HR-owe Koło Ratunkowe: Niuanse składników rocznych w podstawie wymiaru zasiłków

Pani Moniko, jestem początkującą kadrową. Zasiłki chorobowe to moja zmora. Wiem, że to podstawowa wiedza, którą powinnam mieć, ale to jest tak trudne! Proszę o pomoc! W mojej firmie wypłacamy składnik roczny, tzw. dodatek europejski, który otrzymują pracownicy zatrudnieni przy kontraktach zagranicznych. Na mocy regulaminu wynagradzania, jest on pomniejszany za okresy absencji. Moja wątpliwość dotyczy przypadku, gdy pracownik nie był zatrudniony przez cały rok. Jak w takim przypadku powinnam wliczyć ten dodatek do podstawy zasiłku? Czy jeśli pracownik w trakcie roku zmienił wymiar czasu pracy (a mamy takie przypadki rodziców małych dzieci, którzy zwiększali, bądź zmniejszali etaty), to czy składnik ten powinnam w jakiś sposób przeliczyć?

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Art. 36 pkt. 1 ustawy zasiłkowej

Niepełny rok zatrudnienia

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi, zgodnie z przywołanym wyżej przepisem, przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

W sytuacji, gdy okres zatrudnienia nie obejmuje 12 pełnych miesięcy, do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Zasada ta znajdzie zastosowanie także, gdy nastąpiła zmiana wysokości wynagrodzenia (np. podwyżka lub zmiana zasad wynagradzania).

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.

Art. 41 pkt. 1 ustawy zasiłkowej

Przypomnijmy, iż premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.

Składniki przysługujące za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłków, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Składniki wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Art. 41 pkt. 3 ustawy zasiłkowej

Skutki składkowo-podatkowe zawarcia umowy zlecenie w własnym pracownikiem. Przeczytaj!

Przelicz składnik roczny proporcjonalnie do okresu zatrudnienia

W przypadku opisanym w wiadomości od Czytelniczki mojego bloga, pracownik był zatrudniony w zakładzie pracy krócej, niż przez kolejne 12 miesięcy. W takim przypadku składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku proporcjonalnie do liczby pełnych, kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego składnik podlega uwzględnieniu.

Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, pomniejszane proporcjonalnie w związku z absencjami usprawiedliwionymi, należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu. Co to oznacza? Sprawdź poniżej kolejne kroki:

1. 1. Kwotę wypłaconego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne, dzielisz przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym
2. 2. Następnie mnożysz przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym.

Jeśli składnik roczny jest pomniejszany, ale w sposób inny, niż proporcjonalny, należy wliczyć go do podstawy wymiaru zasiłku bez uzupełnienia, w kwocie faktycznie wypłaconej.

Konsekwencje zmiany etatu na wysokość zasiłku

Na potrzeby dzisiejszych rozważań i dla pełni Twojej wiedzy, musimy przywołać tutaj art. 40 ustawy zasiłkowej:

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach, o których mowa w art. 36.

Art. 40 ustawy zasiłkowej

Musisz wiedzieć, że gdy u pracownika zmienia się wymiar etatu, ustawa zobowiązuje nas do przeliczenia wysokości wymiaru zasiłku chorobowego. Jeżeli na mocy zmian w umowie o pracę, zmieniony został wymiar czasu pracy pracownika etatowego oraz jeżeli zmiana ta nastąpiła w trakcie miesiąca, w którym powstała niezdolność do pracy (lub w miesiącach poprzednich, o których mowa w art. 36 ustawy zasiłkowej), podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić będzie wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy.

Wracając do składników rocznych, aby prawidłowo wliczyć je do postawy wymiaru zasiłku, należy przeliczyć je proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy następujących po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym powstanie niezdolności do pracy.

Na co zwracać uwagę rozpoczynając przygodę z polityką wynagrodzeń w firmach oraz pokażę na liczbach ile kosztuje zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę? Sprawdź!

Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku po powrocie z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego

W sytuacji, gdy rozliczasz zasiłek chorobowy pracownikowi, który powraca do pracy po urlopie wychowawczym lub urlopie bezpłatnym, zasady wliczania składników rocznych pozostają niezmienne. Jeśli pracownik rozpoczął absencję przed okresem, z którego roczny składnik wynagrodzenia jest uwzględniany, zaś absencja zakończyła się w trakcie jego trwania, zastosujemy zasady obowiązujące w przypadku wliczania składnika krótszego niż rok.

Składnik nie wypłacony do czasu sporządzenia listy płac

W praktyce płacowej zdarza się, że przysługujący pracownikowi składnik roczny, do czasu sporządzenia listy płac, nie został jeszcze wypłacony, a teoretycznie, powinien on zostać wliczony do podstawy wymiaru zasiłku. W takim przypadku należy posiłkować się art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej oraz komentarzem ZUS do tejże ustawy:

Jeżeli składnik wynagrodzenia, uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. Jeżeli do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty został składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje pracownikom, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik wynagrodzenia za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję o braku jego wypłaty.

Komentarz do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wybrane zagadnienia

Pełną treść komentarza znajdziesz na stronach ZUS. Polecam Ci lekturę tego opracowania!