HR Detektywi #176: Nowelizacja Kodeksu pracy, system do elektronicznego zawierania umów, rewolucja w zwolnieniach lekarskich

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Nowelizacja Kodeksu pracy z podpisem Prezydenta. Zmiany w ustawie o ZFŚS

Nowy rok wystartował z przytupem – i to nie tylko w kalendarzu, ale także w przepisach prawa pracy. Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przepisy mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Elektroniczne wnioski w aktach osobowych

Nowelizacja wprowadza istotne uproszczenia w komunikacji między pracodawcą a pracownikami. Wiele wniosków i dokumentów, które dotychczas mogły być składane wyłącznie w formie pisemnej, od teraz będzie można złożyć zarówno tradycyjnie na papierze, jak i w formie elektronicznej. Mowa o:

• przekazaniu informacji o monitoringu,
• przekazaniu informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
• sporządzeniu rozkładu czasu pracy,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• instrukcji i wskazówkach pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Co w praktyce oznacza „forma elektroniczna”? Nie ma wymogu, aby pracownik posługiwał się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy składaniu powyższych dokumentów. Jak wynika z uzasadnienia ustawy, zachowanie postaci elektronicznej nie ogranicza się wyłącznie do podpisu kwalifikowanego (ten nadal jest wymagany np. przy zawieraniu umowy o pracę), ale obejmuje także prostsze formy komunikacji, takie jak wiadomość e-mail czy wniosek złożony za pośrednictwem elektronicznej platformy HR. Takie rozwiązanie oferuje Empliset.

Zachowanie postaci elektronicznej zachodzi np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. W pojęciu postaci elektronicznej mieści się także forma elektroniczna w rozumieniu k.c. Postać elektroniczna obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy.

_{Uzasadnienie projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych}

Podpis w mObywatelu – mały krok dla technologii, wielki skok dla HR. Czytaj felieton Moniki Smulewicz

Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Nowelizacja przewiduje również zmiany w terminie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dotychczas przepisy nie wskazywały wprost terminu wypłaty tego składnika, jeżeli dochodziło do rozwiązania umowy o pracę. Przyjęło się jednak, że ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, czyli w dniu rozwiązania umowy.

Nowe regulacje jednoznacznie porządkują tę kwestię – od teraz termin wypłaty ekwiwalentu będzie wynikał z Kodeksu pracy, co eliminuje wątpliwości interpretacyjne.

Pracodawca będzie dokonywał wypłaty ekwiwalentu:

• w terminie wypłaty wynagrodzenia, albo
• w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy, gdy termin wynagrodzenia przypada przed ustaniem zatrudnienia. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty jest dniem wolny od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Większa reprezentacja pracowników w sprawach ZFŚS

Zgodnie z nowelizacją, regulamin ZFŚS należy uzgodnić nie z jednym, lecz co najmniej z dwoma pracownikami, wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów – o ile w zakładzie pracy nie funkcjonuje związek zawodowy. Rozwiązanie to odpowiada modelowi stosowanemu przy konsultacjach w innych sprawach z zakresu prawa pracy, gdzie przepisy również wymagają minimum dwóch reprezentantów pracowników.

News 2: System do elektronicznego zawierania umów

7 stycznia 2026 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało o uruchomieniu nowego systemu teleinformatycznego do obsługi umów. System ma ułatwić zawieranie umów między pracodawcą i pracownikiem w formie elektronicznej. To pierwsza odsłona usługi, wdrażająca postanowienia ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.

Jak działa nowy system?

Na ten moment z funkcji systemu mogą korzystać jedynie najmniejsze podmioty – mikroprzedsiębiorcy zatrudniający do 9 osób. Ponadto z usługi skorzystają rolnicy oraz osoby fizyczne np. jako rodzice zawierający umowy z nianiami. Z kolei pracownicy, zleceniobiorcy i nianie mogą zawierać umowy jako osoby zatrudnione. Resort pracy zapowiada, że w przyszłości z systemu będą mogły korzystać również większe podmioty.

Do systemu można zalogować się przez portal Praca.gov.pl z wykorzystaniem profilu zaufanego, e-dowodu osobistego, aplikacji mObywatel lub bankowości elektronicznej. Co istotne – korzystanie z systemu jest całkowicie bezpłatne i dobrowolne.

Jakie dokumenty podpiszesz za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do obsługi umów?

Za pośrednictwem systemu można zawierać, aneksować i rozwiązywać:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług,
• umowy uaktywniające dla niań.

Elektronicznie podpisane umowy w systemie teleinformatycznym mają taką samą moc prawną jak dokumenty sporządzone i podpisane „na papierze”.

W usłudze udostępnione zostały wzory dokumentów pracowniczych, zgodne z wymogami Kodeksu pracy m.in. informacja o warunkach zatrudnienia, karta szkolenia BHP, świadectwo pracy, skierowanie na badania lekarskie. Za pośrednictwem systemu możliwe jest również zgłoszenie pracowników i wykonawców do ZUS.

W jakich firmach to rozwiązanie sprawdzi się najlepiej?

System w swojej obecnej, startowej wersji ma jednak pewne ograniczenia. Przede wszystkim dotyczy to standaryzacji dokumentów – w systemie dostępne są gotowe, proste wzory umów. Dlatego narzędzie najlepiej sprawdzi się w mniejszych podmiotach, dla których proste, konkretne warunki współpracy i sprawne zawarcie umowy są kluczowe. Kolejnym ograniczeniem jest sposób prowadzenia dokumentacji – po podpisaniu umowy w systemie, wszystkie powiązane dokumenty pracownicze muszą być prowadzone wyłącznie w nim. Co więcej, z usługi będą mogli skorzystać przede wszystkim nowi pracownicy, gdyż nie ma tam możliwości przeniesienia trwających umów, zawartych pierwotnie w formie papierowej.

W systemie można prowadzić dokumentację pracowniczą tylko nowo zatrudnianych pracowników lub pracowników, dla których uprzednio nie była ona prowadzona.  Decydując się na zawarcie umowy w systemie masz obowiązek prowadzenia dokumentacji umowy w systemie do momentu jej zakończenia. 

_{Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej}

Źródło: psz.praca.gov.pl

News 3: Zwolnienia lekarskie i orzecznictwo na nowych zasadach

Prezydent podpisał również nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, która porządkuje kwestie orzecznictwa lekarskiego i wprowadza nowe zasady nadzoru zwolnień lekarskich.

Zmiany w orzecznictwie

Orzeczenie lekarskie o niezdolności do pracy jest niezbędnym warunkiem do nabycia renty czy dodatku pielęgnacyjnego. Zgodnie z nowymi przepisami, orzeczenia będą wydawane jednoosobowo zarówno w I, jak i II instancji. Wyjątkiem są sprawy skomplikowane, które mogą zostać rozpatrzone przez trzyosobowy zespół. Obecnie orzeczenie w pierwszej instancji wydaje lekarz jednoosobowo, a w drugiej instancji zawsze decyduje trzyosobowa komisja lekarska.

Orzeczenia w określonych sprawach będą mogli wydawać nie tylko lekarze, ale także pielęgniarki, pielęgniarze i fizjoterapeuci. Maksymalny termin na wydanie orzeczenia ma wynosić 30 dni. Ponadto postępowanie związane z wydaniem orzeczenia badanie będzie można przeprowadzić z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych (e-wizyty). Zmiany mają przyczynić się do skrócenia czasu oczekiwania na orzeczenie.

Kiedy praca na zwolnieniu lekarskim będzie możliwa?

Nowe przepisy jasno określają, kiedy ubezpieczony może utracić prawo do zasiłku chorobowego, a więc m.in. w przypadku podjęcia pracy zarobkowej lub aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. Wcześniej te pojęcia nie były zdefiniowane w ustawie.

Aktualnie, jeżeli osoba podlega ubezpieczeniom społecznym z co najmniej dwóch tytułów, lekarz wystawia odrębne zwolnienie lekarskie na każdy z tych tytułów. Z kolei od 1 stycznia 2027 r. ubezpieczony będzie mógł zażądać, aby lekarz nie wystawiał zwolnienia z obu tytułów, jeśli charakter pracy pozwala mu wykonywać obowiązki u jednego pracodawcy. Taka sytuacja może dotyczyć osób, które łączą pracę fizyczną z lekką pracą biurową w innym podmiocie.

Ponadto ustawa precyzuje zasady przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich. Nadal kontrole będą mogli przeprowadzać płatnicy składek i ZUS. Kontrole mogą dotyczyć zarówno zwolnień lekarskich z powodu choroby, jaki i z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny. Co więcej, przepisy wprost wskazują, że ZUS będzie mógł przeprowadzać kontrole wykorzystania zwolnień lekarskich przez osoby pobierające świadczenia po ustaniu zatrudnienia. Kontrolerzy uzyskają uprawnienie do legitymowania osoby kontrolowanej w celu ustalenia jej tożsamości. Będą też uprawnieni do wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli oraz do odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek oraz od lekarza leczącego.

Źródło: www.zus.pl