HR Detektywi #186 Łatwiej zwalniać niż karać, koszty książeczek sanepidowskich, maksymalne temperatury w pracy, nowe druki ZUS, wolne za święto w sobotę 2026

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Empliset – platforma usprawniająca zarządzanie czasem pracy, procesami HR i komunikacją wewnętrzną.

Empliset

News 1: Pracodawcy wolą zwalniać, niż udzielać kar porządkowych. Ale… uważaj na wyjątki i ustawę o obronie Ojczyzny!  

Jeśli powołanie do dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej nastąpi jeszcze w okresie wypowiedzenia, wypowiedzenie, co do zasady, staje się bezskuteczne. Umowę można wtedy rozwiązać tylko na żądanie pracownika. Oto przykład wzięty z życia, czyli sprawa pracownicy AmRestu opisana przez portal wyborcza.biz.  

Kobieta, która dostała wypowiedzenie 10 sierpnia, została powołana do służby w trakcie biegu wypowiedzenia, a szkolenie rozpoczęła 17 listopada. Zdaniem pracodawcy doszło do nadużycia prawa – spółka powołuje się na art. 8 Kodeksu pracy argumentując, że pracownica “wykorzystała przepisy instrumentalnie”. Taki argument, co do zasady, mógłby być skuteczny, ale to pracodawca musiałby udowodnić pozorność lub obejście prawa.  

Sprawa pokazuje szerszy problem. Pracodawcy coraz częściej wolą rozwiązywać umowy, niż sięgać po kary porządkowe. Powód jest prosty: kary są obwarowane formalnościami, wąskim katalogiem naruszeń i dużym ryzykiem podważenia w sądzie. Procedura jest konkretnie opisana – pracownika trzeba wysłuchać, pilnować terminów, poprawnie opisać przewinienie i zamieścić pouczenia. Nieprzestrzeganie tych zasad to łatwy wytrych, z którego korzysta wielu pracowników składając sprzeciwy, zwłaszcza gdy kara wpływa na premię, ocenę roczną lub udział w programach motywacyjnych. W efekcie, dla części firm, zwolnienie dyscyplinarne albo wypowiedzenie staje się procesowo prostszym narzędziem do zastosowania w praktyce niż kara porządkowa. O udzielaniu kar porządkowych czytaj więcej tutaj >

HR Detektywi przypominają, że warto przejrzeć procedury rozwiązywania umów i ochrony szczególnej, w tym wynikających z ustawy o obronie Ojczyzny. Dobrze też uporządkować praktykę reagowania na naruszenia pracownicze: oddzielić sytuacje, w których można stosować kary porządkowe, od tych, które wymagają innych działań. Dobrą praktyką jest szybkie dokumentowanie zdarzeń, prowadzenie rozmów wyjaśniających i budowanie materiału dowodowego w postaci notatek – na bieżąco. Ta sprawa pokazuje, że nawet mało znany przepis może całkowicie zmienić skutki decyzji kadrowej. 

News 2: Od 22 kwietnia zmienią się koszty badań sanitarno-epidemiologicznych

W dniu 22 kwietnia 2026 r. wchodzą w życie nowe zasady ustalania opłat za badania laboratoryjne wykonywane przez Państwową Inspekcję Sanitarną. Odczują to głównie pracodawcy w branży gastronomicznej i ochrony zdrowia, czyli sektorów w których istnieje największe ryzyko przenoszenia chorób zakaźnych. Podstawa prawna to rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 kwietnia 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania wysokości opłat za badania laboratoryjne oraz inne czynności wykonywane przez organy PIS Dz.U. 2026 poz. 480. Co się zmienia w praktyce? Sanepid będzie liczył opłaty według nowego modelu. Podstawą do ustalenia opłat będą:

• koszty bezpośrednie, czyli m.in. średnie wynagrodzenia pracowników danej stacji i koszty materiałów,
• koszty pośrednie, które od teraz będą liczone ryczałtowo na poziomie 70 proc. kosztów bezpośrednich.

Celem jest ujednolicenie cenników na poziomie krajowym, stąd w części województw opłaty mogą wzrosnąć, w innych pozostać bez zmian lub nawet nieznacznie spaść.

Dla pracodawców oznacza to przede wszystkim prawdopodobną zmianę kosztów rekrutacji i dopuszczania do pracy osób zatrudnianych w branżach objętych wymogami sanitarno-epidemiologicznymi. Przy większej skali zatrudnienia, zwłaszcza w gastronomii, handlu spożywczym, cateringu czy ochronie zdrowia nawet niewielki wzrost jednostkowego kosztu może przełożyć się na wyższe wydatki operacyjne. To ważne: badania rozpoczęte i niezakończone przed 22 kwietnia 2026 r. będą rozliczane według starych stawek.

Co mogą zrobić działy HR, aby dopasować model biznesowy do zmiany kosztów zatrudnienia? Oto krótki przewodnik:

• sprawdzenie nowych cenników właściwych miejscowo stacji sanitarno-epidemiologicznych,
• aktualizacja budżetów rekrutacyjnych i onboardingowych dla stanowisk wymagających badań sanitarno-epidemiologicznych,
• ustalenie, które badania rozpoczęte przed 22 kwietnia będą rozliczone wg dotychczasowych zasad,
• uporządkowanie komunikacji z kandydatami i menedżerami, aby uniknąć zaskoczenia kosztami i terminami.

News 3: Gotowi na letnie fale upałów? Nowe przepisy wejdą w życie w styczniu 2027, ale zdrowie i życie ludzi nie może czekać… 

Zbliżająca się Majówka to dla pracodawców i działów HR sygnał, że trzeba przygotować się na sezon upałów. Aktualne przepisy BHP wskazują jedynie na obowiązujące temperatury minimalne: co najmniej 14°C lub 18°C w zależności od rodzaju pracy. Nie określają jednak ogólnej maksymalnej temperatury pracy. Mamy wytyczne, zgodnie z którymi pracodawca musi zapewnić napoje, gdy temperatura w pomieszczeniu przekracza 28°C, a przy pracy na zewnątrz 25°C, oraz ograniczać nadmierne nasłonecznienie stanowisk pracy. 

W resorcie pracy trwają przygotowania do wdrożenia nowych przepisów. Zaktualizowane rozporządzenie ma wprowadzić maksymalne limity temperatury od 1 stycznia 2027 roku: 35°C w pomieszczeniach i 32°C na otwartej przestrzeni przy ciężkiej pracy fizycznej. Powyżej tych progów praca ma być co do zasady wstrzymywana, chyba że wyjątek wynika z procesu technologicznego. Już wcześniej, po przekroczeniu 28°C w pomieszczeniach albo 25°C na zewnątrz przy ciężkiej pracy, pracodawca będzie musiał wdrożyć środki techniczne lub organizacyjne, takie jak wentylacja, klimatyzacja, rolety, dodatkowe przerwy czy rotacja zadań. 

Przebieg procesu legislacyjnego można śledzić na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

Dodatkowo od 9 kwietnia 2026 r. zaczęły obowiązywać nowe zasady BHP przy czynnikach chemicznych. Chodzi głównie o ostrzejsze normy dla pracowników narażonych na ołów i jego związki nieorganiczne. Przepisy przewidują bardziej restrykcyjne limity, okres przejściowy do końca 2028 r. i obowiązkowy monitoring biologiczny, w tym regularne badania krwi. To ważna i szlachetna zmiana, ponieważ ołów może negatywnie wpływać na płodność, zaburzać rozwój płodu, a także jest klasyfikowany jako substancja szkodliwa dla rozrodczości. 

HR Detektywi dzielą się pomysłem, aby za wczasu sprawdzić, które grupy pracowników w Twojej firmie są najbardziej narażone na upał, czy w firmie istnieją procedury na czas wysokich temperatur i czy możliwe jest szybkie wdrożenie działań organizacyjnych. Trzeba też przygotować kadrę menedżerską i służby BHP na nowe obowiązki od tego i przyszłego roku, zwłaszcza w obszarze monitorowania warunków pracy, dokumentowania działań ochronnych i współpracy z medycyną pracy. Zdrowie mamy przecież tylko jedno!  

News 4: Nowe wzory formularzy ZUS

W Dzienniku Ustaw Dz. U. 2026 póz. 518 opublikowano rozporządzenie MRPiPS zmieniające wzory 23 formularzy ZUS, w tym ZUA, ZZA, ZWUA oraz DRA i RCA. Przepisy wejdą w życie już 30 kwietnia, a nowe formularze DRA i RCA obowiązywać będą od 1 maja. Nasuwa się pytanie, czy deklaracje za kwiecień będą składane na nowych wzorach? Odpowiedź brzmi: tak.

^{§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 kwietnia 2026 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego:}

Do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się wzory dokumentów w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem, obowiązujące w dniu składania tych dokumentów.

W przypadku dokumentów obejmujących okres przed rozpoczęciem obowiązywaniem nowego rozporządzenia, należy stosować kody tytułu ubezpieczenia obowiązujące w okresie, za który dokument ten został złożony.

Intencją autorów rozporządzenia jest umożliwienie płatnikom składek prawidłowego wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych, a tym samym prawidłowe zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz rozliczanie składek. Druki dostosowane zostały do zmian wynikających z obowiązującego prawa. I tak, dla przykładu, w formularzu ZUS RCA, w bloku III.B Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zmieniono przypis nr 2 i nadano mu brzmienie: „Pole wypełniasz tylko gdy korzystasz ze zwolnienia z obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenie chorobowe na mocy art. 17a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych”. Artykuł ten dotyczy tzw. wakacji składkowych, czyli zwolnienia z opłacania składek ZUS dla przedsiębiorców. Szczegółowy wykaz modyfikacji opisano w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia.

News 5: Długie weekendy 2026, czyli odbiór za święto przypadające w sobotę. Sprawdź daty!

Zgodnie z artykułem 130 § 2 Kodeksu pracy, każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. W związku z tym, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zarówno dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jak i dni wolne z tytułu święta przypadającego w innym dniu niż niedziela, święto przypadające w innym dniu niż w niedzielę, obniża wymiar czasu pracy do przepracowania o 8 godzin. 

W firmach prywatnych i samorządach to pracodawca decyduje, czy sam wyznaczy dzień „do odbioru” czy też da w tym zakresie wolną rękę pracownikom i to oni będą mogli zdeklarować, kiedy wezmą wolne. Bez względu na to, kto decyduje o terminie, dzień wolny musi być wyznaczony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada święto.

Odgórne ustanowienie terminu, w którym pracownicy mają odebrać dzień wolny z tytułu święta przypadającego w dniu wolnym pracy (poza niedzielą) następuje poprzez ogłoszenie w ramach zarządzenia lub obwieszczenia lub w inny sposób przyjęty w zakładzie pracy.

W jednostkach administracji rządowej o terminach odbioru dnia wolnego informuje zarządzenia premiera. I tak, zgodnie z propozycjami, dni wolne wyznaczone zostaną na:

• piątek, 14 sierpnia 2026 – długi weekend od 14.08 (piątek) do 16.08 (niedziela) 
• poniedziałek, 28 grudnia 2026 – pięć dni wolnego w dniach od 24 do 28 grudnia.

Pracodawca powinien poinformować pracowników o terminie udzielanego dnia wolnego z tytułu święta przypadającego w tzw. wolną sobotę najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony rozkład czasu pracy. Czytaj więcej tutaj >

Zastanawiasz się, co się stanie, jeśli pracownik zachoruje w dniu wolnym, wyznaczonym przez pracodawcę jako „odbiór”? Odpowiedź jest prosta: nic się nie dzieje. Nie powstaje żadne dodatkowe prawo do kolejnego dnia wolnego, bo przecież ten zaplanowany już spełnił swoją funkcję. Choroba w dniu wolnym nie tworzy żadnych nowych uprawnień.

Jak zaplanować urlop w 2026 roku? Czytaj więcej tutaj >