HR Detektywi #179: Reforma PIP wraca! Praca zdalna buforem bezpieczeństwa w sezonie chorobowym. Termin przekazana do ZUS zaświadczeń dot. pracujących emerytów.

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Reforma PIP wraca w nowej odsłonie. Chodzi o unijne zobowiązania i… 11 mld zł z KPO

Początek stycznia przyniósł (nie)oczekiwany zwrot akcji w sprawie reformy Państwowej Inspekcji Pracy. Pierwotny projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, o którym pisaliśmy w specjalnym wydaniu HR Detektywów zakładał wyposażenie inspektorów pracy w nowe uprawnienie, tj. możliwość stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną (np. umowę o dzieło, umowę zlecenie czy kontrakt B2B) na warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kp, powinna to być umowa o pracę. W takiej sytuacji urzędnik mógłby:

• wydać polecenie o zmianie umowy (termin na wykonanie będzie wynosił 14 dni),
• wydać decyzję administracyjną stwierdzającą stosunek pracy,
• skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy. Wówczas to sąd ustaliłby czy umowę cywilnoprawną należy zamienić w umowę o pracę.

Odwołanie do sądu pracy, było jak widać, ostatecznym krokiem na drodze do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu między decyzją inspektora, a intencją stron stosunku pracy. Projekt, oprócz propozycji, które skupiły wokół siebie medialną wrzawę, zakładał także wymianę danych między ZUS, PIP i KAS oraz digitalizację procesów, które umożliwiłyby zdalne przeprowadzanie czynności kontrolnych.

Początkiem stycznia premier Donald Tusk zawiesił prace nad reformą tłumacząc, że nadmierne uprawnienia urzędników mogłyby spowodować trudne do przewidzenia w skutkach implikacje dla rynku pracy:

Po chwili niepewności wątek reformy Inspekcji Pracy wraca! Od wzmocnienia inspektorów w skuteczne narzędzia egzekwowania praw pracowniczych, ze szczególnym naciskiem na przekształcanie w umowy o pracę fikcyjnych umów B2B lub nieprawidłowo zawartych umów zlecenie i o dzieło, zależy bowiem pozyskanie środków z Krajowego Planu Odbudowy. Więcej o tym, jak oceniają reformę PIP prawnicy prawa pracy przeczytasz w najnowszym Magazynie HR na Szpilkach®. Pobierz bezpłatny PDF >

Czy nowy projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy pogodzi wszystkich zainteresowanych?

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano nowy projekt ustawy reformującej Inspekcję Pracy – z dnia 28 stycznia. To wynik prac połączonych sił resortów pracy i sprawiedliwości. Nowa wersja projektu zawiera szczególną zmianę – jeżeli w toku kontroli okaże się, że łączący strony sposób zatrudnienia spełnia przesłanki umowy o pracę, a kontrolowany podmiot nie wykona polecenia inspektora co do usunięcia naruszeń, organ będzie mógł uznać stosunek pracy decyzją administracyjną.

Z punktu widzenia pracodawcy: więcej narzędzi, ale też większa odpowiedzialność

Projekt wnosi również możliwość wystąpienia do Głównego Inspektora Pracy o indywidualną interpretację (podobnie jak w przypadku urzędów skarbowych). W praktyce oznacza to, że pracodawca będzie mógł potwierdzić czy stosowany przez niego model współpracy – zlecenie albo B2B – w istocie nie jest etatem. Koszt takiej interpretacji, wydawanej w formie decyzji administracyjnej oszacowano na 40 zł. Interpretacja będzie wiążąca dla Państwowej Inspekcji Pracy, o ile stan faktyczny nie ulegnie zmianie. Dla firm to ważne narzędzie zarządzania ryzykiem, choć zauważyć należy, że interpretacja nie ma przełożenia na decyzje ZUS czy sądu pracy.

Uzasadnienie do projektu:

Zasadniczym założeniem projektu jest wyposażenie inspektora pracy w kompetencję do zobligowania stron danego stosunku prawnego do doprowadzenia go do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w sytuacji, gdy w toku kontroli zostanie ustalone, iż stosunek ten wykazuje cechy właściwe stosunkowi pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy, bądź gdy stwierdzone zostaną inne naruszenia przepisów prawa pracy. W tym celu inspektor pracy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, będzie zobligowany do wydania polecenia skierowanego do stron stosunku prawnego, wskazującego na konieczność jego ukształtowania w sposób odpowiadający obowiązującym normom prawnym. (…)

Po pierwsze, strony będą mogły zawrzeć umowę o pracę. Jeżeli taka czynność zostanie dokonana i uzyska aprobatę inspektora pracy, postępowanie zostanie zakończone bez potrzeby podejmowania dalszych czynności administracyjnych. Po drugie, strony będą mogły ukształtować łączący je stosunek cywilnoprawny – w zakresie jego treści lub sposobu realizacji – w taki sposób, aby usunąć elementy charakterystyczne dla stosunku pracy oraz wyeliminować zarzuty niezgodności z przepisami prawa pracy.

Inspektor pracy zostanie wyposażony w kompetencję do dokonania oceny prawidłowości realizacji wydanego polecenia. W przypadku oceny pozytywnej, postępowanie również zostanie zakończone. Natomiast ocena negatywna stanowić będzie podstawę do wszczęcia przez okręgowego inspektora pracy postępowania administracyjnego i albo wydania decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy albo wytoczenia powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Decyzja ta będzie wywoływała skutki prawne od dnia jej wydania, jednak stanie się wykonalna z dniem upływu terminu do wniesienia odwołania albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu.

Czy reforma PIP naprawdę jest potrzebna? Rekordy w zgłaszaniu nieprawidłowości mówią same za siebie

Dyskusja nad nowymi uprawnieniami PIP to dla pracodawców wyraźny sygnał do uporządkowania relacji w zatrudnieniu – audyty umów, analiza ryzyk i wykorzystanie narzędzia, jakimi będą interpretacje GIP z pewnością przyniosą wymierne rezultaty biznesowe: większą przewidywalność i ochronę tam, gdzie umowa cywilnoprawna jest tylko nazwą. Jak podaje Główny Urząd Statystyczny, na koniec II kwartału 2025 r. 1,451 mln osób pracowało wyłącznie na umowie zlecenie lub pokrewnych. To prawie 70 tys. więcej niż rok wcześniej i o prawie 130 tys. więcej niż dwa lata wcześniej… Jednocześnie, w 2025 roku wpłynęło do Państwowej Inspekcji Pracy 50,5 tys. skarg na nieuczciwych pracodawców. To o ponad 15 proc. w porównaniu z rokiem poprzedzającym.

News 2: Praca zdalna wspiera ciągłość firmowych procesów w sezonie chorobowym, choć… nie rozwiązuje wszystkich problemów

Początek roku przyniósł gwałtowny wzrost zachorowań na grypę i infekcje sezonowe. Według danych portalu e-zdrowie.gov.pl, w pierwszych tygodniach stycznia wskaźnik zachorowań wzrósł z 70 do niemal 270 przypadków na 100 tys. mieszkańców. To niemal czterokrotny skok w ciągu kilkunastu dni.

Sanepid rekomenduje standardowe środki zapobiegawcze – częste mycie rąk, dystans, maseczki w dużych skupiskach ludzi, a także powszechne stosowanie pracy zdalnej. Z perspektywy firm to jednak nie tylko kwestie zdrowotne mają znaczenie… Sezon chorobowy jest wyzwaniem organizacyjnym, które przekłada się na wyniki biznesowe.

Absencje chorobowe to wyzwanie operacyjne

Z punktu widzenia procesów HR fala zachorowań przekłada się na spadek dyspozycyjności pracowników. Gdy absencje są krótkotrwałe i rozproszone w czasie, organizacje radzą sobie wdrażając elastyczne grafiki lub czasowe przesunięcia zadań. Problem zaczyna się wtedy, gdy nieobecności się kumulują.

Każda dłuższa absencja oznacza konieczność reorganizacji pracy: zwiększenia obciążeń pozostałych członków zespołu, wypłat dodatków za nadgodziny, czasem zatrudnienia osób na zastępstwo lub szybkiego przeszkolenia pracowników do przejęcia cudzych obowiązków. To generuje koszty i ryzyko spadku jakości pracy.

Orzecznictwo sądowe od lat wskazuje, że długotrwała dezorganizacja pracy może być dla pracodawcy uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 lipca 2006 r. (I PK 305/05) podkreślił, że jeśli nieobecność pracownika wymusza kosztowne działania organizacyjne, może to stanowić obiektywną przesłankę rozwiązania stosunku pracy.

Nadużycia zwolnień lekarskich pogłębiają napięcia

Na relacje na rynku pracy nakłada się również inne zjawisko – nadużywania zwolnień lekarskich. Jak wynika z raportu Conperio, aż co piąte ZLA przypada na piątki lub poniedziałki. W 2024 r. udział jednodniowych zwolnień w piątki wynosił 22,8 proc., a w poniedziałki do 20,5 proc. To nie tylko koszty, ale również utrata zaufania i konieczność częstszych kontroli. Dla pracowników – ryzyko konsekwencji, bo ZUS coraz skuteczniej weryfikuje zasadność absencji.

Praca zdalna jako bufor bezpieczeństwa

W tym kontekście praca zdalna coraz częściej pełni rolę „bufora bezpieczeństwa” dla procesów biznesowych. Przy lżejszych infekcjach umożliwia zachowanie ciągłości pracy bez narażania zdrowia zespołów i bez całkowitego wyłączenia pracownika z obowiązków.

Z punktu widzenia liderów HR i menedżerów to narzędzie pozwalające ograniczyć dezorganizację: pracownik nie przychodzi do biura, nie zakaża innych, ale – jeśli stan zdrowia na to pozwala – realizuje część zadań w trybie zdalnym. W wielu branżach to realnie obniża koszty absencji.

Nie bez znaczenia jest też nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, która porządkuje kwestie orzecznictwa lekarskiego i wprowadza nowe zasady nadzoru zwolnień lekarskich. Pisaliśmy o tym w styczniowym wydaniu HR Detektywów.

Wnioski dla praktyków HR

Sezon chorobowy przestał być wyłącznie kwestią zdrowotną – stał się testem dojrzałości organizacyjnej firm i odpowiedzialności pracowników. Praca zdalna może skutecznie wspierać ciągłość procesów, ale tylko wtedy, gdy jest stosowana zgodnie z prawem – przez obie strony stosunku pracy.

Dla działów HR kluczowe staje się dziś wyważenie trzech elementów: realnej troski o zdrowie pracowników, zabezpieczenia interesów biznesowych oraz jasnych zasad dotyczących absencji i pracy zdalnej. Nadużycia – zarówno w sferze korzystania ze zwolnień lekarskich, jak i elastycznych form pracy – uderzają ostatecznie w obie strony stosunku pracy.

W dłuższej perspektywie wygrywają te organizacje, które potrafią reagować elastycznie na sezonowe kryzysy zdrowotne, ale jednocześnie konsekwentnie egzekwują zasady i budują kulturę odpowiedzialności zamiast nieformalnych „obejść systemu”.

News 3: Zaświadczenia o dochodach pracujących emerytów i rencistów – do 28 lutego czy do 2 marca?

Myślisz, że koniec stycznia to koniec rozliczeń za ubiegły rok? Nic bardziej mylnego. Wciąż jeszcze mamy do wysłania niektóre z informacji i deklaracji podatkowych (np. PIT-11 do podatników czy IFT-1 i IFT-R). Czas na wysyłkę mamy do 2 marca, ponieważ ustawowy termin, czyli 28 lutego przypada w tym roku w sobotę.  

Limity zarobków dla dorabiających emerytów i rencistów ZUS

Nie możemy też zapomnieć o zatrudnionych pobierających świadczenia z ZUS – wcześniejsze emerytury lub renty. W przypadku takich dorabiających świadczeniobiorców obowiązują bowiem limity zarobków. Po ich przekroczeniu ZUS ograniczy lub zawiesi wypłatę świadczenia. Aby świadczenie nie zostało zmniejszone, w ubiegłym roku „wcześniejszy” emeryt lub rencista (tj. osoba, która nie osiągnęła jeszcze powszechnego wieku emerytalnego) mógł zarobić nie więcej niż 72 562,00 zł brutto. Natomiast graniczna kwota zarobku, po przekroczeniu której świadczenie jest zawieszane wynosi 134 757,80 zł brutto.  

Zaświadczenia o dochodach

Aby ZUS mógł ustalić, czy nie doszło do przekroczenia któregoś z progów dochodowych,  świadczeniobiorca powinien przedłożyć informację o swoich dochodach. Są wśród nich m.in. dochody ze stosunku pracy oraz z umów zlecenia. ZUS dokona tego na podstawie zaświadczenia wystawionego przez podmiot zatrudniający. Ponieważ ocena może być dokonana w ujęciu rocznym lub miesięcznym, to aby stało się to w sposób jak najkorzystniejszy dla świadczeniobiorcy zalecane jest, żeby dochód w zaświadczeniu był podany w podziale na miesiące.   

• Osoby prowadzące działalność gospodarczą składają oświadczenie z zadeklarowanym przychodem – podstawą składek na ubezpieczenia społeczne.  
• W dochodach należy ująć te uzyskiwane z zagranicy oraz z tytułu zasiadania w radach nadzorczych. 

Kogo nie dotyczy obowiązek rozliczenia?

Obowiązek rozliczenia nie dotyczy m.in.: osób, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny, pobierających renty rodzinne i mających ustalone prawo do emerytury, pobierających emeryturę częściową, rentę inwalidy wojennego lub wojskowego. Do rozliczania dochodów nie są również zobowiązane osoby poniżej 26 roku życia, pobierające rentę rodzinną, będące studentami lub uczniami, zatrudnione w ramach umów cywilno-prawnych (zlecenia lub agencyjnych). 

Więcej ważnych terminów i wskazówek dla pracowników i pracodawców znajdziesz w plannerze kadrowo-płacowym. Kliknij, aby pobrać bezpłatnie PDF >