedy można zastosować dłuższy niż 3 miesiące okres, z którego wyliczane będzie wynagrodzenie urlopowe?

Prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych praw pracowniczych. Urlop wypoczynkowy jest zatem jedną z tych nieobecności, wspomnianych w art. 80 k.p., za które, pomimo nieświadczenia pracy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.  

Zgodnie z tym, co ustawodawca zawarł w przepisach kodeksu pracy, pracownik za czas spędzony na urlopie powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jaki otrzymałby gdyby pracował.

To oznacza, że jeśli pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej, to w miesiącu wykorzystania urlopu zostaną one wypłacone w pełnej wysokości należnej w tym miesiącu, a jeśli zostaną pomniejszone, to tylko za nieobecności bez prawa do wynagrodzenia, np. zwolnienie lekarskie z powodu choroby.  

Wynagrodzenie pracownika określone za pomocą składników zmiennych i jego wpływ na wynagrodzenie urlopowe

Pewne schodki pojawiają się, kiedy wynagrodzenie pracownika jest wynagrodzeniem zmiennym (np. akordowe lub prowizyjne) lub jeżeli obok miesięcznych składników stałych pojawiają się także te zmienne (premie, wynagrodzenie za nadgodziny, dodatki za pracę w porze nocnej). Ponieważ przepisy kodeksowe nie są precyzyjne, szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego zostały uszczegółowione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.  

Zasady pomniejszania wymiaru urlopu wypoczynkowego pokazana na praktycznych przykładach. Sprawdź zasady oraz prawdziwe przypadki z życia wzięte >

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop + przykład

Rozporządzenie powtarza za kodeksem pracy zasadę, że przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop ze składników zmiennych, przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wlicza się je do podstawy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przykład: do obliczenia wynagrodzenia za urlop rozpoczęty w październiku, przyjmiemy sumę składników zmiennych wypłaconych w lipcu, sierpniu i wrześniu. Następnie należy ją podzielić przez sumę faktycznie przepracowanych w tym okresie godzin, planowanych i nadliczbowych jeśli wystąpiły. W ten sposób ustalona zostanie uśredniona stawka przypadająca na godzinę pracy, którą należy wypłacić za każdą godzinę wykorzystanego urlopu.  

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2024? Kalkulator niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego >

Duże wahania wysokości składników zmiennych. Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop?

Skoro pracownik ma otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby gdyby pracował, pewien problem z taką uśrednioną stawką i jej adekwatnością do bieżącego wynagrodzenia może się pojawić w sytuacji, gdy dochodzi do dużych wahań wysokości składników zmiennych z poszczególnych miesiącach. Chodzi przede wszystkim o stałe, okresowo powtarzające się zjawiska, np. wynikające z sezonowości. Takie sytuacje mogą wystąpić w firmach produkcyjnych, przy wynagrodzeniach akordowych, gdzie natężenie prac na produkcji i tym samym wysokość wynagrodzenia są związane np. z porą roku, lub w działalności związanej ze sprzedażą i wynagrodzeniami prowizyjnymi, uzależnioną od sezonowości.

Jeśli pracownik po okresie sezonu z wysokimi wypłatami skorzysta z urlopu, ma szansę otrzymać wynagrodzenie za ten urlop wyższe, niż gdyby z niego skorzystał po okresie poza sezonem, kiedy wynagrodzenie jest niższe.

Stąd zarówno kodeks, jak i rozporządzenie wskazują na możliwość wydłużenia okresu z jakiego pobierane będą wartości do wyliczenia wynagrodzenia za urlop. W myśl art. 172 k.p. oraz § 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego w przypadku znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.  

Niestety ustawodawca nie określił, co konkretnie należy rozumieć pod pojęciem „znaczne wahania”.  

Wyjaśnienia GIP w sprawie ustalenia wynagrodzenia urlopowego w przypadku dużych wahań składników zmiennych

Z wyjaśnień GIP wynika, że w przypadku konieczności ustalenia wynagrodzenia urlopowego pracownika, które składa się ze składników zmiennych podlegających dużym wahaniom, to do pracodawcy należy decyzja co do okresu, z którego będzie ustalana podstawa wymiaru (GPP-110-4560-50-1/10/PE/RP) 

Odmienne od standardowo przyjętych zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu powinny się znaleźć w wewnątrzzakładowych przepisach dotyczących wynagradzania obowiązujących u danego pracodawcy: obwieszczeniu, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Przede wszystkim należałoby zdefiniować jakiego rzędu różnice będą traktowane jako „znaczne wahania”, o których mowa w przepisach powszechnych, np. w ujęciu procentowym miesiąc do miesiąca, a następnie  od poziomu tych wahań uzależnić okres przyjmowany do obliczeń.  

Trzeba tu jednak zauważyć, że nie jest to bezwzględny obowiązek nałożony na pracodawcę, a jedynie dana mu możliwość. Kiedy jednak pojawiają się w regularnych odstępach znaczące różnice w wysokości składników zmiennych, co przekłada się na istotne różnice w wysokości wynagrodzenia urlopowego warto ją rozważyć. Może się okazać że pomoże to pracodawcy uniknąć spiętrzeń wniosków urlopowych po okresach „wysoko płatnych”, a to pozwoli na równomierne rozłożenie wykorzystania urlopów w firmie i bardziej efektywną organizację pracy.