HR Detektywi #148: Nabór wniosków do pilotażu skróconego czasu pracy, weryfikacja wykształcenia pracownika, elektroniczne potwierdzenie wstępnych szkoleń BHP i wysyłka Z-15

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Startuje pilotaż skróconego czasu pracy. Ministerstwo pracy ogłosiło nabór wniosków.

W piątek, 27 czerwca 2025 roku, resort pracy ogłosił nabór wniosków do pilotażu skróconego czasu pracy i przedstawił warunki uczestnictwa w projekcie. W ramach programu przetestowane zostaną różne warianty skrócenia czasu pracy, bez obniżania wynagrodzeń i poziomu zatrudnienia. Jest to pierwszy taki projekt w tej części Europy. Pracodawcy, którzy wezmą udział w pilotażu, będą mogli otrzymać wsparcie w wysokości do 1 miliona złotych (w przeliczeniu na jednego pracownika maksymalnie 20 tysięcy złotych).

Główny cel pilotażu

Pilotaż pozwoli ocenić wpływ skrócenia czasu pracy na zatrudnienie, wydajność, zdrowie pracowników, organizację pracy i work-life balance. Efektem programu ma być wypracowanie dobrych praktyk wdrażania skróconego czasu pracy w firmach z różnych branż i sektorów gospodarki, a także identyfikacja korzyści i wyzwań z tym związanych. Wyniki pilotażu mogą w przyszłości stanowić podstawę do ewentualnych zmian w przepisach regulujących czas pracy.

Warunki uczestnictwa i kluczowe terminy

Nabór wniosków rusza już 14 sierpnia i potrwa do 15 września 2025 roku. Dokumenty należy złożyć elektronicznie. Resort pracy ma uruchomić w tym celu dedykowany generator wniosków. O dofinansowanie mogą ubiegać się zarówno pracodawcy z sektora prywatnego, jak i z sektora publicznego. Lista podmiotów zakwalifikowanych do pilotażu ma zostać opublikowana najpóźniej do 15 października 2025 roku.

Najważniejsze warunki, które muszą spełnić organizacje ubiegające się o udział w programie:

• Prowadzenie działalności przynajmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.
• Co najmniej 75% pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
• Uczestnictwo w programie 50% zespołu.
• Zatrudnienie w firmie nie może spaść o więcej niż 10%.
• Utrzymanie poziomu wynagrodzeń na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji pilotażu.

Etapy programu pilotażowego

Projekt ma być podzielony na 3 etapy:

• I etap (od podpisania umowy do 31.12.2025): przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy
• II etap (01.01.2026 – 31.12.2026): testowanie w środowisku pracy
• III etap (najpóźniej do 15.05.2027): podsumowanie realizacji pilotażu, złożenie sprawozdania końcowego

Pracodawcy i pracownicy uczestniczący w pilotażu będą zobowiązani do sprawozdawania jego wyników w postaci ankiet składanych przed rozpoczęciem pilotażu oraz w trakcie trwania programu – co kwartał.

Od lat powtarzam – przyszłość rynku pracy nie wydarzy się sama. Trzeba ją zaprojektować.

Skrócony czas pracy to nie tylko benefit. To test dojrzałości organizacji, kompetencji liderów i jakości współpracy.

Monika Smulewicz

Komentarz Moniki Smulewicz na LinkedIn!

To pierwszy taki program w Europie Środkowo-Wschodniej – i szansa dla pracodawców, by przetestować krótszy tydzień pracy bez utraty efektywności i wynagrodzeń.

Przeczytaj komentarz

News 2: Uczelnie na wniosek pracodawcy potwierdzą dane zawarte w dyplomie

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt zmiany ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, z późn. zm.). Nowe przepisy mają umożliwić pracodawcom weryfikację wiarygodności wykształcenia pracowników, poprzez potwierdzenie przez uczelnie danych zawartych w dyplomie ukończenia studiów wyższych. Ustawa powstała w nawiązaniu do postulatu inicjatywy SprawdzaMY – projektu, który ma na celu uproszczenie obowiązujących przepisów.

Obecny stan prawny stwarza możliwości do nadużyć

Pracodawcy mają prawo żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników danych dotyczących wykształcenia (art. 22¹ Kodeksu pracy). Dyplomy ukończenia studiów wyższych nie tylko potwierdzają kwalifikację, niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku, ale wpływają również na uprawnienia pracownicze. Otóż do stażu pracy zatrudnionego, który jest brany pod uwagę przy ustalaniu urlopów wypoczynkowych, pracodawca wlicza okresy nauki. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik, który ukończył szkołę wyższą, ma doliczane aż 8 lat do stażu pracy.

Obecnie firmy, nie mają odpowiednich narzędzi, które w razie wątpliwości, pozwolą im szybko zweryfikować prawdziwość kopii dyplomów dostarczonych przez pracownika lub kandydata w trakcie procesu rekrutacyjnego. Zgodnie ze stanowiskiem UODO, pracodawca nie ma możliwości potwierdzenia autentyczności dokumentu, kontaktując się z instytucją, która go wydała, nawet jeśli pracownik lub kandydat wyrazi na to zgodę. Jeżeli pojawiają się uzasadnione podejrzenia oszustwa, jedynym rozwiązaniem jest zawiadomienie odpowiednich organów o możliwości popełnienia przestępstwa (art. 270 § 1 Kodeksu karnego). Długotrwała i skomplikowana procedura zniechęca pracodawców do podjęcia realnych kroków w tym kierunku. Podsumowując, istniejące regulacje nie chronią skutecznie przed fałszerstwami i stwarzają duże pole do nadużyć na rynku pracy.

Pracodawca zweryfikuje dyplom, ale za opłatą

Według założeń projektu, za który ma odpowiadać Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, uczelnie będą udzielały informacji o prawdziwości danych zawartych w dyplomie ukończenia studiów na wniosek pracodawcy. Taka weryfikacja nie będzie jednak darmowa – wysokość opłaty ma wynosić 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie opłata wynosiłaby 46,66 zł). Pracodawca będzie mógł wystąpić z wnioskiem w razie uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności danych w dokumencie. Pomysłodawcy z inicjatywy SprawdzaMY wskazują, że takie narzędzie korzystnie wpłynie na transparentność procesów rekrutacyjnych, zredukuje liczbę nieuczciwych praktyk oraz zmniejszy ryzyko dopuszczenia do pracy kandydatów, którzy nie podsiadają odpowiednich kwalifikacji. Rząd planuje przyjąć projekt w III kwartale 2025 roku.

News 3: Elektroniczna dokumentacja: potwierdzenie szkolenia BHP i wysyłka Z-15

W ramach działań deregulacyjnych rząd sukcesywnie przygotowuje kolejne projekty ustaw i rozporządzeń, które mają umożliwić szersze wykorzystanie elektronicznej dokumentacji w sprawach kadrowych.

Nowi zatrudnieni potwierdzą odbycie wstępnego szkolenia BHP wiadomością e-mail

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt zmian w rozporządzeniu dotyczącym szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik potwierdza odbycie szkolenia wstępnego na karcie szkolenia. Dokument ten jest przechowywany w aktach pracowniczych w formie pisemnej. Pracownik musi więc złożyć na papierowej karcie szkolenia BHP odręczny podpis lub opatrzyć dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

Po zmianach, pracownik będzie mógł potwierdzić odbycie szkolenia wstępnego również elektronicznie, nie tylko z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale także np. poprzez wiadomość e-mail. Przy zastosowaniu tej formy, pracodawca będzie zobowiązany dołączyć potwierdzenie pracownika do karty szkolenia wstępnego oraz sporządzić odpowiednią adnotację na samej karcie.

Jak podkreśla ministerstwo, nowa forma potwierdzania nie oznacza, że szkolenia BHP będą mogły być przeprowadzane w formie zdalnej dla wszystkich grup pracowników. W dalszym ciągu szkolenia wstępne będą mogły odbywać się zdalnie jedynie w przypadku pracowników administracyjno-biurowych, którzy świadczą pracę tylko w formie zdalnej. Rozporządzenie ma zostać przyjęte w IV kwartale 2025 roku.

Wnioski Z-15 będą wysyłane do ZUS elektronicznie

Kolejną zmianą jest uproszczenie zasad wnioskowania o zasiłek opiekuńczy, poprzez umożliwienie elektronicznej wysyłki Z-15. Ta propozycja została przedstawiona przez MRPiPS w założeniach nowelizacji ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Obecnie, jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, ubezpieczony może złożyć wniosek o zasiłek opiekuńczy (Z-15) w oryginale za pośrednictwem płatnika składek lub bezpośrednio do ZUS – listownie w formie papierowej, przez portal PUE ZUS lub elektronicznie wyłącznie z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Chociaż do otrzymania zasiłku opiekuńczego potrzebny jest komplet dokumentów – zaświadczenie płatnika składek (Z-3) i wspomniany wniosek pracownika (Z-15), to w praktyce często są one przesyłane oddzielnie. Taki sposób przekazywania wniosków może wpływać na opóźnienia w wypłatach zasiłku. Ponadto firmy, które są płatnikami zasiłków nie mogą kompletować wniosków Z-15 w formie elektronicznej, tylko papierowo z własnoręcznym podpisem.

Obowiązujące przepisy nie przewidują, aby wniosek o zasiłek opiekuńczy można złożyć drogą elektroniczną w formie skanu, ponieważ dokument ten nie jest dokumentem oryginalnym. Obowiązek przekazywania wniosków w formie papierowej jest postrzegany przez osoby ubezpieczone oraz płatników składek jako przestarzały.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Według założeń projektu ustawy, wnioski o zasiłek opiekuńczy mogą być przekazywane do ZUS w postaci elektronicznej przez płatników składek i biura rachunkowe. Dodatkowo firmy, które wypłacają zasiłki będą mogły akceptować wnioski pracowników przesyłane w formie elektronicznej. Nowelizacja ma wejść w życie w III kwartale 2025 roku.

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

Zdobądź prestiżowy certyfikat i kompetencje specjalisty kadr i płac.

Dołącz do prawdopodobnie najlepiej zaprojektowanego kursu, który łączy wiedzę i praktykę!
Start: 27.08.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź