HR Detektywi – Wydanie specjalne! Pytania i odpowiedzi o PIT-11 i PIT-4R za 2025 rok. Najważniejsze informacje, które musisz posiadać o PIT, jeśli jesteś pracodawcą!

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

Pytanie 1: Czy można przekazać pracownikom PIT-11 w formie elektronicznej? Czy pracodawca ma obowiązek przesłania PIT-11 podatnikowi pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym?

Płatnik ma obowiązek przekazać Informację PIT-11 urzędom skarbowym do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej, natomiast podatnikom do końca lutego (elektronicznie lub w wersji tradycyjnej – papierowej) – art. 42g ust. 1 ustawy o PIT. W związku z licznymi wątpliwościami zgłaszanymi w ramach zespołu deregulacyjnego „SprawdzaMY Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski” Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia o formach i sposobach przekazywania imiennej informacji PIT-11. Dokument ten został opublikowany przez Infor i jest publicznie dostępny tutaj >

Resort finansów informuje w nim, że pracodawcy nie mają obowiązku każdorazowego wysyłania imiennej informacji PIT-11 listem poleconym.

Do podatnika wyślesz PIT-11 papierowo lub elektronicznie

Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczącej formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.

Mamy zatem potwierdzenie, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego pracodawcy / zleceniodawcy, a pokutujące dotychczas przyzwyczajenia możemy odłożyć do lamusa. Spełnienie obowiązku dostarczenia informacji PIT-11 może nastąpić:

• przez internetowy system kadrowo-płacowy, np. portal pracowniczy enova365,
• na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany jako właściwy do kontaktu przez podatnika),
• listem za pośrednictwem usługodawców pocztowych,
• osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.

Joanna Walentek, Kierownik projektu Kadry Płace enova365 w Soneta potwierdza, że w systemie enova365 Kadry Płace, we współpracy z modułem Pulpit Pracownika, można w pełni elektronicznie udostępniać deklaracje PIT-11. Dział kadr jednym kliknięciem udostępnia pracownikom deklaracje w Pulpicie, a pracownicy pobierają dokument i potwierdzają jego odbiór online. Dział kadr natychmiast widzi status – bez drukowania, wysyłania maili czy oczekiwania na podpisy. To szybkie, bezpieczne i wygodne roz

Weź udział w bezpłatnym projekcie Ogólnopolska Akcja PIT! Zapisz się! Odbierz materiały, weź udział w trzech merytorycznych spotkaniach, zobacz jak robią to praktycy!

Czy płatnik może wysłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej?

Zgodnie z objaśnieniami resortu finansów (na mocy przepisów Ordynacji podatkowej), elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest obligatoryjna i niezbędna dla realizacji usługi „Twój e–PIT”, która polega na przygotowaniu (na podstawie uzyskanych od płatników i innych podmiotów formularzy podatkowych, w tym PIT-11) przez Krajową Administrację Skarbową rocznego zeznania podatkowego. Zeznania te są udostępniane podatnikom 15 lutego roku następującego po roku podatkowym. Elektroniczna forma uzyskiwania danych z formularzy podatkowych (w tym z PIT-11) umożliwia zatem KAS przygotowanie podatnikom rocznych zeznań podatkowych.

Pytanie 2: Brak numeru PESEL na PIT-11. Co zrobić?

W obecnym stanie prawnym jedynym właściwym identyfikatorem podatkowym, dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przybywających na terytorium kraju w celu wykonywania pracy, jest numer PESEL.

Jeszcze kilka lat temu Ministerstwo Finansów przepuszczało informacje PIT-11 z wpisanymi w miejscu identyfikatora samymi dziewiątkami (9999999999) lub samymi zerami, jednak obecnie system elektroniczny nie daje możliwości składania informacji w ten sposób – z wykorzystaniem nieprawidłowych identyfikatorów podatkowych. Jedyną możliwością jest uzyskanie numeru PESEL, a w przypadku jego braku wystąpienie o nadanie numeru.

Pytanie 3: Jakie informacje i deklaracje muszą składać pracodawcy – płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych?

Kto jest płatnikiem podatku dochodowego zgodnie z ustawą i ma obowiązek złożyć PIT-11 i PIT-4R i/lub inne deklaracje i informacje podatkowe za 2025 rok?

Płatnicy podatku dochodowego, którzy w ciągu 2025 roku pobierali i odprowadzali do urzędów skarbowych zaliczki na podatek dochodów od osób fizycznych są zobowiązani do rozliczenia się ze swoich obowiązków za zakończony rok podatkowy. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym (art. 32 ust. 1 u.o.p.d.o.f.) płatnikami są m. in. zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej które obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, uzyskujących od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy. Obowiązek sporządzenia rocznej informacji podatkowej wynika z art. 39 ustawy o PIT:

Art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Płatnicy, o których mowa w art. 32 (zakłady pracy), art. 33 (rolnicze spółdzielnie produkcyjne) i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a (osoby zagraniczne), urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. 

Terminy przekazania informacji i deklaracji podatkowych za 2025 do urzędów skarbowych oraz do pracowników i zleceniobiorców (terminy PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, IFT/IFT-R za 2025 rok)

Pytanie 4: Jaki numer formularza PIT-11 za 2025 rok obowiązuje przy wysyłaniu informacji w 2026 roku? Sprawdź aktualne wzory PIT za 2025 rok!

Co to jest PIT-11?

PIT-11 to podstawowa informacja, na podstawie której podatnik dokona ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego i rozliczenia z urzędem skarbowym za dany rok podatkowy.

Inaczej mówiąc, formularz PIT-11 to informacje o uzyskanych przez podatnika przychodach, kosztach uzyskania przychodów, dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także o wysokości potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne w danym roku podatkowym.

Który numer formularza PIT-11 obowiązuje za 2025 rok?

Ze względu na brak istotnych zmian w ustawie o PIT wersja za 2024 rok ma zastosowanie również aktualnie.

Aktualne formularze PIT sprawdzisz i pobierzesz w formacie PDF ze strony Ministerstwa Finansów tutaj > https://podatki-arch.mf.gov.pl/pit/formularze-do-druku-pit/

Pytanie 5: Podatnik (pracownik lub zleceniobiorca) zmienił adres zamieszkania. Jaki adres wpisać na PIT-11? Który urząd skarbowy wskazać jako właściwy?

PIT za 2025 rok należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania podatnika na dzień składania zeznania podatkowego.

Warto zauważyć, że miejsce zamieszkania to miejscowość, w której podatnik (pracownik lub zleceniobiorca) przebywa z zamiarem stałego pobytu – miejsce to stanowi jego centrum interesów życiowych i majątkowych. Nie ma przy tym znaczenia czy podatnik zmieniał miejsce zamieszkania w ciągu roku podatkowego czy też po jego zakończeniu. Dla celów poprawnego wystawienia informacji PIT-11 ważne jest miejsce zamieszkania w dniu składania zeznania podatkowego (czy to w formie papierowej lub elektronicznej). Uwaga! Miejsca zamieszkania nie musi być tożsame z adresem zameldowania!

Czy należy sporządzić korektę informacji PIT-11, jeśli podano w niej niewłaściwy adres zamieszkania?

Jeśli w PIT-11 wpisany jest prawidłowy adres zamieszkania pracownika, natomiast nieprawidłowo został wskazany urząd skarbowy, to urząd skarbowy który otrzymał informację, powinien przekazać ją do właściwego urzędu – nie trzeba sporządzać korekty.

Natomiast, jeśli PIT-11 zawiera błędny adres zamieszkania, pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy, aby skorygował on deklarację i przesłał ją do pracownika oraz do właściwego urzędu skarbowego (art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej).