HR Detektywi #171: Zmiany w szkoleniach BHP, narzędzie do wartościowania stanowisk pracy, płatnik zasiłków w 2026 roku, paczki świąteczne dla dzieci pracowników

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Resort pracy opublikował narzędzie do wartościowania stanowisk pracy

W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trwają pracę nad wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 dotyczącej wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Czasu jest coraz mniej – państwa członkowskie muszą transponować przepisy dyrektywy do prawa krajowego najpóźniej do czerwca 2026 r.

Polski rząd przedstawił już założenia nowej ustawy, o których więcej można przeczytać w ostatnim Wydaniu Specjalnym HR Detektywi. Sam projekt ustawy ma już wkrótce trafić do konsultacji i opiniowania.

Narzędzia do wartościowania stanowisk pracy – wymóg UE

Wymogiem dyrektywy jest, że każdy pracodawca będzie musiał posiadać taką strukturę wynagrodzeń, która umożliwi ocenę, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji pod względem wartości pracy. Wartościowanie stanowisk pracy to duże wyzwanie, w szczególności dla mniejszych podmiotów. Wiele firm wciąż oczekuje na krajowe przepisy, nie przywiązując uwagi do formalnych wymogów narzuconych przez dyrektywę 2023/970, które są znane od dawna. Inne nie zdają sobie sprawy, na czym dokładnie polega taki proces. Sam dobór kryteriów czy wybór odpowiedniej metody może zająć dużo czasu, podczas gdy przepisy już wkrótce zaczną obowiązywać. Właśnie dlatego niezbędne są odpowiednie narzędzia, które wspomogą organizacje w rzetelnej realizacji wartościowania stanowisk pracy.

Zgodnie z art. 4 ust. 2 Dyrektywy 2023/970 państwa członkowskie są zobowiązane do udostępnienia analitycznych narzędzi i metod, które wspierają proces oceny i porównywania wartości pracy zgodnie z przyjętymi kryteriami.

Poradnik i projekt narzędzia do wartościowania

W odpowiedzi na wymagania dyrektywy i potrzeby pracodawców, MRPiPS opublikowało projekt praktycznego narzędzia do wartościowania stanowisk pracy w formie pliku Excel wraz z instrukcją obsługi. Narzędzie zostało przygotowane tak, aby umożliwić pracodawcom krok po kroku przeprowadzenie procesu wartościowania stanowisk w swojej organizacji, uwzględniając cztery podstawowe kryteria syntetyczne wskazane w dyrektywie: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność oraz warunki pracy.

Do narzędzia dołączono również poradnik „Wskazówki do oceny i porównania wartości pracy zgodnie z czterema kryteriami przyjętymi w dyrektywie 2023/970.Materiały te są dostępne do pobrania bezpłatnie na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Nie wiadomo jeszcze, jak będzie wyglądała ostateczna forma narzędzi do wartościowania stanowisk pracy, udostępniona przez rząd. Można wnioskować, że obecne materiały wyznaczają jedynie pewien kierunek działań. Korzystanie z nich nie jest obligatoryjne – to pracodawca zdecyduje z jakich narzędzi skorzysta przy procesie wartościowania stanowisk. Ponadto resort pracy zachęca do zgłaszania do nich uwag i usprawnień. Finalny kształt ustawy i powiązanych narzędzi poznamy w najbliższych miesiącach.

News 2: Potwierdzenie szkolenia BHP elektronicznie już od 12 grudnia 2025 roku

Już wkrótce nowi pracownicy będą mogli potwierdzić udział w szkoleniu wstępnym BHP elektronicznie. W Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24.11.2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Rozporządzenie wejdzie w życie już 12 grudnia 2025 roku.

Pracodawca i pracownik zdecydują o formie dokumentu

Według nowego rozporządzenia pracownik i kierownik komórki organizacyjnej będą mogli potwierdzić odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego papierowo lub elektronicznie.

W przypadku potwierdzenia w postaci elektronicznej pracodawca powinien

• sporządzić na karcie szkolenia wstępnego odpowiednią adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika i kierownika komórki organizacyjnej,
• dołączyć do karty dokument w postaci elektronicznej (lub jego odwzorowanie), zawierający potwierdzenie odbycia instruktaży.

Dotychczas dopuszczalna była wyłącznie forma pisemna – pracownik musiał złożyć odręczny podpis na papierowej karcie szkolenia BHP lub użyć kwalifikowanego podpisu, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Wprowadzenie formy elektronicznej potwierdzenia (np. wiadomością e-mail) stanowi kolejny krok w kierunku w pełni cyfrowych akt osobowych

Szkolenia BHP zdalnie tylko dla niektórych pracowników

Zwracamy uwagę, że nowa forma potwierdzania nie oznacza, że szkolenia BHP będą mogły być przeprowadzane zdalnie. Szkolenia wstępne mogą być realizowane online wyłącznie dla pracowników administracyjno-biurowych, którzy wykonują pracę całkowicie zdalnie.

News 3: Status płatnika zasiłków w 2026 roku

Płatnicy składek już dziś mogą zweryfikować, kto będzie wypłacał zasiłki ubezpieczonym w 2026 roku. Decyduje o tym liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada 2025 roku:

• jeżeli pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 20 osób lub mniej – płatnikiem zasiłków od 1 stycznia 2026 r. będzie ZUS,
• jeżeli płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób – zasiłki od 1 stycznia 2026 r. będzie wypłacał pracodawca.

W sytuacji, gdy ZUS jest płatnikiem zasiłków, pracodawca przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie Z-3 – dokument niezbędny do ustalenia wysokości zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego itp.). ZUS wypłaca zasiłek na konto ubezpieczonego wskazane we wniosku.

Jeśli to pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to samodzielnie oblicza i wypłaca świadczenia. Nie finansuje on jednak zasiłków „z własnej kieszeni”. Wypłacone zasiłki wlicza w ciężar należnych składek do zapłaty.

Jak liczyć osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego? Wyjątki!

Ustalając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada 2025 należy pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

• uwzględnia się osoby, które podlegają ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo (np. pracownicy) oraz dobrowolnie (np. zleceniobiorcy, osoby wykonujące kontrakty menedżerskie),
• do liczby ubezpieczonych wlicza się podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą i osoby współpracujące oraz osoby wykonujące pracę nakładczą,
• nie uwzględnia się osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych,
• w stosunku do płatników składek, którzy na dzień 30 listopada 2025 nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, liczbę osób ubezpieczonych ustala się według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Zasiłek na przełomie roku. Czy ZUS przejmie wypłatę, jeżeli pracodawca utraci status płatnika zasiłków?

Zdarza się, że pracownicy na przełomie roku przebywają na zwolnieniach lub urlopach macierzyńskich i pobierają z tego tytułu zasiłki. Co w sytuacji, gdy pracodawca od 1 stycznia 2026 staje się płatnikiem zasiłków? Czy od tego dnia firma przejmuje wypłatę świadczeń?

Z kolei jeśli pracodawca, który był płatnikiem zasiłku, z początkiem roku traci to uprawnienie, musi zaprzestać wypłaty zasiłków i przekazać je do wypłaty bezpośrednio przez ZUS.

News 4: Paczki świąteczne dla dzieci pracowników bez PIT

Zbliżają się święta, a wraz z nimi czas firmowych upominków dla pracowników. Niekiedy paczki świąteczne otrzymują także dzieci zatrudnionych osób. W tej właśnie sprawie niedawno organ podatkowy wydał korzystną interpretację.

Zasady oskładkowania i opodatkowania prezentów dla pracowników i byłych pracowników-emerytów. Czytaj w HR-owym Kole Ratunkowym!

Stan faktyczny

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w najnowszej interpretacji indywidualnej (nr 0111-KDIB2-2.4015.151.2025.5.DR; 0115-KDIT2.4011.524.2025.4.DT), że wartość paczek świątecznych przekazywanych dzieciom pracowników nie stanowi przychodu ze stosunku pracy i tym samym nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczyła sytuacji, w której spółka – na wniosek organizacji związkowej – zdecydowała o zakupie paczek świątecznych dla dzieci pracowników. Firma sfinansowała zakup ze środków obrotowych. Paczki zawierały te same produkty (słodycze, soki, zdrowe przekąski) i miały tę samą wartość (do 1 000 zł). Przyznanie paczki nie stanowi formy gratyfikacji za wykonywaną pracę i nie zależy od zaangażowania pracownika w pracę.

Paczki świąteczne dla dzieci jako darowizna

KIS uznał za prawidłowe stanowisko firmy, że takie świadczenie ma charakter darowizny, a nie przychodu ze stosunku pracy. W związku z tym pracodawca nie pełni funkcji płatnika podatku.

Jednocześnie, ze względu na niską wartość paczek, świadczenie to nie rodzi obowiązku zapłaty podatku od spadków i darowizn. Pracownik – jako osoba zaliczona do III grupy podatkowej – korzysta ze zwolnienia podatkowego do limitu 5 733 zł. Pracownicy nie mają też obowiązku zawiadamiania organów podatkowych o otrzymanej darowiźnie na formularzu SD-Z2.