HR-owe Koło Ratunkowe: Czy z ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można potrącić nadpłatę wynagrodzenia

Nadpłata wynagrodzenia powstała na skutek nieusprawiedliwionej nieobecności

Wynagrodzenia w firmie są wypłacane w 26 dniu miesiąca kalendarzowego. Po wypłacie wynagrodzenia za luty w pełnej wysokości pracodawca dowiedział się, niestety z opóźnieniem, że pracownik od 22 lutego przestał pojawiać się w pracy. W konsekwencji powstała nadpłata wynagrodzenia za okres 22-28 lutego. Pracownik nadal nie stawia się w pracy, nie przedstawia żadnego usprawiedliwienia, a próby kontaktu nie odnoszą skutku. Dlatego pracodawca zamierza rozwiązać z nim umowę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 k.p.  

• Jeśli do rozwiązania umowy dojdzie jeszcze w marcu pracownikowi pozostanie niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zaległy i bieżący w łącznym wymiarze 11 dni. 
• Czy przy wypłacie ekwiwalentu pracodawca będzie mógł potrącić z niego nadpłatę wynagrodzenia za luty?  

Kiedy pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia bez zgody pracownika?

Przepisy prawa pracy ograniczają możliwości pracodawcy dysponowania w sposób dowolny wynagrodzeniem pracownika. W ściśle określonych sytuacjach jest jednak uprawniony do dokonywania potrąceń bez zgody pracownika. Zasady, którymi powinien się przy tym kierować określają przepisy art. 87-91 kodeksu pracy.  

Przepisy Kodeksu pracy, które określają możliwość potrąceń z wynagrodzenia pracownika

Art. 87 wskazuje na sytuacje, w których potrącenie może się odbyć bez zgody pracownika. Większość z nich to potrącenia z tzw. kwoty netto, tj. już po odliczeniu obowiązkowych danin publiczno-prawnych, czyli składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek oraz, jeśli pracownik uczestniczy w PPK, także wpłaty na PPK finansowanej przez pracownika. Potrącenia wskazane w tym przepisie to tytuły egzekucyjne-alimentacyjne i niealimentacyjne (sądowe i administracyjne), do realizacji których zobowiązany jest pracodawca, potrącenia zaliczek pieniężnych oraz kar pieniężnych nakładanych przez pracodawcę. Ustawodawca dodaje do tego limity potrącanych kwot (cześć wynagrodzenia jaka może być potrącona) oraz w przypadku potrąceń innych niż zajęcia alimentacyjne, także kwoty wolne od potrąceń, czyli te, które muszą pracownikowi pozostać po dokonaniu potrącenia.  

Potrącenie wynagrodzenia za czas nieobecności pracownika

W § 7 powyższego artykułu znajdujemy również odpowiedź na problem postawiony w pytaniu. Otóż zgodnie z tym przepisem możliwe jest odliczenie, w pełnej wysokości, kwoty wynagrodzenia wypłaconego w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Może to nastąpić np. jeśli pracodawca z opóźnieniem otrzyma informację o zwolnieniu lekarskim, urlopie bezpłatnym lub, jak w pytaniu, nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika. W tym przypadku będzie to potrącenie kwoty brutto, przypadającej na czas nieobecności, obliczonej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.  

Przywołany przepis wskazuje wprost jedynie na potrącenie z wynagrodzenia za pracę. Może się zatem pojawić wątpliwość, czy w przypadku, kiedy nie ma wynagrodzenia podstawowego, tzw. zasadniczego, z którego można byłby takiego potrącenia dokonać, będzie to możliwe z innych wypłacanych pracownikowi składników, np. premii czy właśnie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.  

Potrącenie nadpłaty możliwe tylko z najbliższego wynagrodzenia

Podkreślić należy, że potrącenie nadpłaty wynikającej z nieobecności pracownika będzie możliwe tylko w następnym, czyli najbliższym kolejnym terminie płatności. To oznacza, że w sytuacji opisanej w pytaniu, będzie to wypłata za marzec.  

Nadpłacone wynagrodzenie pracodawca będzie mógł potrącić w całości. Jedynym ograniczeniem będzie kwota wynagrodzenia, z którego to potrącenia miałoby być dokonane.