HR-owe Koło Ratunkowe: Czy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia wysłane na nieaktualny adres pracownika będzie skuteczne? 

Kiedy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest skuteczne?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia to sytuacja, w której umowa rozwiązuje się ze skutkiem natychmiastowym – w momencie, kiedy oświadczenie woli dociera do adresata. Kwestie skuteczności oświadczeń woli reguluje z kolei kodeks cywilny – art. 61 §1 kc. Zgodnie z nim oświadczenie woli będzie skuteczne w momencie, kiedy dotrze do strony, do której jest adresowane w taki sposób, że ta będzie miała możliwość się z nim zapoznać. Co to jednak oznacza w praktyce? 

Forma pisemna rozwiązania umowy o pracę

O ile wypowiedzenia umów o pracę zazwyczaj dokonywane są bezpośrednio, podczas osobistego kontaktu z pracownikiem, o tyle w przypadku oświadczeń pracodawcy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, na podstawie art. 52 lub art. 53 kodeksu pracy, często odbywa się to drogą korespondencyjną, ze względu na nieobecność pracownika w pracy.

Czy można odmówić pracownicy uprawnionej do urlopu wychowawczego możliwości obniżenia wymiaru czasy pracy? 

Na jaki adres wysłać rozwiązanie umowy o pracę?

Tu bardzo istotne staje się ustalenie właściwego adresu, na który należy skierować korespondencję. 

W takiej sytuacji pismo zawierające oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy będzie skuteczne, nawet jeśli zostanie przesłane na niewłaściwy adres.  

Nie stanie się tak, jeśli pracodawca, dysponując kilkoma aktualnymi adresami pracownika, podanymi do różnych celów, wśród których jest również adres korespondencyjny, wyśle list np. na adres zameldowania, pod którym pracownik z założenia nie odbiera korespondencji. 

Jak ustalić datę rozwiązania umowy o pracę?

Sporządzając pismo rozwiązujące umowę bez wypowiedzenia, jeśli nie jest wiadoma faktyczna data jego odbioru przez pracownika, pracodawca zazwyczaj nie wpisuje konkretnej daty ustania stosunku pracy i posługuje się zapisem wskazującym na dzień doręczenia tego pisma do pracownika jako dzień rozwiązania umowy. 

Adnotacje poczty i próby doręczenia korespondencji z wypowiedzeniem umowy o pracę

W przypadku niemożności dostarczenia przesyłki urząd pocztowy dokonuje na niej odpowiednich adnotacji wskazujących na przyczynę takiego stanu rzeczy. Może to być problem z nieaktualnym adresem, ale także świadome i celowe uchylanie się adresata przed odebraniem korespondencji. 

Wtedy, zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego, urząd pocztowy dwukrotnie, w odstępach siedmiodniowych awizuje list, a w razie jego nieodebrania po upływie 7 dni od drugiego awizo odsyła do nadawcy. Doręczyciel ma obowiązek odnotować daty i okoliczności, które spowodowały zwrot, np. odmowa przyjęcia przez adresata, nieaktualny adres, daty awizacji.  

Spóźnienia pracownika do pracy. Czy pracodawca może ukarać pracownika i nałożyć karę finansową?

Fikcja doręczenia i ustalenie daty odbioru

Tu pojawia się pytanie: jaką datę przyjąć jako datę odbioru korespondencji w różnych sytuacjach, kiedy nie dojdzie do jej odbioru?

Pojawia się tu instytucja tzw. fikcji prawnej doręczenia (art. 44 kodeksu postępowania administracyjnego). Powoduje ona, że w przypadku niepodjęcia awizowanej przesyłki w terminie 14 dni od pierwszego zawiadomienia, doręczenie uważa się za dokonane. 

Jeżeli natomiast nie da się ustalić adresu osoby fizycznej adresata ani jego reprezentanta, za datę doręczenia należy przyjąć datę dokonania przez operatora pocztowego adnotacji o tym, że adresat nie zamieszkuje pod wskazanym adresem.  

Jak liczyć okres wypowiedzenia w dniach, tygodniach, a jak w miesiącach?

Zmiana w orzecznictwie dotycząca doręczeń

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na zmianę w linii orzeczniczej zachodzącą w ostatnim czasie.

Starsze orzeczenia uznawały, że w przypadku awizowania przesyłki i niepodjęcia jej w wyznaczonym terminie, za dzień doręczenia zastępczego uznaje się ten, w którym upływa ostateczny termin jej odbioru (tj. 7 dni od drugiego awizo).

W ostatnim czasie pojawiają się jednak orzeczenia, zgodnie z którymi przy ustalaniu terminu zapoznania się z oświadczeniem woli należy przyjąć założenie, że doręczenie pisma z tym oświadczeniem powinno następować niezwłocznie, a daty złożenia oświadczenia nie można uzależniać od swobodnego wyboru adresata co do odbioru przesyłki w terminie dla niego dogodnym.

Tym bardziej, że przy rozwiązywaniu umów bez wypowiedzenia pracodawcę wiążą terminy – nie może do niego dojść po upływie 30 dni od pozyskania wiedzy o okolicznościach uzasadniających takie działanie. 

Niejednokrotnie zdarzało się zatem, że pracownicy, którzy celowo odwlekali moment odbioru korespondencji od pracodawcy, później wnosili powództwa o ustalenie nieprawidłowości oświadczenia woli pracodawcy właśnie ze względu na upływ terminu.