Pracownik utknął na lotnisku przez zamknięcie przestrzeni powietrznej. Czy to nieobecność usprawiedliwiona? Jakie obowiązki ma pracownik i pracodawca?

W ostatnich latach coraz częściej mamy do czynienia z sytuacjami, które jeszcze niedawno wydawały się abstrakcyjne: zamknięcie przestrzeni powietrznej, nagłe odwołania lotów, konflikty zbrojne, ekstremalne zjawiska pogodowe czy paraliż komunikacyjny. W takich sytuacjach pracownicy mogą utknąć za granicą i fizycznie nie mieć możliwości powrotu do pracy. Pojawia się wtedy kluczowe pytanie:

• Czy nieobecność pracownika w pracy w takiej sytuacji jest usprawiedliwiona?
• Czy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia?
• Jakie obowiązki spoczywają na pracowniku, a jakie na pracodawcy?

Poniżej znajdziesz praktyczne i zgodne z przepisami wyjaśnienie.

Do kompletu pobierz również praktyczną check-listę dla pracodawcy i HR: co zrobić krok po kroku, gdy pracownik utknie za granicą i nie może wrócić do pracy.

Czy nieobecność pracownika jest usprawiedliwiona?

Tak – co do zasady taka nieobecność jest uznawana za usprawiedliwioną nieobecność w pracy, o ile pracownik nie miał realnej możliwości powrotu do kraju i stawienia się do pracy. Podstawą jest tutaj § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, zgodnie z którym:

Zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołanie lotów lub brak możliwości powrotu z przyczyn niezależnych od pracownika spełniają tę przesłankę. Jest to tzw. przyczyna obiektywna, niezależna od pracownika.

Obowiązek pracownika: niezwłoczna informacja

Pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, nie później niż w drugim dniu nieobecności (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że pracownik powinien:

• poinformować pracodawcę tak szybko, jak to możliwe (np. telefonicznie, mailowo, przez komunikator),
• wyjaśnić przyczynę (np. zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołany lot),
• wskazać przewidywany termin powrotu, jeśli to realne,
• w miarę możliwości przedstawić dowody (np. informację od linii lotniczej, anulowany bilet, komunikat lotniska).

Brak takiej informacji może spowodować, że nieobecność zostanie uznana za nieusprawiedliwioną.

Czy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia?

To kluczowa kwestia, która często budzi emocje.

Co do zasady: nie – pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas nieświadczenia pracy, jeśli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Wynika to wprost z art. 80 Kodeksu pracy:

W tej sytuacji pracownik nie świadczy pracy, a przyczyna nie leży po stronie pracodawcy, więc pracodawca nie ma obowiązku wypłaty wynagrodzenia.

Jak można rozwiązać taką sytuację w praktyce?

Istnieje kilka możliwych rozwiązań, które mogą zostać zastosowane w zależności od okoliczności i dobrej woli stron.

Opcja 1: praca zdalna (najbardziej racjonalne rozwiązanie)

Jeżeli charakter pracy na to pozwala, pracownik może wykonywać pracę zdalnie z miejsca, w którym przebywa. W takim przypadku:
    •    pracownik świadczy pracę,
    •    zachowuje prawo do wynagrodzenia,
    •    nie powstaje nieobecność.

To rozwiązanie jest szczególnie praktyczne w przypadku pracowników biurowych, specjalistów, menedżerów czy osób pracujących w HR, finansach, marketingu czy IT.

Opcja 2: urlop wypoczynkowy

Na wniosek pracownika pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego. Warunki:
    •    konieczny jest wniosek pracownika,
    •    pracodawca musi wyrazić zgodę,
    •    pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego.

Opcja 3: urlop bezpłatny

Jeżeli pracownik nie ma urlopu wypoczynkowego lub nie chce z niego korzystać, możliwe jest udzielenie urlopu bezpłatnego. W tym przypadku:
    •    nie przysługuje wynagrodzenie,
    •    okres nie wlicza się do stażu pracy (z pewnymi wyjątkami).

Opcja 4: usprawiedliwiona nieobecność niepłatna

Jeżeli żadna z powyższych opcji nie zostanie zastosowana, nieobecność pozostaje usprawiedliwiona, ale bez prawa do wynagrodzenia.

Czego pracodawca nie może zrobić?

W takiej sytuacji pracodawca nie ma podstaw do:
    •    nałożenia kary porządkowej,
    •    rozwiązania umowy z winy pracownika,
    •    uznania nieobecności za nieusprawiedliwioną – o ile pracownik poinformował o sytuacji i nie miał wpływu na zdarzenie. Byłoby to sprzeczne z zasadą proporcjonalności oraz utrwalonym orzecznictwem prawa pracy.

Rekomendacja praktyczna: elastyczność i rozsądek

W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma partnerskie podejście obu stron. Dla pracodawcy to test kultury organizacyjnej i dojrzałości zarządczej. Dla pracownika – test odpowiedzialności i komunikacji. Najlepszą praktyką jest:
    •    szybka komunikacja,
    •    wspólne ustalenie rozwiązania,
    •    preferowanie pracy zdalnej, jeśli to możliwe,
    •    formalne udokumentowanie ustaleń.

Co warto uregulować w procedurach wewnętrznych?

Doświadczenia ostatnich lat pokazują, że warto w regulaminach pracy lub procedurach HR uwzględnić zasady postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak:
    •    brak możliwości powrotu z zagranicy,
    •    zamknięcie granic,
    •    paraliż komunikacyjny,
    •    zdarzenia losowe o charakterze globalnym.

Pozwala to uniknąć niepewności i chaosu decyzyjnego.

Podsumowanie

Jeżeli pracownik utknął na lotnisku z powodu zamknięcia przestrzeni powietrznej:
    •    jego nieobecność jest co do zasady usprawiedliwiona,
    •    nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, jeśli nie świadczy pracy,
    •    możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej,
    •    możliwe jest udzielenie urlopu wypoczynkowego lub bezpłatnego,
    •    kluczowe znaczenie ma komunikacja i dobra współpraca obu stron.

Monika Smulewicz, CEO Grupy HR WE Go (HR na Szpilkach®, Eduwersum®, Empliset®)

W świecie, w którym nie wszystko da się przewidzieć, dojrzałe organizacje budują nie tylko procedury, ale przede wszystkim zaufanie. To ono w sytuacjach kryzysowych staje się najważniejszym fundamentem współpracy.