HR-owe Koło Ratunkowe: Potrącenia z zasiłków

Kodeks pracy reguluje wysokość potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Na czym polega ochrona?

Ustawodawca uregulował kwestie wiązane z ochroną wynagrodzenia za pracę, w tym także te dotyczące dokonywania potrąceń, w dziale III w rozdziale II kodeksu pracy. 

Potracenia podzielone zostały na dwie grupy: obowiązkowe, tzw. ustawowe, czyli te, których można dokonać nie pytając pracownika o zgodę, oraz dobrowolne, które tej zgody wymagają. W pierwszej grupie – potrąceń obowiązkowych, wskazanej w art. 87 k.p. znalazły się: 

• egzekucje należności alimentacyjnych,
• egzekucje należności innych niż alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne,
• kary pieniężne.

Pozostałe to potrącenia dokonywane wewnętrznie przez pracodawcę, ale przy nich wymagana jest zgoda pracownika. 

Ile można potrącić z wynagrodzenia pracownika?

Kodeks pracy, poza katalogiem dopuszczalnych potrąceń, określa również limity możliwych potraceń, tj. ile można maksymalnie z wynagrodzenia potrącić, a także kwoty wolne od potrąceń, czyli minimalne kwoty jakie powinny zostać pracownikowi wypłacona po potrąceniu.   

Czy można dokonać potrącenia z zasiłku wypłacanego pracownikowi?

Zasiłki z ubezpieczenia społecznego są świadczeniem, które zostało uregulowane w odrębnym przepisie, z obszaru ubezpieczeń społecznych, a nie prawa pracy. Również na gruncie podatkowym są klasyfikowane jako odrębna kategoria przychodu, tzw. przychody z innych źródeł. Dlatego nie można do nich stosować przepisów kodeksu pracy, w tym tych dotyczących potrąceń. Są jednak przychodem, który podlega egzekucji czy innym potrąceniom. Gdzie zatem szukać zasad, którymi powinniśmy się w takich sytuacjach kierować?   

Jakie są różnice względem potrąceń z wynagrodzenia chronionego na mocy kodeksu pracy i potrąceń z zasiłków?

Przyjrzyjmy się im po kolei. Pierwsza różnica to katalog możliwych – bez zgody ubezpieczonego (świadczeniobiorcy) potrąceń. Nie jest on tożsamy z tym zawartym w kodeksie pracy, pokrywa się z nim jedynie z zakresie egzekucji, tj. sum egzekwowanych na pokrycie należności alimentacyjnych i innych niż alimentacyjne (zajęcia komornicze/sądowe i administracyjne). Oznacza to, że z zasiłku wypłacanego pracownikowi nie potrącimy bez jego zgody udzielonych a nierozliczonych zaliczek oraz nałożonych na niego kar pieniężnych.

Poza egzekucjami, potrąceniu z zasiłku podlegają także m.in.: świadczenia wypłacane zaliczkowo, kwoty nienależnie pobranych świadczeń z FUS oraz z funduszu alimentacyjnego czy kwoty odpłatności za pobyt w domach opieki społecznej lub innych zakładach opiekuńczo-leczniczych. W praktyce pracodawcy (płatnicy składek w odniesieniu do osób niebędących pracownikami, np. zleceniobiorców) najczęściej muszą dokonywać potrąceń z tytułu zajęć komorniczych lub administracyjnych (alimentacyjnych i niealimentacyjnych).  

Przepisy ustawy, podobnie jak to czyni kodeks pracy, zabezpieczają wypłacane na jej podstawie świadczenia, w tym zasiłki, przed nadmiarowymi potrąceniami. Tu również mamy do czynienia z jednej strony z maksymalną dopuszczalną kwotą potrącenia, a z drugiej z kwotami wolnymi od potrąceń, uzależnionymi od rodzaju potrącenia. 

I tu dochodzimy do kolejnej różnicy. Dokonując potrąceń z wynagrodzenia pracodawca ustala kwotę do potrącenia jako cześć wynagrodzenia tzw. netto, czyli po potrąceniu należnych danin publiczno-prawnych (składki, podatek, wpłata na PPK). Przy potrąceniach z zasiłków kwotę tę ustala się jako procent kwoty brutto zasiłku, czyli przez potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast potrącenie tej kwoty, podobnie jak przy wynagrodzenie dokonywane jest od kwoty netto.  

Przykład obliczenia wynagrodzenia netto z potrąceniem z zasiłku

Pracownikowi, ze względu na niezdolność do pracy przysługuje zasiłek chorobowy w wysokości 4956 zł brutto. Do pracodawcy wpłynęło zajęcie alimentacyjne (alimenty zaległe i bieżące). Pracodawca potrąci z tego tytułu kwotę 2973,60 zł (4956 zł * 60%).  

Ile wynosi kwota wolna od potrąceń?

Kwoty wolne od potrąceń ustalane są corocznie i ogłaszane w komunikacie Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązują w okresie od 1 marca danego roku do 28/29 lutego następnego roku. Są to konkretne kwoty, zależne od rodzaju potrącenia i nie ma w nich żadnego odniesienia do minimalnego wynagrodzenia.   

Kwoty te ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu, jeżeli zasiłek przysługuje za część miesiąca. Aby obliczyć proporcjonalną kwotę wolną należy podzielić pełną wartość przez 30, a następnie tak otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni, za które przysługuje zasiłek. Takiego przeliczenia nie wykonujemy przy ustalaniu kwoty wolnej na potrzeby potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych. Tam ulega ona zmniejszeniu wyłącznie wtedy, kiedy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, proporcjonalnie do tego wymiaru.  

W razie istnienia potrąceń dobrowolnych, wymagających zgody pracownika wyrażonej na piśmie, także w przypadku zasiłku trzeba ją będzie uzyskać. Za pisemną zgodą pracownika pracodawca może także potrącić nierozliczoną zaliczkę czy karę pieniężną.  

Należy pamiętać, że powyższe zasady stosowane są wyłącznie w odniesieniu do zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego.  

Nie dotyczą wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę na podstawie art. 92 k.p. Jeśli pracownikowi wypłacane jest wynagrodzenie chorobowe, przy potrąceniach stosujemy przepisy art. 87-91 kodeksu pracy.