HR Detektywi: Wydanie specjalne! Podsumowanie zmian w kadrach, płacach i HR 2025/2026. Status projektów w toku

I. Przepisy, które wchodzą w życie 1 stycznia 2026

News 1: Okresy prowadzenia JDG i świadczenia umów zlecenia wliczą się do stażu pracy

Akt prawny: Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423). Pobierz tutaj >

Po zmianach do stażu pracy wliczymy również:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy wykonywania umowy zlecenia,
• świadczenia usług, umowy agencyjnej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
• okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Sumowaniu będą podlegać wszystkie udowodnione okresy – czyli nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy, ale i wcześniejsze. Pracownik będzie miał 24 miesiące od wejścia w życie ustawy na dostarczenie dokumentów potwierdzających powyższe okresy zatrudnienia. Czytaj więcej na stronie resortu pracy >

Jakie korzyści osiągną pracownicy w związku z „ustawą stażową”?

Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego, wyższy dodatek stażowy, nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu, dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę, wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę, dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany
jest konkretny staż pracy.

Ustawa wejdzie w życie:

• 1 stycznia 2026 roku – dla pracodawców z sektora finansów publicznych,
• pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy – dla pozostałych pracodawców.

Jak udokumentować poprzednie okresy zatrudnienia? Kiedy ZUS udostępni formularz wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego staż pracy?

Zgodnie z informacją podaną przez ZUS, potwierdzanie nowych okresów będzie możliwe tylko na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS. Wnioski o ich wydanie zostaną udostępnione dopiero po wejściu w życie ustawy – na nowych formularzach dostępnych w systemie PUE/eZUS. Czytaj więcej na stronie ZUS >

Okresy zatrudnienia, które nie podlegają zgłoszeniu do ZUS (np. praca za granicą) mogą zostać potwierdzone innymi dokumentami. Przepisy ustawy nie ograniczają zakresu takich dokumentów. Może to być np. odpowiednik polskiego świadectwa pracy lub umowy o pracę. Dokumenty te, jeżeli są wystawione w języku obcym, powinny zostać przetłumaczone na język polski.

News 2: Minimalne wynagrodzenie 2026

Akt prawny: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Nowe stawki wynagrodzenia oznaczają podwyżkę o 140 zł w przypadku stawki miesięcznej oraz o 0,90 zł w przypadku stawki godzinowej w porównaniu z 2025 rokiem.

Czy umowy o pracę pracowników wynagradzanych według stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę należy aneksować (porozumieniem zmieniającym) w związku z rozporządzeniem?

Zgodnie z rekomendacjami Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca ma obowiązek wręczyć aneksy wszystkim pracownikom, których wynagrodzenie zostało określone kwotowo, tj. poprzez wskazanie w umowie o pracę konkretnych kwot. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie kwoty, a w umowie o pracę widnieje jedynie zapis o tym, że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania aneksu do umowy. Czy pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3 Kp w związku ze zmianą stawki płacy minimalnej? Czytaj więcej tutaj >

II. Przepisy, które zmieniły się w 2025 roku

News 1: Uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i rodziców dzieci hospitalizowanych

Akt prawny: Ustawą z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871) Art. 180(2) § 1 k.p. Data wejścia w życie: 19.03.2025

Uzupełniający urlop macierzyński wykorzystuje się w jednej części bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Zasiłek macierzyński wynosi 100% podstawy wymiaru. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński składa się w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. Na mocy art. 180(2) Kp pracownica albo pracownik – ojciec wychowujący dziecko ma prawo bezpośrednio
po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego – w przypadku urodzenia dziecka:

• przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15. tygodnia po porodzie
• po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8. tygodnia po porodzie
• po ukończeniu 37. tygodnia ciąży i jego pobytu w szpitalu, pod warunkiem że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał 
w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie

Zasiłek macierzyński w przypadku urodzenia martwego dziecka

W sytuacji gdy dziecko urodzi się martwe, ubezpieczonej matce przysługuje zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego w wymiarze 8 tygodni po porodzie w wysokości 100% podstawy wymiaru. O zasiłek może ubiegać się zarówno ubezpieczona będąca pracownicą, jak i kobieta podlegająca ubezpieczeniu chorobowemu z innego tytułu,
np. umowy zlecenia czy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.

News 2: Likwidacja obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS

Akt prawny: Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Data wejścia w życie: 4 listopada 2025

Nowelizacja uchyla obowiązek przechowywania przez płatników przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia do ubezpieczeń w postaci papierowej.

Choć przepis formalnie obowiązywał od dawna, w rzeczywistości wiele firm nie stosowało się do niego w codziennej praktyce. Dodatkowe drukowanie i przechowywanie kopii zgłoszeń uznawano za nadmiarowy obowiązek, niedostosowany do obecnych realiów. W dobie elektronicznego obiegu dokumentów przedsiębiorcy podkreślali, że dane te są już dostępne zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika (na PUE ZUS lub w programie Płatnik), więc tworzenie papierowych kopii nie ma praktycznego uzasadnienia. Podobnie wskazano w uzasadnieniu ustawy. Wprowadzenie tej zmiany ma ograniczyć obciążenia administracyjne po stronie przedsiębiorców.

News 3: E-papierosy bez nikotyny zostały objęte zakazem palenia w miejscu pracy

Akt prawny: nowelizacja ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 799; tzw. ustawa tytoniowa). Data wejścia w życie: 5 lipca 2025

Palenie e-papierosów bez nikotyny w zakładzie pracy i w innych miejscach publicznych jest traktowane tak samo, jak palenie tradycyjnych papierosów.

Dostosowanie przepisów wewnątrzzakładowych i zasad BHP

W związku z ujednoliceniem regulacji o paleniu w miejscu pracy, pracodawcy są zobowiązani do wprowadzenia zmian w regulaminach pracy, procedurach kontrolnych i obowiązujących zasadach BHP. Ponadto, aby uniknąć sporów, pracodawcy powinni jasno uprzedzić pracowników o rozszerzeniu zakazu.

• W pomieszczeniach zakładu pracy obowiązuje zakaz palenia papierosów tradycyjnych i e-papierosów – niezależnie od tego, czy urządzenia zawierają nikotynę czy też nie.
• Pracownicy mogą palić papierosy w trakcie przerwy, o ile pracodawca zapewni w tym celu wyznaczone miejsce. Pracodawca może też w regulaminie pracy wprowadzić całkowity zakaz palenia na terenie firmy i przed nią.
• Naruszenie zakazu może zostać ukarane mandatem w wysokości do 500 zł. Pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkowej. W przypadku nagminnego łamia zasad pracodawca ma prawo zwolnić dyscyplinarnie za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w zakresie przepisów BHP.

News 4: Równość i jawność wynagrodzeń w zakresie obowiązków informacyjnych na etapie rekrutacji

Akt prawny: Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz. U. 2025 poz. 807). Data wejścia w życie: 24 grudnia 2025

24 grudnia 2025 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, ktora wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców w zakresie jawności wynagrodzeń. Na mocy art. 18[3ca] osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku otrzyma od pracodawcy informację o:

• wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 18[3c] § 2, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
• odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Informacje, o których mowa w § 1, pracodawca przekazuje z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje: w ogłoszeniu o naborze na stanowisko, przed rozmową kwalifikacyjną (jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko
albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu) lub przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko
albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu albo przed rozmową kwalifikacyjną.

News 5: Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP

Akt prawny: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Data wejścia w życie: 12 grudnia 2025

Nowi zatrudnieni potwierdzą odbycie wstępnego szkolenia BHP wiadomością e-mail

Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami pracownik potwierdzał odbycie szkolenia wstępnego na karcie szkolenia. Dokument ten był przechowywany w aktach pracowniczych w formie pisemnej. Pracownik musiał więc złożyć na papierowej karcie szkolenia BHP odręczny podpis lub opatrzyć dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem, który miał taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

Po zmianach, pracownik może potwierdzić odbycie szkolenia wstępnego również elektronicznie, nie tylko z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale także np. poprzez wiadomość e-mail. Przy zastosowaniu tej formy, pracodawca jest zobowiązany dołączyć potwierdzenie pracownika do karty szkolenia wstępnego oraz sporządzić odpowiednią adnotację na samej karcie – w miejscu przeznaczonym na podpis odpowiednio pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej. 

III. Przepisy, których wejścia w życie spodziewamy się w 2026 roku

News 1: Zwiększenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Według medialnych zapowiedzi reportu pracy projekt ma trafić do Sejmu w grudniu 2025 roku, a prace w parlamencie będą procedowane w I kwartale 2026 r.

Ograniczony czas na reklasyfikację umów cywilnoprawnych

PIP zyska nowe uprawnienie – stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kp, powinna być zawarta umowa o pracę. Okręgowy inspektor pracy będzie mógł stwierdzić istnienie stosunku pracy w drodze decyzji, jednak za okres nie dłuższy niż trzy lata wstecz od dnia wszczęcia postępowania. W treści decyzji o stwierdzeniu stosunku pracy Inspektor będzie zobowiązany określić: rodzaj umowy o pracę, datę jej zawarcia i rozpoczęcia pracy, rodzaj i miejsce wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia. Jeżeli materiał dowodowy nie pozwoli ustalić wszystkich tych elementów, decyzja przyjmie wartości domyślne korzystne dla pracownika, czyli: umowę na czas nieokreślony, pełen etat,
i minimalne wynagrodzenie.

Polecenie zmiany umowy pod znakiem zapytania

W przypadku, gdy inspektor stwierdzi, że praca jest świadczona na warunkach przewidzianych dla stosunku pracy, będzie mógł:

• wydać polecenie o zmianie umowy (termin na wykonanie będzie wynosił 14 dni),
• wydać decyzję administracyjną stwierdzającą stosunek pracy,
• skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy. Wówczas to sąd ustali, czy umowę cywilnoprawną należy zamienić w umowę o pracę.

Maciej Berek, minister do spraw Nadzoru nad Wdrażaniem Polityki Rządu w programie „Pytanie dnia” na anetnie TVP Info. Źródło: serwis prawo.pl

(…) jeśli inspektor pracy będzie stwierdzał, że jego zdaniem u jakiegoś przedsiębiorcy sytuacja jest niezgodna z prawem, to będzie wydawał polecenie dostosowania tej sytuacji do stanu prawnego. I strony: pracodawca i pracownik, będą decydowały, czy chcą zawrzeć umowę o pracę, czy chcą pozostać w umowie cywilnoprawnej, którą będą musiały wtedy poprawić. W pierwotnej wersji projektu ich wola była w ogóle ignorowana. Inspektor wchodził i wydawał decyzję. (…) Nie będzie automatu.

Projekt zakłada wymianę informacji i danych między Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Państwową Inspekcją Pracy i Krajową Administracją Skarbową na potrzeby kontroli i analizy ryzyka.

News 2: Równość i jawność wynagrodzeń

Założenia do projektu ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Dyrektywa weszła w życie w dniu 6 czerwca 2023 r., a termin na jej implementację do porządku krajowego to 7 czerwca 2026 r.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. 

W zakresie przejrzystości wynagrodzeń Dyrektywa przewiduje m.in. zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do kryteriów określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Każdy pracownik zyska prawo do uzyskania od pracodawcy informacji o swojej własnej płacy oraz średnich wynagrodzeniach – z podziałem na płeć – w odniesieniu do grupy pracowników wykonujących pracę jednakową lub o jednakowej wartości. Pracownicy będą również mieli realne narzędzia do walki z dyskryminacją płacową: możliwość weryfikacji, czy są traktowani równo, wsparcie instytucji państwowych w dochodzeniu roszczeń oraz większą przejrzystość procedur i kryteriów płacowych.

News 3: Orzeczenia lekarskie w formie elektronicznej

Projekt: rozporządzenie Ministra Zdrowia zmieniającego rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Stan: 31 października 2025 zakończono etap opiniowania. Rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw

Stan obecny: orzeczenia są wydawane w formie papierowej, a pracownicy we własnym zakresie muszą dostarczyć jeden egzemplarz pracodawcy. Nowe rozporządzenie zakłada, że orzeczenia lekarskie będą wystawiane elektronicznie. Dokumenty będą zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej. Ponadto informacje z orzeczenia mają być przekazywane do Internetowego Konta Pacjenta. Na żądanie pacjenta-pracownika orzeczenie będzie wydane również w formie wydruku. Wystawienia orzeczenia lekarskiego w formie papierowej będzie możliwe w przypadku braku dostępu do wskazanego systemu teleinformatycznego.

Po zmianach to lekarz medycyny pracy wystawiający orzeczenie, będzie zobowiązany do przekazania go pracodawcy, który wystawił skierowanie. Rozporządzenie zawiera również załączniki – wzory nowych orzeczeń lekarskich.

News 4: Większa ochrona przed dyskryminacją i mobbingiem

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego. Numer z wykazu UD183. Przewidywany termin wejścia w życie: 2026 rok

27 listopada 2025 r. Komitet Stały Rady Ministrów przyjął projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy (…), który wprowadza nową, uproszczoną definicję mobbingu oraz wzmocnia ochronę przed działaniami niepożądanymi w miejscu pracy. Podstawową cechą mobbingu ma być uporczywe nękanie pracownika, co oznacza, że mobbingiem nie są zachowania incydentalne, choćby stanowiły one naruszenie dóbr osobistych pracownika. Ponadto za mobbing nie będą mogły być uznane uzasadnione i wyrażone we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczanie z powierzonej pracy lub jej krytyka. Więcej szczegółów w tym wydaniu HR Detektywa >

News 5: Wyłączenia dodatków z wynagrodzenia minimalnego

Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej. Państwa członkowskie miały obowiązek implementacji przepisów do 15 listopada 2024 r., Polska nie zdążyła tego zrobić w wymaganym terminie. Przewidywany termin wejścia w życie: 1 stycznia 202

Obecny stan prawny i zmiany przewidziane w projekcie

Aktualnie obowiązująca ustawa wprost stanowi, że w minimalnym wynagrodzeniu nie uwzględnia się: dodatku za szczególne warunki pracy, nagrody jubileuszowej, odprawy emerytalno – rentowej, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej, dodatku stażowego.

W praktyce oznacza to, że w wielu firmach – tam, gdzie dotychczas część płacy minimalnej była „uzupełniana” tymi dodatkami czy premiami – konieczne będzie podniesienie wynagrodzeń zasadniczych. To też może wiązać się ze znacznie wyższymi kosztami wynagrodzeń. Z tego powodu ustawodawca zdecydował się wprowadzić zmiany stopniowo, tak by pracodawcy mieli czas na dostosowanie się do nowych przepisów.

News 6: Koniec z darmową pracą dla młodych. Praktyki absolwenckie na nowych zasadach

Założenia projektu ustawy o stażach. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów: IV kwartał 2025 r.

Celem projektu jest wyeliminowanie bezpłatnych staży oraz uregulowanie zasad ich organizacji na otwartym rynku pracy. Nowe przepisy mają zapewnić wysoką jakość staży, lepszą ochronę praw stażystów (niezależnie od ich wieku) i zminimalizować ryzyko zastępowania stosunku pracy umowami stażowymi.

Nowe zasady odbywania staży. Co się zmieni? 

Ministerstwo przewiduje następujące zasady organizacji staży:

• obowiązek zawierania pisemnej umowy stażowej, obejmującej program i cele stażu,
• zakaz wymagania od stażysty wcześniejszego doświadczenia w zawodzie,
• zobowiązanie organizatora stażu do wyznaczenia mentora lub opiekuna stażysty,
• maksymalny okres stażu do 6 miesięcy,
• wypłatę świadczenia pieniężnego w wysokości co najmniej 35% przeciętnego wynagrodzenia (obecnie ok. 3062 zł brutto). Jednocześnie wysokość świadczenia pieniężnego nie może przekraczać wysokości przeciętnego wynagrodzenia (obecnie ok. 8 749 zł brutto),
• obowiązek ubezpieczenia stażysty na zasadach analogicznych jak w przypadku zleceniobiorców,
• zapewnienie, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• prawo do 1 dnia wolnego za każdy przepracowany miesiąc stażu w trakcie pierwszych 3 miesięcy i do 2 dni za każdy przepracowany miesiąc stażu w trakcie kolejnych 3 miesięcy,
• możliwość kontroli legalności staży przez Państwową Inspekcję Pracy.

Ustawa będzie dotyczyła staży i praktyk na otwartym rynku pracy. Przepisy nie dotyczą staży i praktyk stanowiących element programu kształcenia formalnego, staży organizowanych przez urzędy pracy, staży i praktyk niezbędnych w celu uzyskania dostępu do zawodu regulowanego.

News 7: Zmiany dotyczące korzystania ze zwolnień lekarskich oraz kontroli ubezpieczonych przez ZUS

Projekt ustawy ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (druk UD114). Planowana data wejścia w życie przepisów to 1 stycznia 2026 roku.

Pracownicy mogą spodziewać się zaostrzenia zasad kontroli zwolnień lekarskich. 21 listopada 2025 projekt zmian dotyczących korzystania ze zwolnień lekarskich oraz kontroli ubezpieczonych przez ZUS przekazany został do Marszałka Sejmu oraz do Prezydenta.

Definicja pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia

Zgodnie z nowelizacją ubezpieczony utraci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeżeli w okresie niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia. Projekt precyzuje, co dokładnie należy rozumieć pod tymi pojęciami.

• Pracą zarobkową będzie każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy.
• Aktywnością niezgodną z celem zwolnienia od pracy będą wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Czy pracownik będący na zwolnieniu lekarskim może wykonywać incydentalne czynności zawodowe?

Pracownik będąc na zwolnieniu lekarskim będzie mógł wykonywać prace incydentalne, bez groźby pozbawienia go świadczenia chorobowego, np. podpisać rachunek, podpisać listę płac, fakturę czy list przewozowy, wykonać telefon do przełożonego lub do klienta. Będzie mógł się wyjść poza stałe miejsce przebywania po niezbędne zakupy, na wizytę lekarską, rehabilitację, do apteki.

Czy pracownik zatrudniony w więcej niż jednym zakładzie pracy będzie mógł świadczyć pracę u jednego pracodawcy, jednocześnie będąc na zwolnieniu lekarskim u innego?

W przypadku zatrudnienia w kilku zakładach pracy, ustawa zakłada możliwość wykonywania pracy zawodowej u jednego pracodawcy, podczas zwolnienia lekarskiego u innego pracodawcy – wyłącznie na żądanie ubezpieczonego i tylko, jeśli rodzaj pracy na to pozwala. Zdecyduje o tym lekarz zaznaczając informację w zwolnieniu lekarskim

Uprawnienia ZUS i pracodawców w zakresie kontroli tzw. L4

Tak jak dotychczas, uprawnienie do przeprowadzenia kontroli – obok organu rentowego – będą mieli płatnicy zasiłków. Płatnik składek będzie upoważniony do kontroli zwolnienia już w okresie wypłaty wynagrodzenia chorobowego. Ponadto projekt wprost przewiduje, że ZUS będzie mógł przeprowadzać kontrole wykorzystania zwolnień lekarskich przez osoby pobierające świadczenia po ustaniu zatrudnienia.

News 8: ZUS przejmie obowiązek rozliczania składek. Założenia projektu ustawy

Założenia projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów: I kwartał 2026 r.

ZUS przygotuje propozycje dokumentów ubezpieczeniowych

Zgodnie z założeniami, ZUS samodzielnie przygotuje propozycję dokumentów ubezpieczeniowych – zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nie oznacza to jednak, że składki rozliczą się automatycznie, a biura rachunkowe utracą swoich klientów. Płatnicy będą zobowiązani do sprawdzenia i zatwierdzenia dokumentów lub ewentualnej korekty. Projekt ma znacząco uprościć obowiązki płatników składek wobec ZUS, zapewnić prawidłowość rozliczeń i zredukować biurokrację.

Jednolity plik ubezpieczeniowy (JPU)

Propozycja dokumentów będzie sporządzana na podstawie danych przekazywanych w jednolitym pliku ubezpieczeniowym (JPU). Informacje niezbędne do rozliczeń płatników składek będą importowane bezpośrednio z systemu kadrowo-płacowego. Zakres danych przekazywanych do ZUS przez płatników zostanie ograniczony do niezbędnego minimum, a system będzie korzystał także z informacji już dostępnych w rejestrach ZUS i innych instytucji publicznych.

Planowane terminy wdrożenia JPU

Projekt przewiduje etapowe wdrażanie zmian. W pierwszej kolejności uproszczenia obejmą osoby rozliczające składki wyłącznie za własne ubezpieczenia, w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność, duchownych czy osoby opłacające składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, którzy nie mają tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń. Po przekazaniu danych o przychodach/dochodach i podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, płatnik otrzyma informację o kwocie do zapłaty w aplikacji mobilnej mZUS lub na koncie w eZUS. Zmiany dla tej grupy ubezpieczonych miałyby wejść w życie 1 stycznia 2028 roku.

Pozostali płatnicy, wobec których stosowany będzie mechanizm oparty na JPU, zostaną objęte nowymi zasadami trzy lata później (1 stycznia 2031 r.), co pozwoli na dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i integrację z systemem ZUS.

News 9: Ekwiwalent za urlop płatny w terminie wypłaty wynagrodzenia, ujednolicenie reprezentacji pracowników i elektroniczna dokumentacja

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Planowana data wejścia w życie: po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Teraz trafi do Senatu.

Ekwiwalent urlopowy będzie można wypłacić po rozwiązaniu umowy

W przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. W rezultacie pracodawcy muszą przygotowywać dodatkowe listy płac i przelewy odchodzącym pracownikom.

Elektroniczna przesyłanie informacji do pracowników i zakładowych organizacji związkowych

Pracodawca będzie mógł wypełniać obowiązki informacyjne elektrocznie. W ten sposób będzie mogła być wysłana m. in. instrukcja BHP, informacje o: monitoringu, warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową, rozkładzie czasu pracy, a także szereg wniosków, w tym o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej, ruchomego czasu pracy; udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych; udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenie urlopu bezpłatnego.