HR-owe Koło Ratunkowe: Przekroczenie limitu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Pod koniec roku zdarza się, że pracownicy osiągający wysokie przychody, przekraczają nie tylko próg podatkowy, ale również limit 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Jak obliczyć wynagrodzenie w miesiącu, w którym następuje przekroczenie limitu? Których składek dotyczy ograniczenie, a które należy nadal naliczać? Choć temat powraca co roku, wciąż budzi wiele wątpliwości.

Co oznacza przekroczenie rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych?

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega rocznemu ograniczeniu. W ciągu roku kalendarzowego podstawa ta, liczona narastająco, nie może przekroczyć trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Kwotę ograniczenia rocznej podstawy ogłasza minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego w drodze obwieszczenia w „Monitorze Polskim”.

Po przekroczeniu tzw. limitu 30-krotności płatnik zaprzestaje odprowadzać składki emerytalne i rentowe aż do zakończenia roku. Ograniczenie odnosi się zarówno do składek finansowanych przez pracownika, jak i składek finansowanych przez pracodawcę. W rezultacie pracownik otrzyma wyższą wypłatę „na rękę” (jeśli jednocześnie nie wkracza w wyższy próg podatkowy, od którego zobowiązany jest opłacać zaliczki na podatek w wysokości 32%), a pracodawca poniesie niższy koszt całkowity wynagrodzenia.

Warto zaznaczyć, że limit 30-krotności dotyczy sumy podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ze wszystkich tytułów ubezpieczeniowych, jakie dana osoba posiada w roku kalendarzowym. Są to więc nie tylko umowy o pracę, ale również umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, składki odprowadzane w ramach działalności gospodarczej. Nie ma też znaczenia czy składki z tych tytułów były odprowadzane obowiązkowo czy dobrowolnie.

Jakie składki ZUS naliczyć, jeśli pracownik przekroczył roczny limit emerytalno-rentowy?

Ograniczenie podstawy wymiaru składek nie dotyczy wszystkich ubezpieczeń. Po przekroczeniu limitu nadal należy potrącać i odprowadzać składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe, takie jak Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wyjątkiem są składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, do których ograniczenie ma zastosowanie.

A co z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi?

Podstawą naliczania wpłat na PPK za zatrudnionego jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika, jednak bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, czyli limitu 30-krotności.

Czy pracodawca powinien monitorować moment przekroczenia rocznej podstawy składek?

Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe może wynikać:

• z dokumentacji płatnika składek (m.in. list płac, danych z systemu kadrowo-płacowego),
• z zawiadomienia ubezpieczonego,
• z informacji przekazanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Płatnik składek jest zobowiązany do kontrolowania, czy zatrudniony przekroczył limit 30-krotności w danym zakładzie pracy. Często jednak pracownicy łączą zatrudnienie w różnych firmach na część etatu lub podejmują dodatkową pracę na podstawie umów zlecenie. Wtedy pracodawca nie ma pełnej wiedzy na temat łącznych przychodów pracownika i momentu, w którym dojdzie do przekroczenia limitu. W takim wypadku to na pracowniku spoczywa obowiązek kontrolowania podstawy składek, a w momencie przekroczenia – obowiązek powiadomienia wszystkich płatników o tym fakcie.

Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pojawia się również w programie Płatnik w momencie przygotowywania dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc. Nie wynika z niej jednak dokładna wysokość podstawy składek w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Wówczas płatnik może złożyć za pośrednictwem PUE ZUS wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek (RRP). Niekiedy ZUS sam wysyła pismo o przekroczeniu podstawy i informuje o konieczności dokonania korekt.

Sprawdź, jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku w miesiącu przekroczenia podstawy składek. Czytaj na blogu!

Pracownik zatrudniony w trakcie roku. Czy pracodawca może żądać oświadczenia o podstawie naliczania składek emerytalno-rentowych od poprzedniego pracodawcy?

Problem z ustaleniem momentu przekroczenia podstawy składek może pojawić się, gdy ubezpieczony w trakcie roku zmienił miejsce zatrudnienia. Czy w tej sytuacji pracodawca może wymagać, aby nowozatrudniony pracownik lub kandydat do pracy poinformował go o wysokości osiągniętych przychodów w poprzednich miesiącach np. przedstawiając oświadczenie od byłego pracodawcy? Taką praktykę wciąż stosuje wiele zakładów pracy.

Wzór oświadczenia pobierzesz z Pakietu Startowego dla pracownika.

Choć pracownik jest zobowiązany do zawiadomienia o przekroczeniu kwoty progu rocznej postawy wymiaru składek, nie oznacza to, że powinien zawsze informować o wysokości osiągniętych przychodów. Jeśli pracownik lub kandydat do pracy nie przekroczył limitu, gdyż jego przychody są zbyt niskie, nie ma obowiązku zawiadomienia nowego pracodawcy. Stosowane w niektórych firmach wymaganie przedstawienia oświadczenia o dotychczasowych przychodach jest nadmiarowe i nie znajduje oparcia w przepisach.

Wynagrodzenie za grudzień 2025 wypłacone w styczniu 2026 – naliczać składki czy nie?

Specjaliści ds. płac muszą zachować szczególną ostrożność, gdy kalkulują listę płac na przełomie roku. Nowy rok to nowe wynagrodzenie minimalne, nowe wskaźniki oraz… nowy limit 30-krotności!

Płatnik, ustalając czy ubezpieczony przekroczył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powinien zsumować wszystkie przychody stanowiące podstawę tych składek narastająco od początku roku. Należy przy tym pamiętać, że przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie za miesiąc grudzień 2025, które zostanie wypłacone w styczniu 2026 (zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy terminem wypłaty wynagrodzeń), będzie przychodem w 2026 roku. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek płatnik powinien uwzględnić nowy limit 30-krotności – obowiązujący w 2026 roku.

Przekroczenie rocznego limitu podstawy składek emerytalno-rentowych… i co dalej?

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy pracownik, który osiągał w ciągu roku kalendarzowego inne przychody ze stosunku pracy, nie powiadomił o tym pracodawcy. W wyniku błędu lub niewiedzy nie przekazał płatnikowi informacji o przekroczeniu limitu 30-krotności. Jeżeli płatnik naliczył i opłacił składki za ubezpieczonego od kwoty przewyższającej roczny limit podstawy ich wymiaru, konieczne będzie sporządzenie odpowiednich korekt list płac i dokumentów rozliczeniowych ZUS RCA i DRA.

W raporcie RCA płatnik powinien naliczyć składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od podstawy do limitu 30-krotności. Z kolei składkę wypadkową i chorobową należy naliczyć od pełnego przychodu pracownika. Zmianie ulegnie również podstawa i wysokość składki zdrowotnej. Wynika to z faktu, że składka ta wcześniej została obliczona od podstawy pomniejszonej o zawyżone składki emerytalne i rentowe.

W wyniku korekty na koncie ZUS płatnika powstanie nadpłata, która będzie zaliczona na poczet zaległych lub bieżących składek lub w razie ich braku – na poczet przyszłych zobowiązań.

Jednocześnie pracownik powinien otrzymać zwrot nadpłaconych składek – w części finansowanej przez ubezpieczonego. Warto zaznaczyć, że nadpłacone składki stanowią dla niego przychód, a więc płatnik w momencie ich faktycznej wypłaty powinien potrącić zaliczkę na podatek dochodowy.

Procedura korekty (zwrotu nadpłaconych składek emerytalno-rentowych) krok po kroku:

1. Utwórz korektę listy płac za dany miesiąc. Podstawę składek emerytalnych i rentowych nalicz od podstawy nieprzekraczającej limitu. Składki chorobową i wypadkową – licz od pełnego przychodu.
2. Nalicz składkę zdrowotną od nowej, wyższej podstawy.
3. Nalicz zaliczkę na podatek dochodowy – zwrot nadpłaty składek stanowi przychód dla pracownika!
4. Stwórz korektę raportu RCA. W raporcie RCA wpisz podstawę i składki emerytalne/rentowe po ograniczeniu do limitu, chorobową i wypadkową od pełnego przychodu, nową podstawę i składkę zdrowotną.
5. Wygeneruj DRA z uwzględnieniem poprawionych danych z RCA. Wyślij komplet dokumentów do ZUS.
6. Wypłać pracownikowi zwrot nadpłaty składek emerytalnych i rentowych, pomniejszonych o składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek.