Publiczna lista płac. Czy jawność wynagrodzeń może pójść za daleko? 

Transparentność wynagrodzeń jest jednym z najważniejszych tematów strategicznych dla działów kadr, płac i HR. Unijna dyrektywa 2023/970, której intencją jest wzmocnienie zasady równej płacy za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, nie nakazuje pracodawcom publicznego ujawniania imiennych list płac.

Tymczasem praktyki, które obserwujemy na rynku pracy, niekiedy znacznie wykraczają poza ustawowe wytyczne. Fundacja Otwarte Klatki zdecydowała się na opublikowanie nazwisk, stanowisk i wynagrodzeń swoich pracowników. Niniejszy artykuł nie jest oceną tej decyzji. To punkt wyjścia do rozmowy o tym, gdzie kończy się przejrzystość, a zaczynają ryzyka prawne, etyczne i organizacyjne.

Jawność wynagrodzeń w odpowiedzi na oczekiwania darczyńców  

Fundacja Otwarte Klatki opublikowała na swojej stronie informację prasową, w której ujawnia algorytm wynagrodzeń obowiązujący w organizacji oraz imienną listę stanowisk wraz z kwotami brutto 52 współpracowników. Fundacja uzasadnia to odpowiedzialnością wobec darczyńców, osób wspierających działania aktywistyczne i własną kulturą przejrzystości.

Decyzja ta może wzbudzać zaskoczenie praktyków kadr, płac i HR, dla których zachowanie tajemnicy wynagradzania jest fundamentem profesjonalizmu i etyki zawodowej. Jednak w tym artykule skupimy się nie na ocenie misji organizacji czy wartości wyznawanych przez jej pracowników i aktywistów. Potraktujemy ten przypadek jako kanwę do dyskusji, refleksji i omówienia katalogu potencjalnych ryzyk, korzyści i możliwości dla pracodawców, którzy chcą w jak najlepszy sposób wdrożyć transparentne wynagrodzenia w swoich organizacjach.

Wartościowanie stanowisk, budowa matrycy stanowisk
i taryfikatorów wynagrodzeń

Projektujemy matryce stanowisk i taryfikatory wynagrodzeń oparte o wartościowanie stanowisk pracy i rzeczywiste dane rynkowe – w pełnej zgodności z Dyrektywą UE 2023/970

Umów rozmowę z doradcą

Jakie obowiązki wynikają z dyrektywy o transparentności wynagrodzeń? 

Intencją dyrektywy 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń jest walka z dyskryminacją płacową i zmniejszanie luki płacowej kobiet i mężczyzn poprzez mechanizmy przejrzystości i egzekwowania prawa. Na mocy regulacji opracowanych na szczeblu unijnym, a następnie przełożonych na przepisy krajowe, już od 24 grudnia 2025 roku, kandydaci do pracy zyskali kodeksowe prawo do otrzymywania informacji o początkowym wynagrodzeniu lub widełkach z wyprzedzeniem umożliwiającym realne zapoznanie się z nimi, tak by negocjacje podczas procesu rekrutacji były świadome i przejrzyste. Docelowo, od 7 czerwca 2026 roku (to termin, w którym kraje członkowskie Unii Europejskiej mają wdrożyć lokalne przepisy), pracownicy zyskają dostęp do informacji o średnich poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć dla kategorii osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Większe organizacje podlegać będą w tym zakresie obowiązkom raportowym – jeśli tzw. luka płacowa przekroczy 5 proc. i nie da się jej obiektywnie uzasadnić, pracodawca będzie zobligowany do podjęcia działań naprawczych.

Wymogi dyrektywy zobligują firmy do przyjęcia kryteriów, widełek, średnich poziomów wynagrodzeń oraz obiektywnych, neutralnych płciowo zasada ustalania płac. Przepisy w żadnym wypadku nie nakładają na pracodawców obowiązku publikacji imiennych list wynagrodzeń wszystkich pracowników. Z punktu widzenia działów kadr, płac, HR i pracodawców, oznacza to, że transparentność powinna być budowana przede wszystkim poprzez architekturę systemu wynagrodzeń: wartościowanie stanowisk, siatki płac, jasne zasady i kryteria awansów i podwyżek oraz procesy raportowania. Tak zaprojektowana transparentność wynagrodzeń będzie, zdaniem ekspertów, znacznie bezpieczniejsza prawnie i efektywniejsza procesowo:

Wojciech Chromik, menedżer HRM w HR We Go, firmie HR, która dostarcza usługę wartościowanie stanowisk pracy w organizacjach

Pójście za daleko z transparentnością niesie kilka realnych ryzyk operacyjnych. Po pierwsze konkurenci dostają gotową mapę celów rekrutacyjnych z cenami wywoławczymi. Łowienie talentów staje się znacznie tańsze i celniejsze, co niesie szczególne ryzyko przy kluczowych rolach i wąskich specjalizacjach. 

Po drugie – następuje utrata elastyczności rekrutacyjnej. Każda nowa oferta jest natychmiast porównywana z listą. Trudno reagować na rynek, zwłaszcza przy stanowiskach niszowych albo specjalistach o silnej pozycji negocjacyjnej. 

Po trzecie – publikacja imiennych stawek, może wywołać presję płacową. Osoby poniżej mediany żądają podwyżek, te powyżej nie zaakceptują obniżenia. W efekcie koszty osobowe zaczną rosnąć, a różnica w widełkach jako narzędzie różnicowania za wyniki i kompetencje, zaniknie. 

Większość firm komercyjnych nie powinna iść tą drogą. Można być w pełni transparentnym co do zasad: widełek, kryteriów awansu, metodologii wartościowania stanowisk, ścieżek wzrostu. To realizuje cele dyrektywy: równość, świadomość, redukcja luki płacowej, ale bez ryzyka kosztów operacyjnych publikacji indywidualnych stawek. 

Dyrektywa wyznacza świadomie pewne ramy. Wykraczanie poza nie powinno być decyzją strategiczną opartą na ocenie kosztów i kontekstu, a nie gestem PR-owym ani zewnętrzną presją „bycia jeszcze bardziej transparentnym”. Transparentność zasad nie oznacza publikacji stawek.

Czy ujawnienie nazwisk i wynagrodzeń pracowników to ryzyko prawne, nawet jeśli wyrażają oni zgodę na publikację? 

Z perspektywy ochrony danych osobowych zestawienie imienia, nazwiska, stanowiska i wysokości pensji pozwala przypisać dane objęte tajemnicą wynagrodzenia do konkretnej osoby. Zdaniem UODO, nawet w sektorze publicznym, bezpieczniejszym punktem odniesienia są ogólne wydatki na wynagrodzenia i średnie stawki na danym stanowisku, a nie ujawnianie wynagrodzenia konkretnej osoby. Urząd Ochrony Danych Osobowych opiera to podejście na orzecznictwie NSA, z którego wynika, że informacją publiczną jest kwota wydawana na utrzymanie danego etatu lub średnie wynagrodzenie na stanowisku, a nie to, ile zarabia oznaczona z imienia i nazwiska osoba.

Nie oznacza to automatycznie, że w każdej sytuacji publiczne ujawnienie pensji jest zakazane. Pracodawca, który chciałby pójść tą drogą, powinien bardzo ostrożnie ocenić podstawę prawną, adekwatność, dobrowolność i realny brak presji czy wystąpienie mechanizmu wywierania nacisku na pracownika. Sama zgoda zatrudnionych, zwłaszcza w relacji zależności organizacyjnej, nie zawsze usuwa wszystkie ryzyka. Im bardziej jawność dotyczy konkretnych osób, tym mocniej trzeba liczyć się z pytaniami o zasadność zgody, możliwość jej wycofania, zakres publikacji, bezpieczeństwo danych i zgodność z zasadą minimalizacji. Interesariusze firmy, darczyńcy czy opinia publiczna mogą oczekiwać przejrzystości, ale ich oczekiwania nie zastępują podstaw prawnych ani nie uchylają standardów ochrony prywatności.

Patrycja Rejnowicz-Janowska, radczyni prawna, ekspertka prawa pracy, trenerka Eduwersum®

Opublikowanie imiennej listy wynagrodzeń pracowników (nawet gdy odbywa się to za ich zgodą) może generować istotne ryzyka prawne dla pracodawcy.  

Informacja o wysokości wynagrodzenia pracownika stanowi jego dobro osobiste (jako element prawa do prywatności) w rozumieniu art. 23 Kodeksu cywilnego. 

Co do zasady zgoda pracownika może uchylić bezprawność naruszenia jego dóbr osobistych. Nie eliminuje ona jednak ryzyka w pełni. Pracownik może bowiem w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę. Ma to istotne znaczenie praktyczne, ponieważ od tego momentu dalsze utrzymywanie publicznie dostępnej listy wynagrodzeń może zostać uznane za bezprawne naruszenie dóbr osobistych i skutkować odpowiedzialnością pracodawcy, w tym (przykładowo) obowiązkiem zapłaty zadośćuczynienia / zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny, na podstawie art. 24 § 1 w zw. z art. 448 § 1 Kodeksu cywilnego. 

Publiczne ujawnienie informacji o wysokości wynagrodzeń pracowników (wraz ze wskazaniem imion i nazwisk) może też wiązać się z ryzykiem naruszenia przepisów RODO. Działanie takie, nawet w przypadku uzyskania zgody pracowników, nie eliminuje tego ryzyka, a jego materializacja może skutkować (przykładowo) nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej (art. 83 RODO) tudzież koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz pracownika (art. 82 ust. 1 RODO). 

Oczekiwania interesariuszy (darczyńców, opinii publicznej) mogą stanowić czynnik skłaniający pracodawcę do zwiększenia transparentności jego działalności. Nie mogą jednak w żadnym wypadku stanowić podstawy do publicznego ujawniania informacji o wysokości wynagrodzeń (wskazanych z imienia i nazwiska) pracowników. W konsekwencji pracodawca powinien podejmować działania z zakresu transparentności wyłącznie w granicach obowiązujących przepisów prawa. 

Psychologia grupy: transparentność czy presja? 

W wielu organizacjach jawność wynagrodzeń jest narzędziem budowania zaufania i równości. I rzeczywiście może nim być. Przywołana na wstępie artykułu Fundacja Otwarte Klatki przyjęła konsekwentny system, w tym jawny algorytm płac, brak możliwości negocjowania wynagrodzeń, premie za doświadczenie. Tego rodzaju model może wzmacniać przewidywalność i poczucie sprawiedliwości oraz ograniczać uznaniowość.

Jednocześnie, z perspektywy psychologii biznesu i zależności międzyludzkich, trzeba postawić niewygodne pytanie: czy w grupie o silnej misji, wspólnych wartościach i wysokim poziomie identyfikacji z organizacją zawsze istnieje pełna i niepodważalna swoboda odmowy? Wynagrodzenie jest informacją osobistą, intymną. Nawet, jeśli formalnie decyzja o ujawnieniu stawki wynagrodzenia jest dobrowolna, może pojawić się mechanizm presji grupowej: „wszyscy się zgadzają”, „tak działa nasza kultura”, „jawność jest częścią naszych wartości”. Nie musi to od razu oznaczać nadużycia – wystarczy, że część osób w zespole nie czuje się komfortowo z ujawnieniem swojego wynagrodzenia, ale nie chce wyłamać się z grupy. Z perspektywy HR to obszar szczególnie wrażliwy, bo trudno go przewidzieć, a tym bardziej opisać, w polityce czy regulaminie, zaś jego skutki mogą przybrać konkretne konsekwencje: od dyskomfortu i utraty poczucia prywatności po zmianę dynamiki i zaufania w zespole.

Małgorzata Górska, psycholożka, psychotraumatolożka, Dyrektorka HR VeloBank, trenerka Akademii HR Eduwersum

Zgoda pracownika na udostępnienie danych dotyczących wynagrodzenia w relacji zatrudnienia obarczona jest istotnym ryzykiem odczuwanego przymusu i presji nie tylko ze strony pracodawcy, ale też grupy. Nierównowaga stron, zależność ekonomiczna oraz obawy o konsekwencje zawodowe sprawiają, że nawet formalnie „dobrowolna” zgoda może nie być w pełni autonomiczna. Presja grupowa może dodatkowo osłabiać realną dobrowolność zgody, ponieważ w sytuacji, gdy większość pracowników wyraża zgodę, pozostali mogą odczuwać konformistyczny nacisk, by „nie odstawać”, mimo wewnętrznych wątpliwości.

Dlatego inicjatywy zakładające ujawnianie danych płacowych wymagają szczególnej ostrożności. Kluczowe znaczenie ma nie tylko sama procedura pozyskania zgody, lecz także realne zagwarantowanie pracownikom, że odmowa lub cofnięcie zgody nie wpłyną w żaden sposób na ich sytuację w organizacji. Transparentność nie powinna opierać się wyłącznie na deklaracjach, lecz na praktycznych mechanizmach ochrony pracowników przed presją. Bez tego istnieje ryzyko, że zgoda staje się instrumentem pozornym, a nie rzeczywistym wyrazem woli.

Czy publikacja kwot brutto wraz z nazwiskami jest w pełni transparentna? 

Jeśli zależy nam na jakości debaty publicznej i transparentnej informacji dla interesariuszy, warto zastanowić się czy publikacja “listy płac” w postaci podania imienia, nazwiska, stanowiska i kwoty brutto faktycznie daje pełen obraz wynagrodzeń, czy też stanowi jedynie połowiczną informację. Wydaje się, że pełna jawność wymagałaby podania również podstawy prawnej zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, zmiennych składników wynagrodzenia, dodatkowych świadczeń i benefitów, a także zasad regulaminu wynagradzania. Algorytm naliczania wynagrodzenia brutto i źródła finansowania niewątpliwie zwiększają przejrzystość, ale mogą wprowadzać interesariuszy w błąd poznawczy. Firmy, które chciałyby wdrożyć u siebie praktykę upublicznienia listy płac bez uporządkowanego systemu wynagradzania, mogą w ten sposób komunikować pozorną jawność zamiast dojrzałej, rzetelnie opracowanej transparentności.

Z punktu widzenia HR wydaje się, że standardem, który można bezpiecznie wdrażać, jest transparentność systemowa – komunikowanie kryteriów, zasad wartościowania pracy, reguł awansu i sposobu raportowania. Taka transparentność daje pracownikom i interesariuszom realne informacje potrzebne do oceny sprawiedliwości systemu, a jednocześnie nie wymaga automatycznego publikowania danych indywidualnych.

Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy i rynku pracy, CEO Grupy HR We Go 

Publikacja listy płac bywa mylona z transparentnością, ale w rzeczywistości często jest jedynie jej uproszczoną i ryzykowną formą, bo same kwoty brutto – bez wskazania podstawy zatrudnienia, zasad regulaminu wynagradzania, zakresu odpowiedzialności czy logiki premiowania nie budują zrozumienia, lecz raczej przestrzeń do błędnych porównań i frustracji.

Prawdziwa transparentność nie polega na ujawnieniu wszystkich liczb, tylko na jasnym pokazaniu zasad, według których te liczby powstają, czyli na czytelnych widełkach, kryteriach awansów i podwyżek oraz spójnej strukturze stanowisk, dzięki czemu pracownik rozumie nie tylko ile zarabia, ale przede wszystkim, dlaczego i co musi zrobić, aby zarabiać więcej. Dopiero na takim fundamencie można rozważać głębszą jawność, która bez uporządkowanego systemu i dojrzałości organizacyjnej częściej szkodzi niż buduje zaufanie.

Przejrzystość systemu wynagradzania w czasach niepewności 

Ryzyka i odpowiedzialność to jedna strona medalu. Motywacja do wdrażania jawności może mieć też szereg korzyści. Organizacje, które świadomie zwiększają przejrzystość systemów płacowych, mogą zyskać: 

• większe zaufanie pracowników dzięki sprawiedliwym i przewidywalnym zasadom wynagradzania,  
• skuteczniejszy employer branding i reputację uczciwego pracodawcy,  
• łatwiejsze wykrywanie nieuzasadnionych różnic płacowych,  
• bardziej rzetelny i profesjonalny przekaz wobec interesariuszy, partnerów i kandydatów do pracy,  
• lepsze przygotowanie do wdrożenia dyrektywy UE 2023/970.  

Dodatkowym argumentem przemawiającym za transparentnością wynagrodzeń organizacji społecznych, NGO czy instytucji publicznych może być odpowiedzialność wobec darczyńców, fundatorów grantów i obywateli. W środowisku biznesowym będzie to z kolei element przewagi konkurencyjnej, zwłaszcza tam, gdzie marka chce budować wizerunek firmy uczciwej, nowoczesnej, uporządkowanej i społecznie odpowiedzialnej. 

Jawność tak, ale w granicach prawa i z nastawieniem systemowym 

Transparentność wynagrodzeń nie powinna być utożsamiana stricte z publicznym ujawnianiem imiennych list płac. Unijna dyrektywa zmierza do bardziej dojrzałego i systemowego podejścia: do uporządkowania zasad wynagradzania i umożliwienia porównań płac tam, gdzie konieczne jest ograniczanie dyskryminacji płacowej.  

Z perspektywy etyki biznesu oczekiwania interesariuszy są ważne, ale nie mogą środkami przymusu, również w postaci układów, relacji czy zależności, wywierać nacisku, który prowadzi do naruszania prawa czy budowania kultury, w której prywatność pracownika jest kosztem ponoszonym w imię wizerunkowej przejrzystości. Jeśli organizacja chce działać jawnie, może to robić w pełni bezpiecznie: publikować zanonimizowane lub zagregowane dane, widełki, mediany, średnie wynagrodzenia na stanowiskach, zasady regulaminu wynagradzania, strukturę składników czy dane roczne zamiast pojedynczych kwot przypisanych do nazwisk. Wytyczne UODO wprost wskazują, że właśnie takie podejście chroni prywatność, zwłaszcza gdy na danym stanowisku pracuje więcej niż jedna osoba.