HR Detektywi #143 Wydanie specjalne: Zmiany w ustalaniu stażu pracy od stycznia 2026 – projekt ustawy. Pytania i odpowiedzi o wliczanie B2B i umów zlecenie nie tylko do stażu urlopowego

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

Pytanie 1: Dlaczego umowy zlecenia i okresy prowadzenia działalności gospodarczej mają być wliczane do stażu pracy?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło, że 22 maja 2025 r. Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który przewiduje, że okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz okresy pracy na podstawie umów zlecenie będą wliczane do stażu pracy. Dotychczas pracodawcy do stażu pracy mogli wliczać jedynie okresy zatrudnienia na podstawie umów o pracę.

Współczesny rynek pracy w Polsce charakteryzuje się dużą różnorodnością form zatrudnienia – osoby wykonujące często tożsamy zakres obowiązków zatrudnione są na podstawie rożnych stosunków prawnych. Szczególnie rozpowszechnione są umowy cywilnoprawne lub kontrakty B2B, o czym pisaliśmy w poprzednim HR Detektywie. Obecne przepisy powodowały, że zatrudnieni, którzy przez wiele lat pracowali na podstawie umów zlecenie lub na podstawie tzw. samozatrudnienia (kontraktów B2B) mieli ograniczony dostęp do uprawnień pracowniczych zależnych od stażu pracy i stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia.

Nowelizacja ustawy ma na celu likwidację niesprawiedliwych zasad ustalania stażu pracy i zapewnienie równego traktowania wszystkich zatrudnionych niezależnie od formy, na podstawie której w przeszłości wykonywali pracę.

Dodajmy, że przedmiotowy projekt ustawy przewidziany jest do realizacji jako część rewidowanego kamienia milowego KPO, czyli Krajowego Planu Odbudowy.

Pytanie 2: Od kiedy zaczną obowiązywać przepisy wliczające samozatrudnienie i umowy zlecenie do stażu pracy?

Nowe przepisy mają zacząć obowiązywać 1 stycznia 2026 roku Jak wskazuje resort pracy, wydłużone vacatio lagis ma umożliwić pracodawcom przygotowanie się do tych zmian – ustalenie stażu pracy zatrudnionych według nowych zasad, dostosowanie regulaminów wewnątrzzakładowych i zabezpieczenie środków na sfinansowanie nowych rozwiązań.

Ważne! Co mogą zrobić działy kadr, płac i HR już teraz, aby „na miękko” wdrożyć nowe przepisy oraz uniknąć nagromadzenia się pytań o bilanse urlopowe na początku 2026 roku, gdy (zgodnie z założeniami) zmiany wejdą w życie? Z pewnością warto poinformować pracowników o potrzebie zgromadzenia dowodów potwierdzających nowe uprawnienia, a w dalszej kolejności sprawdzić możliwości systemów kadrowo-płacowych pod kątem przeliczania bilansów urlopowych zgodnie ze zmienionymi przepisami.

Pytanie 3: Jakie okresy zatrudnienia wliczą się do stażu pracy po zmianach w kodeksie pracy?

Po wprowadzeniu zmian, do ogólnego, jaki i zakładowego stażu pracy, oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę będą wliczane:

• okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność
• okresy wykonywania umowy agencyjnej, wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz okresy pozostawania osobą współpracującą
• okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych
• okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
• udokumentowany, przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej

Pytanie 4: Na podstawie jakich dokumentów pracodawcy będą mieli obowiązek przeliczenia bilansów urlopowych po wejściu w życie przepisów ustawy?

Do stażu urlopowego wliczane będą okresy potwierdzone zaświadczeniami o opłacaniu składek lub podleganiu ubezpieczeniom wydawanymi przez ZUS. Wniosek o wydanie tego zaświadczenia będzie składany przez PUE lub papierowo. Z kolei okresy zatrudnienia niepodlegającego zgłoszeniu do ZUS (np. umowy zlecenia ze studentem do 26. roku życia) oraz okresy innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą będą potwierdzane na zasadach ogólnych reguł dowodowych. To oznacza, że w tych przypadkach to pracownik będzie zobowiązany do przestawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających zatrudnienie. Co istotne, jeśli wskazane okresy będą nakładać się na siebie, do stażu pracy będzie wliczany tylko jeden z nich.

Na pracowniku spoczywać będzie ciężar udowodnienia okresu zatrudnienia niepodlegającego zgłoszeniu do ZUS – na zasadach ogólnych reguł dowodowych, jak ma to miejsce w odniesieniu do okresu zatrudnienia przebytego za granicą. Zaliczenia okresów na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika będzie dokonywał pracodawca. Na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy pracodawca może żądać udokumentowania danych, w tym przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Obowiązujące przepisy nie określają katalogu dokumentów i nie ograniczają środków dowodowych potwierdzających staż pracy. Ocena przedstawionych przez pracownika dowodów należy do pracodawcy i on też przy ustalaniu prawa do świadczeń czy uprawnień pracowniczych ostatecznie stwierdza fakt spełnienia wymogów projektowanej regulacji.

Odpowiedź Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk
na uwagi zgłoszone przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Rozwoju i Technologii do projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD59)

Pytanie 5: Czy do stażu urlopowego wliczane będzie zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło?

Nie! Projekt nie uwzględnia wliczania do stażu pracy okresów zatrudnienia na podstawie umów o dzieło. Osoby, które świadczyły usługi na podstawie umowy o dzieło nie wliczą tego okresu do stażu pracy, od którego zależy m. in. wymiar urlopu wypoczynkowego.

Pytanie 6: Czy po wejściu w życie przepisów o uwzględnieniu okresów prowadzenia działalności gospodarczej i umów zlecenie do stażu pracy pracodawcy będą mieli obowiązek przeliczenia wstecznie bilansów urlopowych?

Z projektu i jego uzasadnienia wynika, że uprawnienia pracownicze będą ustalane w oparciu o wyższy staż pracy dopiero od dnia wejścia w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2026 r. W związku z tym, po stronie pracowników nie powstaną roszczenia o uzupełnienie uprawnień przysługujących przed wejściem w życie ustawy, np. przeliczenie wymiarów urlopu za poprzednie lata. Za to do samego stażu pracy będą zaliczane wszystkie udokumentowane okresy pracy – również te przed dniem 1 stycznia 2026 r.

Pytanie 7: Jakie są aktualne zasady ustalania stażu pracy do uprawnień pracowniczych, w tym urlopowych?

Przepisy prawa pracy przewidują szereg uprawnień pracowniczych, których nabycie uzależnione jest od określonego stażu pracy. Dotyczy to m. in. większego wymiaru urlopu wypoczynkowego, nagród jubileuszowych lub dodatków stażowych.

Wymiary urlopu wypoczynkowego

Przy ustalaniu wymiaru urlopów do stażu pracy wliczają się wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz okresy nauki określone w art. 155 Kp. Przykładowo, absolwent szkoły średniej ogólnokształcącej ma doliczane do stażu pracy 4 lata, natomiast osoba po szkole policealnej – 6 lat. Przepis jest najbardziej korzystny dla osób, które ukończyły szkoły wyższe, gdyż do ich stażu pracy wlicza się 8 lat. Dzięki temu mogą one uzyskać uprawnienie do 26 dni urlopu po przepracowaniu 2 lat na etacie. Po wprowadzeniu nowelizacji, pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić inne okresy aktywności zawodowej, a część pracowników otrzyma uprawnienia do 26 dni wolnych już od 2026 roku.

Przykład na przeliczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika, który udokumentował ukończenie szkoły średniej, zatrudnienie na podstawie umowy o pracę oraz prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej

Pracownik jest absolwentem szkoły średniej ogólnokształcącej. Obecnie posiada udokumentowany 3 letni okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Ponadto, przez 6 lata prowadził również jednoosobową działalność gospodarczą. Okresy te nie pokrywają się.

Według obecnych przepisów wymiar urlopu pracownika wynosi 20 dni, gdyż okres jego pracy wynosi 7 lat (4 lata za ukończenie szkoły średniej i 3 lata umowy o pracę). W świetle nowych przepisów staż pracy wynosiłby 13 lat, a wymiar przysługującego mu urlopu – 26 dni.

Pytanie 8: Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe. Czy firmy powinny przygotować się finansowo do wdrożenia przepisów, na podstawie których B2B i umowy zlecenia wliczymy do stażu urlopowego?

Staż pracy wpływa na uprawnienia i wysokość dodatków stażowych oraz nagród jubileuszowych pracowników jednostek sfery budżetowej. Na przedsiębiorstwa z sektora prywatnego Kodeks pracy nie nakłada obowiązków wypłaty tych składników. Pracodawcy mogą jednak dobrowolnie wprowadzić ich wypłatę, a jej warunki określić w wewnątrzzakładowych przepisach o wynagradzaniu. Dzięki nowelizacji przepisów, osoby które wcześniej prowadziły działalność gospodarczą lub były zatrudnione na umowach zlecenia szybciej otrzymają prawo do tych świadczeń.

Potrzeba zabezpieczenia w budżetach firm środków na sfinansowanie wynikających z projektu zmian jest dosyć skomplikowana, a to ze względu na trudności z oszacowaniem skali skutków wprowadzanych rozwiązań. Dlaczego? Chodzi o to, że pracodawcy będą mieli wiedzę w tym zakresie dopiero po dostarczeniu przez pracowników dokumentów, na podstawie których przeliczą uprawnienia pracownicze, w tym np. bilanse urlopowe. Dopiero ten proces da firmom wiedzę o kosztach, które poniosą w związku ze zwiększoną skalą świadczeń, w tym urlopów wypoczynkowych oraz zastępstw pracowników, którzy będą z tych urlopów korzystać.

Projektowane przepisy mają wpływ na wszystkich przedsiębiorców w zakresie wymiaru urlopu. Natomiast w kwestii dodatku za wysługę lat czy nagrody jubileuszowej dotyczą tylko tych przedsiębiorców, którzy przewidują takie uprawnienie, ponieważ co do zasady dodatek za wysługę, nagroda jubileuszowa nie występują wśród mikro-, małych i średnich firm.

Odpowiedź Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk na uwagi zgłoszone przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Rozwoju i Technologii do projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD59)

Pytanie 9: Czy planowane zmiany w kodeksie pracy będą miały wpływ na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokości odpraw z tytułu zwolnień grupowych i pośmiertnych?

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i czas nieokreślony jest uzależniony od zakładowego stażu pracy. W myśl nowelizacji, jeżeli wcześniej pracownik był zatrudniony w tym samym zakładzie pracy np. na podstawie umowy zlecenia, ten czas należałoby uwzględnić przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia. Podobnie, przepisy wpłyną na zakładowy okres zatrudnienia, brany pod uwagę przy ustaleniu wysokości odpraw z tytułu zwolnień grupowych lub odpraw pośmiertnych.

Przykład przeliczenia okresu wypowiedzenia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, który u tego samego pracodawcy poprzednio zatrudniony był na podstawie umowy zlecenie

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie pracy od 6 miesięcy na podstawie umowy na czas nieokreślony. Pracownik wręczył pracodawcy wypowiedzenie. Wcześniej pracownik przez 8 miesięcy był zatrudniony w tym samym zakładzie pracy na podstawie umowy zlecenia oraz przez 24 miesiące na podstawie umowy na czas określony. Okresy te nie pokrywają się.

Zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy okres wypowiedzenia będzie wynosił 1 miesiąc, gdyż łączny okres zatrudnienia w zakładzie pracy wynosi 30 miesięcy, a więc mniej niż 3 lata. Po wejściu w życie nowych przepisów do zakładowego stażu pracy wliczymy okres zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia. Staż pracy będzie wynosił w sumie 38 miesięcy, czyli powyżej 3 lat. Okres wypowiedzenia według nowych regulacji wynosiłby 3 miesiące.

Przepisy przejściowe w zakresie wpływu stażu pracy na okres wypowiedzenia umowy o pracę

Należy jednak zwrócić uwagę na istotny przepis przejściowy dotyczący wypowiedzeń, który został dodany na etapie opiniowania projektu. Wliczanie nowych okresów zatrudnienia do stażu pracy nie będzie mieć wpływu na długość okresu wypowiedzenia umowę o pracę trwającego w dniu wejścia w życie ustawy. Zatem do umów o pracę, które zostaną wypowiedziane przed 1 stycznia 2026 trzeba będzie stosować przepisy dotychczasowe.

Spotkajmy się 13 czerwca na KONFERENCJI HR, KADRY, PŁACE ’25. Wyzwania i trendy! To w tej przestrzeni teoria spotyka się z praktyką, a globalne trendy przekładamy na konkretne rozwiązania. Zostały ostatnie dni, w których możesz kupić bilety 7% taniej!