HR-owe Koło Ratunkowe: Jak odzyskać nadpłatę wynagrodzenia od pracownika? Procedura uzyskania zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia oraz odpowiedzialność pracodawcy i pracownika działu kadr, płac i HR za wypłatę zawyżonego wynagrodzenia 

Czy kadrowa ponosi odpowiedzialność za nadpłatę wynagrodzenia? 

Kierownik działu serwisowego pomylił się w kwocie premii miesięcznej dla jednego z pracowników – w arkuszu premiowym wysłanym do działu HR wpisał 4100 zł brutto, tymczasem premia miała wynieść 410 zł brutto. O jedno zero za dużo… Różnica w wypłacie jest znacząca. Niestety, nie została wychwycona przez dział HR, który ma wgląd w dane historyczne i (przynajmniej w teorii) powinien zwrócić uwagę na tak duże odchylenie od trendu. Pracownik przyznał się do otrzymania zbyt wysokiej kwoty, informując o tym fakcie dział HR w wiadomości e-mail. W jego ocenie jest to błąd działu personalnego, który nie jest jego winą i nie zamierza zwrócić nadpłaconej premii. Kierownik stoi na stanowisku, że błąd w podanej kwocie wynikał ze zmęczenia spowodowanego nadgodzinami, które ostatnio wypracowywał oraz że dział HR powinien weryfikować wypłacane kwoty.

Bezpodstawne wzbogacenie i świadczenia nienależne, czyli nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy 

W przypadku nadpłaty wynagrodzenia, m.in. takim, jak przywołany powyżej, zastosowanie mają przepisy kodeksy cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu i nienależnym świadczeniu. 

Jeśli opisany wyżej pracodawca nie miał podstaw do wypłaty premii w podanej przez kierownika do działu HR wysokości, kwota wykraczająca poza tę ustaloną w oparciu o przepisy wewnątrzzakładowe, stanowi dla pracownika świadczenie nienależne. Pracodawca, który nie był zobowiązany do jej wypłaty może, a nawet powinien, domagać się zwrotu nienależnego świadczenia, zaś na pracowniku, po uzyskaniu takiej informacji, ciąży obowiązek zwrotu.   

Kiedy pracownik nie musi zwracać pracodawcy nadpłaconego wynagrodzenia?

Taka sytuacja faktycznie może wystąpić – będzie ona miała miejsce, jeśli pracodawca wiedział o tym, że przelewa na konto pracownika zawyżone wynagrodzenie. Cytując art. 411 Kodeksu cywilnego, „spełniający świadczenie wiedział, że nie był do świadczenia zobowiązany”. Przykład? Pracodawca wie, że pracownik zmienił wymiar czasu pracy z pełnego na 3/4, ale mimo to przelał wynagrodzenie za pełen etat, ponieważ nie potrafił dokonać zmiany warunków umowy w systemie kadrowo-płacowym. Pracownik może w tym przypadku powołać się na fakt, że pracodawca „działa przy zachowaniu szczególnej staranności” i nie zwracać nadpłaconego wynagrodzenia.  

Kiedy pracownik nie musi zwracać pracodawcy nadpłaconego wynagrodzenia?

I tu zaskoczenie! Zgodnie z art. 409 k.c. pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia, jeśli zużył lub utracił to nienależne świadczenie. Może się tak zdarzyć na przykład w sytuacji, gdy konto pracownika jest zajęte przez komornika, który zaliczył całość wpływu na poczet spłaty zobowiązania.  

Pracownik może również nie być świadomy błędu po stronie działu płac, jeśli nadpłata była niewielka lub jeśli oczekiwał wypłaty nagrody, premii, dodatku urlopowego bądź… uznał, że wyższe wynagrodzenie to efekt zmian w przepisach podatkowych, hucznie obiecywanych przez polityków i zapowiadanych w mediach.  

Zwróć uwagę, że pracownik nie ma obowiązku potwierdzenia kwoty wynagrodzenia, które wpłynęło na jego konto bankowe z pracodawcą, księgową lub kadrową. Nie ponosi też żadnej odpowiedzialności za niefrasobliwość pracodawcy…  

Co może zrobić dział kadr, płac i HR, który pozyskał informację o wypłacie nienależnego wynagrodzenia?  

Pracodawca lub pracownik działu kadr, płac i HR, który zauważy, że doszło do nadpłaty wynagrodzenia, powinien jak najszybciej i wszystkimi możliwymi kanałami dotrzeć z tą informacją do pracownika, którego błąd dotyczy. Krótko mówiąc, obowiązkiem pracodawcy i działu HR jest poinformowanie pracownika o przyznaniu nienależnego świadczenia. Odwołujemy się tutaj do wyjątku przewidzianego w art. 409 kc, zgodnie z którym pracownik, który był świadomy pomyłki, jest zobowiązany do zwrotu nadpłaconej kwoty: 

Jak poinformować pracownika o nadpłacie wynagrodzenia? 

Po pierwsze, w przypadku wykrycia błędu związanego z nadpłatą wynagrodzenia, należy niezwłocznie poinformować go o zawyżonej kwocie, która wpłynęła na jego konto bankowe. Można dokonać tego telefonicznie, za pomocą wiadomości na służbowy adres e-mail, jak również przesłać pismo przesyłką kurierską na adres domowy (korespondencyjny) wskazany przez pracownika. Warto mieć dowody na to, że pracownik zapoznał się z informacją o nadpłacie, szczególnie, jeśli jest ona wysoka. Na mocy przywołanego wcześniej art. 409 kc pracownik świadomy błędu, który spożytkuje nadpłatę, będzie zobowiązany do jej zwrotu.  

Pismo z wnioskiem pracodawcy o zwrot nadpłaty wynagrodzenia przez pracownika 

Pracodawca, który wykrył błąd, w wyniku którego doszło do zawyżenia wynagrodzenia, powinien wystosować do pracownika pismo z wnioskiem o zwrot nadpłaconej kwoty. We wniosku tym warto wskazać, oprócz daty oraz oznaczenia pracownika i pracodawcy, również: 

• kwotę nadpłaty brutto i netto, 
• przyczynę nadpłaty wraz z wyjaśnieniem, 
• proponowany termin zwrotu nadpłaconej kwoty wynagrodzenia, 
• numer rachunku bankowego pracodawcy, na które pracownik powinien zwrócić nadpłatę. 

Co powinien zrobić pracownik, który otrzyma zawyżone wynagrodzenie? 

Relacje społeczne, a tym bardziej relacje w hermetycznie zamkniętym, branżowym środowisku pracy, warte są tego, by o nie dbać. Reputacja na rynku pracy nie ma ceny. Warto być przyzwoitym i po ludzku uczciwym. Pracownik, który ma wątpliwości co do wysokości swojej wypłaty, czy to zawyżonej czy też zaniżonej, powinien mieć możliwość samodzielnej weryfikacji lub chociażby priorytetowego sprawdzenia z pracownikiem działu kadr, płac i HR, który wyjaśni i rozwieje wątpliwości. Przepisy składkowo-podatkowe są na tyle skomplikowane, że osoba, która nie dysponuje specjalistyczną wiedzą może mieć kłopot z ich zrozumieniem. Bądźmy otwarci na merytoryczne wsparcie ludzi, którzy cały miesiąc ciężko pracują na swoje wynagrodzenia i podchodźmy do nich odpowiedzialnie.  

Odpowiedzialność pracownika działu kadr, płac i HR według kodeksu pracy 

Na mocy art. 114 Kodeksu pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w Kodeksie pracy. 

Zgodnie z art. 115 Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Jednocześnie pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia oraz nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy. Ponadto, to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.  

Czy pracodawca może zwrócić się o odszkodowanie od pracownika działu kadr, płac i HR za popełnione błędy? 

Błędy są rzeczą ludzką i niejako wpisane są w ryzyko działalności pracodawcy, który zatrudnia pracowników. Jeśli w wyniku kontroli wewnętrznej, audytu zewnętrznego lub kontroli organów nadzoru, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Skarbowy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych okaże się, że w procesach kadrowo-płacowych dochodzi do nieprawidłowości, które powodują u pracodawcy konsekwencje w postaci dopłat, korekt dokumentacji i rozliczeń oraz kar, na mocy art. 119 Kodeksy pracy pracodawca może ubiegać się o odszkodowanie od pracownika. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.  

Pracodawca może również wyciągnąć konsekwencje wobec pracowników odpowiedzialnych za spowodowanie straty lub szkody. Odpowiedzialność pracowników działów kadr, płac i HR może przybrać formy wymienione niżej: 

• Odpowiedzialność materialna – w wyniku działania lub zaniechania pracownika działu kadr, płac i HR powstała szkoda materialna u pracodawcy lub pracownika. O tym, kiedy taka odpowiedzialność powstaje i jakie są jej konsekwencje przeczytasz tutaj >
• Odpowiedzialność porządkowa – powstaje, gdy pracownik narusza obowiązki pracownicze. Pracodawca może wtedy skorzystać ze środków dyscyplinujących, które dzielą się na kary niemajątkowe: karę upomnienia i karę nagany oraz kary majątkowe tj. karę pieniężną. O środkach dyscyplinujących dowiesz się więcej tutaj >

Jeżeli pracodawca zlecił procesy kadrowo-płacowe „na zewnątrz”, np. do biura rachunkowego lub firmy świadczącej usługi kadrowo-płacowe, czyli de facto współpracuje z zewnętrznymi specjalistami kadr i płac, którzy popełnili błąd, ma prawo dochodzić naprawienia szkód z ubezpieczenia OC podmiotu, z którym wiąże go umowa o świadczenie usług.