HR-owe Koło Ratunkowe: Zmarł pracownik. Co dalej? Instrukcja dla pracodawcy

Czym różni się wygaśnięcie stosunku pracy od rozwiązania umowy o pracę?

Niestety, w pracy działów kadrowo-płacowych zdarzają się sytuacje trudne i delikatne, a taką z całą pewnością jest śmierć pracownika. Zgodnie z art. 63¹ kp. z dniem śmierci pracownika wygasa jego umowa o pracę. Nie należy mylić wygaśnięcia stosunku pracy z jego rozwiązaniem. Rozwiązanie jest następstwem czynności prawnych podjętych przez strony wspólnie lub jednostronnie (np. złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy). Wygaśnięcie natomiast jest wynikiem zaistnienia okoliczności nie będących czynnościami prawnymi i zazwyczaj niezależnych od woli stron. Ale tak jak w każdym innym przypadku, kiedy ustaje stosunek pracy, po stronie pracodawcy pojawiają się obowiązki związane z rozliczeniem zakończonej umowy.  

Obowiązki pracodawcy związane ze śmiercią pracownika

Pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego wystawienia świadectwa pracy. W punkcie dotyczącym okoliczności ustania stosunku pracy powinien wskazać, że jest nim wygaśnięcie na skutek śmierci pracownika i powołać się na wspomniany wyżej artykuł 63¹ k.p.

Ponieważ z oczywistych względów nie jest możliwe przekazanie dokumentu pracownikowi oryginał i kopię świadectwa umieszcza się w części C akt osobowych. Dokument trzeba będzie wydać, jeżeli zgłosi się osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym.

Wypłata należności po zmarłym pracowniku, odprawa pośmiertna – wątpliwości w rozliczeniach finansowych

Wydaje się, że najwięcej wątpliwości wzbudza rozliczenie finansowe tj. wypłata należności po zmarłym. Jak wskazuje kodeks pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy, czyli np. niewypłacone wynagrodzenia, zasiłki z ubezpieczenia społecznego czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop, przechodzą w równych częściach na małżonka pracownika oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zazwyczaj są to dzieci, ale mogą to być, po spełnieniu ustawowych warunków rodzice zmarłego. Dodatkowo, członkom rodziny pracownika należy się odprawa pośmiertna.  

Wysokość odprawy jest uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi: 

• 1-miesięczne wynagrodzenie jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy do 10 lat 
• 3-miesięczne wynagrodzenie przy  zatrudnieniu co najmniej 10 lat  
• 6-miesięczne wynagrodzenie jeżeli okres zatrudnienia osiągnął 15 lat.  

Pracodawca nie będzie musiał wypłacać odprawy, jeżeli ubezpieczył pracownika na życie i pokrywał koszt składek z własnych środków, a wysokość odszkodowania dla osób uposażonych przez pracownika jest co najmniej równa wysokości należnej odprawy. Jeśli odszkodowanie byłoby niższe, pracodawca musi dopłacić różnicę. Jeżeli do odprawy pośmiertnej uprawniona byłaby tylko jedna osoba (np. tylko małżonek), odprawa będzie wypłacona w wysokości połowy odpowiedniej kwoty.

Jak wylicza się wysokość odprawy pośmiertnej?

Wysokość miesięcznego wynagrodzenia na potrzeby wypłaty odprawy oblicza się stosując zasady obowiązujące przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Krótko mówiąc, jednomiesięczne wynagrodzenie to nic innego jak wyliczona podstawa do ekwiwalentu. Odprawa pośmiertna nie stanowi podstawy wymiaru składek i jest zwolniona z opodatkowania. 

Separacja i rozwód, czyli obowiązki pracodawcy związane z ustaleniem osób uprawnionych do należności po zmarłym pracowniku

Obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie, kto jest uprawniony do odbioru należności po zmarłym oraz pozyskanie dokumentów poświadczających to uprawnienie. Należy bowiem pamiętać, że prawo do świadczeń przysługuje byłemu współmałżonkowi lub takiemu, z którym pracownik pozostawał w separacji (potwierdzonej orzeczeniem). Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy taki współmałżonek spełnia warunki do renty po zmarłym. Nie ma natomiast wpływy na prawo do świadczeń fakt istnienia rozdzielności majątkowej czy nie prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego. Do potwierdzenia uprawnień konieczne będzie zatem przedłożenie kopii aktualnego skróconego aktu małżeństwa (nie zawierającego np. wpisu o rozwodzie czy separacji) oraz dokumentu potwierdzającego tożsamość.  

Choć przepisy nie określają tego wprost, do pracodawcy należy także inicjatywa skontaktowania się z osobami potencjalnie uprawnionymi oraz upewnienie się ile takich osób jest.  

Przychód z praw majątkowych, czyli jak rozliczyć podatkowo należności po zmarłym pracowniku?

Wypłacone należności stanowią dla ich odbiorców przychód z praw majątkowych. Nie stanowią podstawy składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne podlegają jednak opodatkowaniu i należy od nich pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.  Przy jej wyliczaniu nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu ani kwoty zmniejszającej podatek (tzw. ulgi), chyba że odbiorca złoży stosowane oświadczenie np. w PIT-2. Po zakończeniu roku podatkowego należy wystawić PIT-11 i wykazać wypłacone kwoty w bloku E w rubryce 9 (prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy o pdof). W PIT-11 nie wykazuje się kwoty odprawy pośmiertnej – jak pisaliśmy wcześniej podlega ona zwolnieniu z opodatkowania.  

Jeśli zmarły pracownik nie pozostawił małżonka i nie ma innych osób uprawnionych do renty po nim,  niewypłacone kwoty (za wyjątkiem odprawy pośmiertnej) wejdą do masy spadkowej i będą mogły być wypłacone spadkobiercom dopiero po stwierdzeniu nabycie przez nich spadku – na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu.   

Dowiedz się więcej podczas kursu dla zaawansowanych specjalistów kadr i płac. Zdobądź zawodowe certyfikaty. Zostań kierownikiem działu kadr i płac >