HR Detektywi #127: Rezygnacja z ZFŚS, stanowisko ZUS w sprawie służbowego roweru elektrycznego, obiadowe „paragony grozy”, raportowanie PPE do PFR

News 1: Do 31 stycznia poinformuj pracowników o rezygnacji z ZFŚS

Styczeń to miesiąc, w którym służby kadrowo-płacowe mają szereg dodatkowych zadań do zrealizowania. Z poprzednich wydaniach HR Detektywa pisaliśmy o wysyłce PIT, deklaracjach i informacjach rocznych PFRON, czy informacji ZUS IWA, które muszą być złożone do odpowiednich urzędów w styczniu. 31 stycznia to także termin ważny dla pracodawców tworzących Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.  

Kto ma obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, będą musieli stworzyć fundusz, jeżeli zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Pracodawcy prywatni, którzy nie mają  organizacji związkowych mogą także utworzyć fundusz na zasadzie dobrowolności. Jeśli się na to nie zdecydują mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą też zrezygnować zarówno z utworzenia funduszu, jak i wypłaty świadczenia w danym roku kalendarzowym.  

Możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu mają także pracodawcy, którzy ze względu na stan zatrudniania są do tego zobligowani. Poniżej kilka praktycznych wskazówek jak to skutecznie zrobić. 

• Pracodawca zobowiązany do tworzenia ZFŚS powinien zawrzeć zapisy dotyczące rezygnacji z jego tworzenia w przepisach wewnątrzzakładowych. W zależności od konkretnych uwarunkowań istniejących w zakładzie pracy mogą to być wewnątrzzakładowe układy zbiorowe lub regulaminy wynagradzania. Rezygnacja może być okresowa, np. na jedne rok lub kilka kolejnych lat, może też być bezterminowa. Takie decyzje nie obejdą się jednak bez udziału strony pracowniczej – związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników.  
• W przypadku pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia ZFŚS, tj. zatrudniającego mniej niż 50 osób i jednocześnie nie zobligowanego do posiadania regulaminu wynagradzania, decyzja o rezygnacji nie wymaga konsultacji i zgody przedstawicieli pracowników. Pracodawca taki musi jednak poinformować pracowników o tym, że nie będzie tworzył funduszu ani wypłacał świadczenia urlopowego, w terminie do 31 stycznia danego roku kalendarzowego. Powinien to zrobić w sposób przyjęty u niego sposób, np. drogą e-mail, poprzez intranet (jeśli go posiada) lub wywieszając taką informację na tablicy ogłoszeń. 

Trzeba pamiętać, że taka rezygnacja dotyczy wyłącznie danego roku kalendarzowego i pracodawca, który podtrzymywałby swoją decyzję w kolejnych latach powinien takie powiadomienia co roku ponawiać. Jeżeli taki pracodawca, pomimo braku obowiązku, tworzy regulamin wynagradzania, wtedy zapisy o rezygnacji z tworzenia ZFŚS powinien zamieścić w tym dokumencie (vide: stanowisko MRPiPS z dnia 9 lutego 2017 r.) 

Jakie mogą być konsekwencje nie dotrzymania terminu  powiadomienia o rezygnacji wskazanego w przepisach ustawy o ZFŚS? Nie ma tu jednolitej wykładni.  

Orzecznictwo wskazuje na ryzyko otrzymania grzywny na podstawie art. 12a ustawy o ZFŚS, zgodnie z którym kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega takiej właśnie karze. Zdaniem sądu sama rezygnacja z ZFŚS, pomimo spóźnienia, będzie jednak skuteczna.  

Stanowisko PIP w sprawie niedotrzymania terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu ZFŚS

Nieco inny pogląd prezentuje PIP. Zgodnie z jej stanowiskiem niedotrzymanie terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego spowoduje iż rezygnacja nie będzie skuteczna. Pracodawca będzie miał zatem obowiązek naliczenia odpisów na ZFŚS lub wypłaty świadczenia.   

Ze względu na brak jednoznacznej interpretacji rekomendujemy potraktowanie terminu 31 stycznia jako nieprzekraczalny.  

News 2: Obowiązek poinformowania PFR o uczestnictwie w PPE   

31 stycznia to termin ważny także dla pracodawców, którzy nie przystąpili do programu PPK, ponieważ utworzyli wcześniej PPE. Wynika to z przepisów art. 133 ust. 1 ustawy o PPK, zgodnie z którym podmiot zatrudniający (pracodawca, zleceniodawca) może nie stosować przepisów ww. ustawy, jeżeli prowadził Pracownicze Plany Emerytalne, w których uczestniczy co najmniej 25% zatrudnionych oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe na PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia.  

Likwidacja PPE zobowiązuje do utworzenia PPK

Zwolnienie z obowiązku utworzenia PPK przestaje jednak obowiązywać, jeżeli doszłoby do likwidacji PPE, zawieszenia naliczania i odprowadzania składek do PPE, w okresie przekraczającym 90 dni, zmniejszenia ich wysokości poniżej wymaganego minimum, a także zmniejszenie się uczestnictwa w PPE poniżej 25% zatrudnionych w danym podmiocie.  

Podmioty zatrudniające, które na mocy tych przepisów nie wdrożyły PPK, mają zatem obowiązek monitorować uczestnictwo swoich pracowników w PPE i przekazywać do PFR oświadczenia o liczbie pracowników oraz uczestników PPE dwa razy w roku: wg stanu na 1 stycznia oraz 1 lipca. Same informacje powinny być przekazane odpowiednio do 31 stycznia lub 31 lipca.   

Zwolnienie z wdrożenia z PPK zależne od uczestnictwa w PPE

Jeżeli okazałoby się, że wskaźnik uczestnictwa w PPE na wskazany dzień spadł poniżej 25%, pracodawca traci prawo do zwolnienia z wdrożenia PPK od dnia następnego po tej dacie. Będzie zatem zobowiązany w ustawowym terminie do zawarcia umów o prowadzenie oraz zarządzanie PPK na rzecz swoich zatrudnionych. Pierwszą umowę powinien zawrzeć w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od tej daty, drugą natomiast nie później niż na 10 dni roboczych przed upływem tego terminu. (art. 134 ust. 2 ustawy o PPK). 

News 3: Problematyczne bony obiadowe i „paragony grozy”

W ostatnim czasie pojawiło się kilka niekorzystnych dla pracodawców i pracowników interpretacji wydanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a dotyczących wyłączenia z podstawy wymiaru składek wartości tzw. kart czy bonów lunchowych. 

Znalazły się one w katalogu przychodów wyłączonych z podstawy składek zawartym w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W § 2 ust. 1 pkt. 11 przywołanego rozporządzenia czytamy, że podstawy składek nie stanowi „wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł”.   

• W wydawanych ostatnio interpretacjach ZUS, dla uzasadnienia zastosowania zwolnienia, domaga się od płatników gromadzenia dowodów zakupu (paragonów), które mają potwierdzać, że bony zostały faktycznie wykorzystane na zakup posiłków oraz przechowywania ich przez okres 10 lat.  
• Sytuacji nie polepszyło również stanowisko MRPiPS z 2023 r., w którym ministerstwo stwierdza, że dla skorzystania ze zwolnienia składkowego konieczne jest każdorazowe przedstawienie przez pracownika dowodu zakupu posiłku (paragonu).   

W tej sprawie reagują organizacje związkowe, pracodawcy oraz członkowie Rady Dialogu Społecznego. Ich zdaniem nowy kierunek interpretacyjny powoduje odchodzenie od finansowania posiłków dla pracowników. Skierowany został apel do rządzących o zmianę treści przepisów rozporządzenia, która pozwoliłaby na uniknięcie biurokratycznych uciążliwości. W proponowanej treści dotychczasowego przepisu pkt. 11 znalazłby się zapis mówiący o warunku zawarcia umowy z placówką gastronomiczną lub handlową wydającą karty, bony czy talony żywieniowe.  

Do apelu pracodawców dołączają także posłowie. Jeden z nich skierował do resortu pracy interpelację poselską w sprawie benefitów żywieniowych, w której padły pytania o uzasadnienie zmiany w dotychczasowej interpretacji i ewentualne zmiany w przepisach, które usuną rodzące się wątpliwości, a co za tym idzie spowodują odwrócenie się niekorzystnego trendu rezygnacji z korzystania z benefitów żywieniowych. 

Ministerstwo w odpowiedzi z jednej strony skierowało do ZUS, jako organu uprawnionego do interpretacji przepisów składkowych i wydawania decyzji w takich sprawach. Podkreślono też, że ministerstwo nie może wydawać ZUS wytycznych i wiążących poleceń w zakresie interpretacji przepisów. Resort zgłosił też otwartość na ewentualną nowelizację obowiązujących przepisów, przy jednoczesnym wyrażeniu wątpliwości czy proponowane przez stronę społeczną zmiany, wpłyną w istotny sposób na „zasady i tryb dowodzenia przez płatnika składek wyłączenia określonych kwot z podstawy wymiaru składek i jego prawidłowość”.  

Na razie płatnikom nie pozostaje zatem nic innego, jak tylko, zgodnie z rekomendacją resortu pracy, występowanie do ZUS o indywidualne interpretacje składkowe, a w razie niekorzystnego rozstrzygnięcia wstąpienie na drogę sądową.  

Będziemy śledzić dalszy rozwój wydarzeń. 

Źródło: podatki.biz, Prawo.pl, Sejm RP  

News 4: Składki ZUS od służbowego roweru elektrycznego – stanowisko ZUS 

We wrześniu ubiegłego roku do ZUS w Gdańsku wpłynął wniosek przedsiębiorcy o wydanie interpretacji indywidualnej w sprawie oskładkowania przychodu pracownika wynikającego z udostępnienia mu roweru elektrycznego celem dojazdu do pracy. Rowery są własnością pracodawcy, a przychód jest rozliczany w formie ryczałtu ustalonego, zgodnie z przepisami podatkowymi, na podstawie przeciętnych cen wynajmu stosowanych wobec innych odbiorców. Zgodnie z przyjętymi przez pracodawcę zasadami pracownicy mieliby ponosić koszty związane z eksploatacją rowerów, w tym naprawami i ładowaniem akumulatorów.  

Pracodawca wskazał we wniosku, że na podstawie przeprowadzonej analizy przepisów i definicji ustawowych uznaje, że rowery elektryczne nie kwalifikują się ani do kategorii pojazdów elektrycznych ani pojazdów samochodowych. Powołał się także na zapis w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i rentowe, mówiący o możliwości wyłączenia z podstawy składek korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Zamierza bowiem wprowadzić stosowny zapis dotyczący użytkowania firmowych rowerów do regulaminów wewnątrzzakładowych.  

Opierając się na tych przesłankach pracodawca wysunął tezę, że ryczałt za użytkowanie rowerów nie będzie stanowił podstawy składek.  

ZUS nie przychylił się do stanowiska wnioskodawcy. W uzasadnieniu czytamy m.in. że korzystanie przez pracownika nieodpłatnie z roweru służbowego do celów prywatnych nie stanowi nabycia po cenach niższych niż detaliczne. Nie można go też uznać za korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Sytuacji nie zmieni wprowadzenie przez pracodawcę odpowiednich zapisów do wewnętrznych regulaminów. 

Opierając się na orzecznictwie ZUS stwierdził, że pojęcie „środki lokomocji” obejmuje środki transportu publicznego oraz transportu organizowanego przez pracodawcę i nie obejmuje transportu niepublicznego, w tym samochodów osobowych. Korzystanie przez pracowników z środków trwałych będących własnością pracodawcy stanowi dla nich przysporzenie majątkowe i powinna stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.  

Wniosek: czy rowerem czy autem, to jednak z oskładkowanym ryczałtem. 

Źródło: interpretacje-orzeczenia.pl na podstawie https://bip.zus.pl