HR-owe Koło Ratunkowe: Kiedy plan urlopów może ulec zmianie?

Najważniejsze zasady Kodeksu pracy dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych

Płatny, coroczny i nieprzerwany urlop wypoczynkowy jest podstawowym prawem każdego pracownika. Zatrudniony nie może zrzec się tego prawa ani przenieść go na inną osobę.  Kodeks pracy zawiera szereg zasad dotyczących udzielania urlopów wypoczynkowych i ustalania jego wymiaru. Zasady te są uzależnione przede wszystkim od stażu pracy danego pracownika.

Sprawdź, jakie zmiany planuje resort pracy w zasadach liczenia stażu pracy

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na niepełny etat, wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Niepełne dni zaokrągla się w górę.

Wyjątkiem są osoby, które podejmują pracę po raz pierwszy w życiu. Wówczas, w pierwszym roku kalendarzowym swojej pracy, pracownik uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującej mu po przepracowaniu roku. Przykładowo, osoby zatrudnione na pełen etat otrzymają prawo do 1,67 dnia urlopu wypoczynkowego po przepracowaniu każdego miesiąca, a osoby zatrudnione w wymiarze ½ etatu – 0,83 dnia. Ponieważ przepis dotyczący pierwszego urlopu nie daje podstaw do zaokrąglania niepełnych dni, urlop zsumowany z kilku miesięcy może dać niecałkowitą liczbę dni. Wtedy pracodawca może udzielić urlopu w godzinach i minutach lub (kierując się zasadą uprzywilejowania pracownika) zdecydować o zaokrągleniu go na korzyść pracownika.

Czym jest plan urlopów wypoczynkowych?

Plan urlopów jest dokumentem uwzględniającym terminy urlopów wypoczynkowych przewidziane w danym roku kalendarzowym. Pracodawca powinien zaplanować w nim wykorzystanie urlopu bieżącego (nabytego w danym roku) oraz urlopu zaległego. Plan urlopów powinien zawierać jedną nieprzerwaną część urlopu trwającą co najmniej 14 dni, ale też pozostałe, krótsze części – z wyłączeniem 4 dni urlopu na żądanie. Wobec tego, dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w planie urlopów na dany rok należy rozpisać 16 lub 22 dni wolne.

Pracodawca opracowuje plan urlopów uwzględniając wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Nie jest on jednak zobligowany do zaakceptowania każdego wniosku i nie musi tego dodatkowo uzasadniać. Są jednak sytuacje, kiedy to pracodawca jest zobowiązany zgodzić się na urlop wypoczynkowy. Ma to miejsce, gdy:

• pracownik wnioskuje o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 K.p.),
• młodociany pracownik uczęszczający do szkoły ma ferie szkolne. Jeśli ten pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może na jego wniosek udzielić zaliczkowo urlopu na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.),
• pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” – do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² K.p.).

Co istotne, pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia planów urlopowych, jeżeli nie działają u nich organizacje związkowe lub jeżeli działające organizacje wyraziły zgodę na nietworzenie tego planu. W takim przypadku pracodawca ustala terminy urlopów w porozumieniu z pracownikiem, najczęściej na podstawie złożonych wniosków.

Czy pracownik musi dostosować się do planu urlopów ustalonego przez szefa? Sprawdź!

Kiedy i w jaki sposób pracodawca przekazuje plan urlopów?

Przepisy prawa pracy nie wskazują jednoznacznie terminu przygotowania plan urlopów. Najczęściej określają go przepisy wewnątrzzakładowe np. regulamin pracy. Zakładając jednak, że pracodawca sporządza plan urlopów na dany rok kalendarzowy, należałoby to zrobić najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego. Natomiast nie ma przeszkód, aby plany tworzyć na krótsze okresy np. kwartału czy półrocza. Jest to korzystne z perspektywy pracowników, którym łatwiej będzie przewidzieć, w jakim terminie będą chcieli wziąć dzień wolny od pracy. Wtedy plany powinny być przekazywane najpóźniej dzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczą.

Zgodnie z treścią art. 163 §2 K.p. sporządzony plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy – można to zrobić np. przez wywieszenie planu na tablicy ogłoszeń lub przekazanie w wiadomości e-mail. Z chwilą podania planu urlopowego do wiadomości pracowników, staje się on wiążący dla obu stron stosunku pracy.  Pracownik nie potrzebuje dodatkowej zgody pracodawcy, by rozpocząć urlop w terminie wynikającym z planu.

Więcej o zmianach w planie urlopowym przeczytasz tutaj

Czy plan urlopów może ulec zmianie? Kiedy jest możliwe przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego?

Plan urlopów jest niezbędny do zachowania ciągłości pracy w organizacji. Może jednak zdarzyć się sytuacja, że plan urlopów zmieni się w trakcie okresu, w którym obowiązuje.

Fakultatywna zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Kodeks pracy w art. 164 dopuszcza przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika, o ile jest on umotywowany ważnymi przyczynami (np. osobistymi lub rodzinnymi). Taki wniosek nie jest wiążący dla pracodawcy. To on podejmuje ostateczną decyzję o jego akceptacji lub odrzuceniu. Inną przesłanką przesunięcia urlopu mogą być szczególne potrzeby pracodawcy, jeśli nieobecność pracownika spowoduje poważne zakłócenie toku pracy. Może to dotyczyć okoliczności, które w chwili ogłaszana planu urlopów nie były znane pracodawcy, np. konieczność usunięcia nagłej awarii technicznej, która uniemożliwia pracę pozostałym osobom.

Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Są też przypadki, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn niezależnych od niego. Wtedy pracodawca jest zobowiązany udzielić tego urlopu w innym terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 165 K.p.). Do takich przyczyn należą wszelkie zdarzenia, które usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy. Takie sytuacje to m.in.:

• czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.