HR-owe Koło Ratunkowe: Problematyczne wynagrodzenie urlopowe. Zmienne składniki wynagrodzenia oraz jak je wyliczyć

W poprzednim Kole Ratunkowym wprowadziliśmy Was w tematykę wynagrodzenia za czas urlopu. Opisaliśmy jakie składniki wynagrodzenia mogą mieć wpływ na jego wysokość, a także zwróciliśmy uwagę na to, jak ważne jest właściwe używanie nazewnictwa składników wynagrodzenia.  

Dziś pokażemy, jak na wynagrodzenie urlopowe wpływają zmienne składniki wynagrodzenia i jak je wyliczyć tak, aby pracownik otrzymał takie wynagrodzenia jakie otrzymałby gdyby pracował.  

Zmienne elementy wynagrodzenia

Zgodnie z art. 172 kodeksu pracy zmienne elementy wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. To ważne, ponieważ jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, np. lipiec-sierpień, zarówno dla części przypadającej w lipcu jaki i tej sierpniowej zostanie wyliczona ta sama stawka wynagrodzenia. Ustawodawca dał też pracodawcy możliwość przedłużenia tego okresu do 12 miesięcy w przypadkach,  kiedy wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom. Nie doprecyzowano niestety co ustawodawca miał na myśli mówiąc o „znacznych” wahaniach. Do pracodawcy należy zatem ocena tych wahań i odpowiednie dobranie okresu, z którego będzie wyliczane wynagrodzenie urlopowe. Należy jednak założyć, że chodziło tu raczej o wahania powtarzające się z pewną regularnością w tych samych okresach, a nie zjawiska incydentalne, nieregularne.  

Zasady wyliczania wynagrodzenia urlopowego

Po dalsze wskazówki sięgamy już do rozporządzenia, które doprecyzowuje zasady wyliczania wynagrodzenia urlopowego. Czytamy w nim, że pod uwagę należy brać składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc (co oznacza, że w wyliczeniach będziemy pomijać wszelkie składniki przysługujące za okresy np. kwartalne czy roczne) w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W większości przypadków są to jednak trzy miesiące. Składniki te stanowić będą podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.  

Istotny termin wypłaty wynagrodzenia!

Ważne jest także, że mówi się tu o wynagrodzeniach WYPŁACONYCH w tych miesiącach, a nie, tak jak przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, należnych za te miesiące. Zatem w przypadku, kiedy wypłaty u danego pracodawcy są realizowane z przesunięciem na kolejny miesiąc będziemy mieli przesunięcie.

Przykład: pracownik wynagradzany stawką godzinową i zmienną premią miesięczną skorzystał z urlopu w lipcu. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia w 8 dniu następnego miesiąca. Do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego  przyjmiemy wynagrodzenie zmienne wypłacone w czerwcu, maju i kwietniu (trzy miesiące poprzedzające lipiec), które faktycznie należne są za maj (wypłata w czerwcu), kwiecień (wypłata w maju)  i marzec (wypłata w kwietniu). 

Kolejnym krokiem jest podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Chodzi tu o godziny faktycznie przepracowane, a nie te zaplanowane w harmonogramie. W tej liczbie zawrzeć należy również godziny nadliczbowe. Nie ma także znaczenia w jakim systemie czasu pracy pracownik wykonuje pracę.

Przykład: pracownikowi zatrudnionemu w równoważnym systemie czasu pracy zaplanowano w danym miesiącu  do przepracowania 168 godzin. Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim i z tego tytułu nie przepracował 36 godzin (3 dni robocze po 12 godzin), zlecono mu jednak pracę nadliczbową  – 7 godzin. Faktycznie przepracowane godziny to 139 (168 – 36 + 7) i taką wartość należy przyjąć do obliczeń wynagrodzenia urlopowego.  

Zdobądź specjalistyczną wiedzę w obszarze wynagrodzeń i zapisz się na Akademię Kalkulacji Wynagrodzeń dla wymagających w Eduwersum® Collegium Rozwoju HR

Godziny do wyliczeń przy przesunięciach w wypłacie wynagrodzenia

I tu może pojawić się kolejne pytanie: jakie godziny przyjąć do wyliczeń przy przesunięciach w wypłacie wynagrodzenia. Czytając literalnie rozporządzenie to powinny być to godziny przepracowane w okresie, z którego ustalona była podstawa wymiaru. Gdybyśmy zatem wrócili do naszego wcześniejszego przykładu, wyglądałby to następująco: do podstawy wymiaru przyjmujemy wynagrodzenia wypłacone w okresie kwiecień – czerwiec, choć należne faktycznie za okres marzec- maj. Stosując przepis rozporządzenia należałoby jako dzielnik przyjąć sumę godzin przepracowanych także  w okresie kwiecień – czerwiec. Skoro jednak są to wynagrodzenia należne za inne miesiące (marzec- maj), w naszej ocenie przyjęcie godzin z okresu kwiecień – czerwiec mogło by spowodować zaniżenie lub zawyżenie średniej stawki wynagrodzenia za godzinę pracy (liczba godzin będzie nieadekwatna do wynagrodzenia). A to z kolei może podać w wątpliwość zasadę wypłaty za urlop takiego wynagrodzenia, jakie otrzymałby pracownik gdyby pracował. Część praktyków skłania się jednak do stosowania literalnego brzmienia przepisu.  

Po podzieleniu podstawy przez liczbę godzin otrzymujemy stawkę przypadającą na jedną godzinę pracy, która będzie stanowiła wynagrodzenie za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego.

Przykład: pracownik skorzystał w lipcu z 80 godzin urlopu. Podstawa wymiaru urlopu wyniosła 15 685 zł (suma wynagrodzenia zmiennego wypłaconego w okresie kwiecień – czerwiec), a suma przepracowanych godzin  – 466. Stawka na godzinę urlopu wynosi więc 35,80 zł (16 685 zł  : 466 godzin). Wynagrodzenie za urlop  – 80 godzin wyniesie 2 864 zł (35,80 * 80 godzin ) 

Jeżeli pracownik otrzymuje zarówno składniki określone w stałej stawce miesięcznej, jak i zmienne (np. stałe wynagrodzenie miesięczne + zmienna premia miesięczna), to pierwsze zostaną wypłacone w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystania urlopu, a z drugich wyliczymy tzw. średnią (zmienną) urlopową, która powiększy wynagrodzenie za czas urlopu.   

*W kolejnym odcinku naszego serialu z wynagrodzeniem urlopowym w roli głównej opowiemy o pozostałych sytuacjach-komplikacjach, które możemy spotkać przy wyliczeniach. Bądź tutaj za tydzień!