HR-owe Koło Ratunkowe: ZUS IWA za 2025 rok. Najważniejsze zasady składania formularza do ZUS

Styczeń to dla specjalistów ds. kadr i płac jeden z najbardziej intensywnych miesięcy w roku. Uwaga skupia się przede wszystkim na terminowym sporządzeniu i przekazaniu informacji PIT-11, co często oznacza pracę pod presją czasu, dużą odpowiedzialność i narastające zmęczenie.

W tym całym zamieszaniu łatwo jednak przeoczyć inne, równie istotne obowiązki. Jednym z nich jest formularz ZUS IWA. Nie każdy płatnik musi go składać, ale każdy powinien sprawdzić, czy taki obowiązek go nie dotyczy.

Czym jest ZUS IWA?

Formularz ZUS IWA to dokument niezbędny do ustalenia wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. ZUS IWA należy złożyć do ZUS do końca stycznia. Ze względu na fakt, że w tym roku 31 stycznia 2026 wypada w sobotę, termin przekazania formularza jest przesunięty na 2 lutego 2026 r. Natomiast ustalona stopa procentowa składki będzie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 do 31 marca 2027.

Kto składa formularz ZUS IWA?

Informację ZUS IWA w 2026 roku powinni złożyć płatnicy, którzy:

• nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 r. byli zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• 31 grudnia 2025 r. byli wpisani do rejestru REGON.

Formularz można złożyć za pośrednictwem PUE ZUS (zakładka ePłatnik) lub w programie Płatnik.

Płatnik nie ma obowiązku złożenia ZUS IWA za dany rok, jeżeli choć w jednym miesiącu nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, tzn. żadna osoba nie była zgłoszona do tego ubezpieczenia.

Jak ustalić składkę wypadkową? Procedura dla różnych grup pracodawców

Na podstawie ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych dla celów ustalenia stopy procentowej ubezpieczenia wypadkowego możemy wyodrębnić trzy grupy płatników.

Płatnicy, którzy zgłaszali mniej niż 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego

Pierwszą grupą są płatnicy podlegający wpisowi do rejestru REGON, którzy zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż średnio 9 osób oraz płatnicy niepodlegający wpisowi do rejestru REGON. Dla tych płatników stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,67%. Ponadto nie mają oni obowiązku składania formularza ZUS IWA.

Płatnicy, którzy składali ZUS IWA przez 3 kolejne lata

Drugą grupą są płatnicy, którzy zgłaszali do ubezpieczenia co najmniej 10 ubezpieczonych i złożyli do ZUS informacje IWA za co najmniej 3 kolejne lata. Dla tych płatników stopę ubezpieczenia wypadkowego ustali ZUS. Nie zwalnia ich to jednak z dalszego obowiązku składania formularza ZUS IWA.

Pozostałe firmy

Ostatnią, trzecią grupą są pozostali płatnicy, czyli ci którzy zgłaszają do ubezpieczenia co najmniej 10 ubezpieczonych, ale jeszcze nie złożyli do ZUS informacji IWA za co najmniej 3 kolejne lata. Wysokość stopy procentowej składki wypadkowej ustalają oni samodzielnie. W tym celu należy skorzystać z załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. Z załącznika należy odczytać stopę procentową składki odpowiednią dla grupy działalności, do której należą według klasyfikacji PKD.

Jakie informacje należy wykazać w ZUS IWA?

W formularzu ZUS IWA za 2025 rok należy wykazać:

• dane identyfikacyjne płatnika składek,
• liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w 2025 roku,
• rodzaj działalności wg PKD na dzień 31.12.2025 r.,
• liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem w 2025 roku,
• liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich w 2025 roku,
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia według stanu na dzień 31 grudnia 2025.

Jak liczyć liczbę ubezpieczonych?

Płatnik ustala liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w celu weryfikacji, czy będzie dotyczył go obowiązek złożenia formularza ZUS IWA. Jeżeli obowiązek powstanie, liczbę osób ubezpieczonych należy wykazać na formularzu. Jak się za to zabrać? Tłumaczymy krok po kroku.

1. Ustal liczbę osób, które podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2025 roku.
   • Nie uwzględniaj osób, które cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
   • Nie licz osób, które nie podlegały w danym miesiącu ubezpieczeniu wypadkowemu, ale za które rozliczałeś/rozliczałaś składki po ustaniu ubezpieczeń (kod 3000 w raporcie imiennym RCA).
   • Uwzględnij wszystkie osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu – nawet jeżeli byli ubezpieczeni tylko jeden dzień, co może mieć miejsce przy krótkich umowach zlecenie.
   • Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i odprowadzasz składki na własne ubezpieczenia społeczne – pamiętaj, aby w liczbie ubezpieczonych uwzględnić siebie!
2. Zsumuj liczbę osób ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach.
3. Podziel uzyskaną sumę na liczbę miesięcy, czyli 12.
4. Wynik ułamkowy zaokrąglij w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół – jeśli jest mniejsza od 0,5.

Obecnie większość programów kadrowo-płacowych posiada funkcję automatycznego ustalania liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, co znacznie ułatwia weryfikację, czy płatnik spełnia warunki do złożenia ZUS IWA oraz usprawnia samo złożenie formularza.