Badania medycyny pracy – zmiany od 17 kwietnia 2026 r. 

Postępująca digitalizacja procesów HR – po elektronicznych wnioskach czas na badania medycyny pracy

Rok 2026 jest przełomowy jeśli chodzi o proces elektronizacji w zakresie spraw pracowniczych. Ustawodawca, podążając za rozwojem cyfryzacji w procesach kadrowych wprowadził możliwość składania przez pracowników wniosków nie tylko w postaci papierowej ale również w postaci elektronicznej. 

To nie koniec zmian w elektronizacji procesów HR. Od 17 kwietnia zaczną obowiązywać przepisy, na mocy których zostaną wprowadzone elektroniczne formy sporządzania orzeczeń lekarskich w kontekście badań medycyny pracy. 

Czytaj więcej o nowych zasadach orzekania o niezdolności o pracy >

2 kwietnia 2026 r. opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Zdrowia zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Rozporządzenie to wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, czyli 17 kwietnia.

Zmiana przepisów stanowi część realizacji inwestycji D1.1.2 „Przyśpieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia” w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, której głównym założeniem jest usprawnienie procesu cyfryzacji w systemie ochrony zdrowia.

Jakie zmiany czekają nas od 17 kwietnia?

Jedną z głównych zmian w przepisach dotyczących badań medycyny pracy jest wprowadzenie elektronicznego orzeczenia lekarskiego. Orzeczenia lekarskie do tej pory wystawiane były w wyłącznie w formie papierowej. Od 17 kwietnia orzeczenia te będą mogły być wystawiane w formie elektronicznej. Będą one umieszczane w systemach informacji medycznych oraz będą udostępnianie pracownikowi poprzez Internetowe Konto Pacjenta (IKP). W praktyce oznacza to, że pracownik nie będzie zobowiązany do gromadzenia ani osobistego przekazywania papierowych zaświadczeń, ponieważ będzie mógł uzyskać do nich dostęp w formie elektronicznej w dowolnym czasie. Z uzasadnienia projektu wynika, że: 

• Orzeczenie lekarskie nadal będzie można wystawić w postaci papierowej w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego lub na żądanie pracownika. 
• Orzeczenie lekarskie sporządzone w postaci papierowej lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne przekazuje osobie badanej oraz pracodawcy.
• Podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie lekarskie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Zakres danych w orzeczeniach lekarskich oraz nowe wzory orzeczeń lekarskich

Pracodawca w orzeczeniu lekarskim otrzymuje wyłącznie niezbędne informacje o zdolności lub braku zdolności do pracy. Pracodawca nie będzie miał wglądu do szczegółowych danych medycznych, co zapewni pracownikom większą ochronę prywatności. Ustawodawca w zmienionym rozporządzeniu jasno wskazuje, jakie informacje mają być zawarte w orzeczeniu lekarskim. 

Dzięki temu pracownik będzie miał lepszy dostęp do informacji o swoim stanie zdrowia. Jest to także ważny element polityki prozdrowotnej, dzięki któremu lekarze uzyskają dostęp do danych, które mogą wpierać proces dalszego leczenia i określać działania profilaktyczne. 

W odniesieniu do orzeczenia lekarskiego przekazywanego pracodawcy doprecyzowano zakres informacji, które – w zależności od rodzaju orzeczenia – powinny zostać w nim ujęte, w tym w szczególności wskazania dotyczące:

• konieczności dostosowania określonego stanowiska pracy w celu zmniejszania ryzyka zawodowego, 
• występujących na określonym stanowisku zagrożeń dla zdrowia pracownika.

Nowelizacja przepisów to także ułatwienie dla lekarzy sprawujących profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami. W przypadku dokumentacji elektronicznej nastąpi możliwość przekazywania danych w formie cyfrowej oraz pojawia się brak konieczności stosowania pieczątki, która pozostaje jedynie w orzeczeniu lekarskim wystawionym w formie papierowej.

Przepisy przejściowe

W przepisach przejściowych przewidziano możliwość wystawiania i przekazywania orzeczeń lekarskich na dotychczasowych zasadach, jednak okres ten nie będzie mógł przekroczyć 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

Podsumowując, zmiany wchodzące w życie 17 kwietnia 2026 r. stanowią istotny krok w kierunku cyfryzacji medycyny pracy oraz usprawnienia obiegu dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich uprości procedury, zwiększy dostęp pracowników do informacji o stanie zdrowia oraz ograniczy konieczność posługiwania się dokumentacją papierową.

Jednocześnie nowe przepisy wzmacniają ochronę prywatności pracowników, precyzując zakres danych przekazywanych pracodawcy oraz rozwijają elementy profilaktyki zdrowotnej. Zachowanie możliwości stosowania formy papierowej oraz wprowadzenie okresu przejściowego zapewnia płynne dostosowanie się do nowych regulacji zarówno pracodawcom, jak i jednostkom medycyny pracy.