HR Detektywi #157: Więcej formalności przy zatrudnianiu cudzoziemców, zaostrzone kontrole zwolnień lekarskich, ZUS przejmie rozliczanie składek

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

enova 365

News 1: Dodatkowe oświadczenia do wniosków o legalizację zatrudnienia. Kolejne obowiązki informacyjne

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Rozporządzenie wyeliminuje niejasności w dokumentach dla pracowników z zagranicy

Obowiązek wydania rozporządzenia z wykazem niezbędnych załączników do wniosków o legalizację pracy wynika z nowej ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców (ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), która weszła w życie na początku czerwca. Przepisy miały usprawnić proces wydawania zezwoleń dzięki cyfryzacji procedur. Tymczasem brak aktów wykonawczych wywołał chaos informacyjny w urzędach pracy. Instytucje zaczęły żądać od pracodawców dodatkowych dokumentów, chociaż przepisy przejściowe pozwalały stosować rozporządzenie wydane na podstawie poprzedniej ustawy. Pisaliśmy o tym w #154 wydaniu HR Detektywi. Po zmianach wykaz zostanie zostanie ujednolicony, a pracodawca, wybierając w systemie wniosek o wydanie konkretnego zezwolenia, otrzyma informację o wymaganych załącznikach.

Nowe formalności przy wnioskach o wydanie zezwolenia na pracę

Ustawodawca rozszerzył katalog wymaganych dokumentów, co pozwoli mu na większą kontrolę procesu zatrudnienia. Zgodnie z projektem rozporządzenia podmioty zatrudniające będą musiały dołączyć do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę oraz do oświadczenia o powierzeniu pracy kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (paszportu). Wcześniej wymagano jedynie kopię stron z danymi osobowymi. Ponadto pracodawca potwierdzi w formie oświadczeń, że:

• wysokość wynagrodzenia podana w wniosku lub w oświadczeniu nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
• posiada środki finansowe lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi,
• oraz czy według jego wiedzy cudzoziemiec był prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270–273, lub art. 275 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.

Przy oświadczeniu o powierzeniu pracy w zawodzie regulowanym podmiot zatrudniający będzie zobowiązany do dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie przez cudzoziemca wymogów kwalifikacyjnych.

W uzasadnieniu czytamy: „rozbudowa katalogu przesłanek odmowy udzielenia zezwolenia na pracę oraz odmowy wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń wymaga rozwiązań, które pozwolą organom uzyskać niezbędne informacje potrzebne do rozpatrzenia sprawy. Z tego powodu w rozporządzeniu dodano przepisy na podstawie, których organ, w zależności od potrzeb, będzie mógł wymagać dokumentów lub dowodów koniecznych do ustalenia stanu faktycznego w konkretnej sprawie”.

Obowiązki informacyjne wobec cudzoziemców

Więcej formalności i chaos w urzędach pracy to nie jedyne trudności związane z nową ustawą, z którymi mierzą się pracodawcy zatrudniający cudzoziemców. Eksperci zwracają również uwagę na nowe obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników-cudzoziemców. Mowa o art. 5 ust. 4 ustawy, zgodnie z którym podmiot powierzający pracę – zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i umowy cywilnoprawnej – powinien poinformować cudzoziemca w formie pisemnej, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych.

W przepisie nie sprecyzowano jednak, jaki ma być zakres takiej informacji i czy obowiązek dotyczy wyłącznie nowozatrudnionych cudzoziemców, czy także tych, którzy rozpoczęli pracę przed wejściem w życie ustawy.

Coraz więcej decyzji nakazujących wyjazd z Polski

Jak informuję Dziennik Gazeta Prawna, Straż Graniczna po wprowadzeniu nowelizacji ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców coraz częściej wydaje decyzje zobowiązujące zagranicznych pracowników do natychmiastowego opuszczenia Polski ze względu na brak ważnych dokumentów pobytowych. Według danych Straży Granicznej od maja do połowy sierpnia 2025 r. liczba takich decyzji wzrosła o ponad 30% w porównaniu z analogicznym okresem 2024 r.

Pracodawcy z kolei alarmują, że zmagają się z niedoborami wykwalifikowanych pracowników. Problem pogłębia fakt, że zatrudnienie kolejnej osoby z zagranicy nie jest szybkim procesem. Procedury w urzędach pracy są czasochłonne i wydłużają moment faktycznego rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.

Źródło: www.edgp.gazetaprawna.pl, www.prawo.pl

News 2: Kontrole zwolnień lekarskich na nowych zasadach

Już wkrótce pracownicy mogą spodziewać się zaostrzenia zasad kontroli zwolnień lekarskich. To jedna z kluczowych zmian przewidzianych w projekcie nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (UD114), który został przekazany do rozpatrzenia przez Radę Ministrów. Zdaniem resortu pracy, obecne przepisy są niedostosowane do współczesnych realiów.

Definicja pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia

Obecnie procedury przeprowadzania kontroli reguluje rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Po zmianach przepisy zostaną przeniesione bezpośrednio do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Zgodnie z nowelizacją ubezpieczony utraci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeżeli w okresie niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia. Projekt precyzuje, co dokładnie należy rozumieć pod tymi pojęciami.

Jednocześnie w przypadku zatrudnienia w kilku zakładach pracy, ustawa zakłada możliwość wykonywania pracy zawodowej u jednego pracodawcy, podczas zwolnienia lekarskiego u innego pracodawcy – wyłącznie na żądanie ubezpieczonego i tylko, jeśli rodzaj pracy na to pozwala. To budzące kontrowersje rozwiązanie może dotyczyć osób, które łączą pracę fizyczną z lekką pracą biurową w innym podmiocie.

Uprawnienia ZUS i pracodawców w zakresie kontroli L4

Tak jak dotychczas, uprawnienie do przeprowadzenia kontroli – obok organu rentowego – będą mieli płatnicy zasiłków. Płatnik składek będzie upoważniony do kontroli zwolnienia już w okresie wypłaty wynagrodzenia chorobowego. Dotychczas brakowało skutecznych rozwiązań prawnych umożliwiających przeprowadzenie kontroli w tym czasie. Ponadto projekt wprost przewiduje, że ZUS będzie mógł przeprowadzać kontrole wykorzystania zwolnień lekarskich przez osoby pobierające świadczenia po ustaniu zatrudnienia.

Wątpliwości, czy zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem ma rozstrzygać właściwa jednostka organizacyjna ZUS, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza, który wystawił zwolnienie lekarskie.

Wszystkie ustalenia z przeprowadzonej kontroli zostaną ujęte w protokole. Ubezpieczony, w terminie 7 dni od jego otrzymania, będzie mógł zgłosić do ZUS ewentualne zastrzeżenia.

Skala nadużyć. ZUS przedstawia dane z pierwszego półrocza 2025 r.

Tymczasem ZUS na swojej stronie internetowej poinformował, że w pierwszym półroczu 2025 roku przeprowadził 227 tys. kontroli zwolnień lekarskich. W ich wyniku ujawniono liczne nadużycia – chorzy zamiast się leczyć, podejmowali pracę zarobkową lub wyjeżdżali w podróże po Europie. W wyniku kontroli wstrzymano wypłatę 14,8 tys. zasiłków na kwotę 22,2 mln zł. Obniżono również świadczenia po ustaniu zatrudnienia o 128,3 mln zł. W sumie ZUS odzyskał 150,5 mln zł.

News 3: ZUS przejmie obowiązek rozliczania składek. Założenia projektu ustawy

W wykazie prac legislacyjnych pojawiły się założenia projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który ma znacząco uprościć obowiązki płatników składek wobec ZUS, zapewnić prawidłowość rozliczeń i zredukować biurokrację. Jest to jedna z przełomowych inicjatyw deregulacyjnych (UDER90).

ZUS przygotuje propozycje dokumentów ubezpieczeniowych

Zgodnie z założeniami, ZUS samodzielnie przygotuje propozycję dokumentów ubezpieczeniowych – zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nie oznacza to jednak, że składki rozliczą się automatycznie, a biura rachunkowe utracą swoich klientów. Płatnicy będą zobowiązani do sprawdzenia i zatwierdzenia dokumentów lub ewentualnej korekty.

Zakres danych przekazywanych do ZUS przez płatników zostanie ograniczony do niezbędnego minimum, a system będzie korzystał także z informacji już dostępnych w rejestrach ZUS i innych instytucji publicznych.

Planowane terminy

Projekt przewiduje etapowe wdrażanie zmian. W pierwszej kolejności uproszczenia obejmą osoby rozliczające składki wyłącznie za własne ubezpieczenia, w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność, duchownych czy osoby opłacające składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, którzy nie mają tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń. Po przekazaniu danych o przychodach/dochodach i podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, płatnik otrzyma informację o kwocie do zapłaty w aplikacji mobilnej mZUS lub na koncie w eZUS. Zmiany dla tej grupy ubezpieczonych miałyby wejść w życie 1 stycznia 2028 roku.

Pozostali płatnicy, wobec których stosowany będzie mechanizm oparty na JPU, zostaną objęte nowymi zasadami trzy lata później (1 stycznia 2031 r.), co pozwoli na dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i integrację z systemem ZUS.

Korzyści nowego systemu. Czy ta zmiana jest możliwa?

Wprowadzenie zmian ma przynieść realne korzyści: zmniejszenie obciążeń administracyjnych, zwiększenie efektywności działania ZUS, poprawę jakości danych oraz przyspieszenie procesu przyznawania świadczeń. Jednocześnie płatnicy zyskają więcej czasu na realne prowadzenie działalności, zamiast skupiać się na biurokracji.

Trzeba jednak podkreślić, że sukces reformy będzie zależał przede wszystkim od sprawności i niezawodności systemu informatycznego ZUS. To właśnie on ma przejąć kluczową rolę w gromadzeniu, przetwarzaniu i udostępnianiu danych.

Akademia Master Certyfikowany Kurs Kierownika Działu kadr i płac

Zostań liderem zmian w swojej organizacji!
Start: 07.10.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź