HR-owe Koło Ratunkowe: Zwolnienie lekarskie pracownika przypadające na przełomie roku 

Wielkimi krokami zbliża się koniec roku, a chłodne dni sprzyjają infekcjom. W wielu firmach rośnie liczba pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich, co – zwłaszcza na przełomie roku – może rodzić wątpliwości dotyczące prawidłowego rozliczenia świadczeń z tytułu niezdolności do pracy.

Prawo do wynagrodzenia chorobowego według Kodeksu pracy

Pracownikowi, który otrzymał zwolnienie lekarskie w związku z własną chorobą, będzie przysługiwać wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 14 lub 33 dni niezdolności do pracy. Prawo do tego wynagrodzenia zostało uregulowane w art. 92 Kodeksu pracy. Zgodnie z treścią przepisu – pracownik za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia (80% podstawy wymiaru zasiłku), chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.

Ponadto, jeżeli niezdolność do pracy powstała:

• na skutek wypadku w drodze do pracy/z pracy lub
• w czasie ciąży, lub
• na skutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów

wynagrodzenie chorobowe przysługuje w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Kiedy przysługuje 33 dni, a kiedy 14 dni wynagrodzenia chorobowego?

Pracownicy, którzy nie ukończyli 50. roku życia mogą otrzymać wynagrodzenie chorobowe za łącznie 33 dni niezdolności do pracy w ciągu roku kalendarzowego. Po ukończeniu 50. roku życia prawo do wynagrodzenia chorobowego przysługuje przez łącznie 14 dni choroby. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownicy korzystają ze zwolnienia ciągiem czy też pomiędzy absencjami występują przerwy. Okres 33 lub 14 dni należy ustalić sumując poszczególne okresy niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, nawet jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym był zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy. Z tego powodu w świadectwie pracy umieszcza się informację o ilości dni niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe.

Wypłata zasiłku chorobowego

Po wyczerpaniu limitu 33 lub odpowiednio 14 dni pracownik, który nadal choruje, otrzyma zasiłek chorobowy finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wypłaty zasiłku dokonuje bezpośrednio na konto pracownika Zakład Ubezpieczeń Społecznych – jeśli pracodawca na dzień 30 listopada poprzedniego roku zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób. Niekiedy płatnikiem zasiłków może być pracodawca – jeśli na ten dzień zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Wówczas zasiłek chorobowy jest wypłacany przez firmę wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc.

Jak długo pracownik może przebywać na tzw. L4? Okres zasiłkowy w praktyce

W związku z powyższym nasuwa się pytanie: ile dni w sumie pracownik może przebywać na zwolnieniu lekarskim? W tym miejscu należy odwołać się do pojęcia okresu zasiłkowego. Jest to maksymalny czas, w którym ubezpieczony ma prawo do zasiłku chorobowego. Okres zasiłkowy wynosi (art. 8. ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa):

• 182 dni lub
• 270 dni – jeśli niezdolność jest spowodowana gruźlicą (oznaczoną kodem literowym „D”) albo przypada na okres ciąży (niezdolność oznaczona kodem literowym „B”).

Jeśli pracownik po wyczerpaniu okresu zasiłkowego dalej pozostaje niezdolny do pracy, może się ubiegać o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego lub rentę.

Zwolnienie lekarskie i praca w tym samym dniu – sprawdzamy, jak to rozliczyć!

Zasady liczenia okresu zasiłkowego

Do okresu zasiłkowego wliczamy wszystkie okresy orzeczonej niezdolności do pracy, w tym przypadające w święta, weekendy, dni wolne. Są to zarówno te dni, za które pracownik pobierał zasiłek chorobowy, jak i te za które przysługiwało wynagrodzenie chorobowe (czyli pierwsze 14 lub 33 dni).

Ponadto, po zmianie przepisów w 2022 roku, do okresu zasiłkowego wlicza się okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie była dłuższa niż 60 dni (art. 9 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). To oznacza, że okresy niezdolności do pracy uwzględnia się do tego samego okresu zasiłkowego (niezależnie od tego, czy są spowodowane tą samą chorobą), jeśli przerwa między nimi jest krótsza niż 60 dni. Tym samym, aby ponownie ubiegać się o zasiłek chorobowy po długotrwałej chorobie (trwającej co najmniej 182 dni), pracownik musi przepracować co najmniej 60 dni. Dopiero wtedy w razie choroby rozpocznie się nowy okres zasiłkowy.

Ważne! Do okresu zasiłkowego nie wlicza się okresów niezdolności do pracy przypadających przed przerwą nie dłuższą niż 60 dni, jeżeli po przerwie niezdolność do pracy wystąpiła w trakcie ciąży.

Czy nowy rok otwiera nowy okres zasiłkowy?

W praktyce specjaliści ds. płac często mają wątpliwości jak prawidłowo rozliczyć zwolnienie lekarskie, które przypada na przełomie roku.

Przede wszystkim należy podkreślić, że sam fakt zmiany roku kalendarzowego nie otwiera automatycznie nowego okresu zasiłkowego. Jeżeli niezdolność do pracy trwa nieprzerwanie – na przykład obejmuje 31 grudnia i 1 stycznia – to nadal jest to ten sam okres zasiłkowy. Nowy okres zasiłkowy otworzy się dopiero po 60 dniach przerwy pomiędzy zwolnieniami.

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy na przełomie roku

Odrębną kwestią jest to, jaki rodzaj świadczenia (wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek chorobowy) należy wypłacić w związku ze zwolnieniem lekarskim przypadającym na przełomie roku. Jeśli niezdolność do pracy przypada na przełomie roku kalendarzowego i trwa nieprzerwanie w roku następnym, a w dniu 31 grudnia pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, to od 1 stycznia pracodawca nadal wypłaca wynagrodzenie chorobowe do nowego limitu, przysługującego na nowy rok kalendarzowy – czyli pracownik „zyskuje nowe 14 lub 33 dni” wynagrodzenia chorobowego.

Jeśli zaś pracownik 31 grudnia pobiera zasiłek chorobowy, od 1 stycznia dalej będzie pobierał zasiłek chorobowy. Prawo do wynagrodzenia chorobowego będzie przysługiwać dopiero wtedy, gdy między okresami niezdolności do pracy (tzn. pomiędzy zwolnieniami lekarskimi) wystąpi chociażby jednodniowa przerwa.