HR-owe Koło Ratunkowe: Dofinansowanie studiów pracownika i zleceniobiorcy

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Przepisy Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 103¹. §  1. Kodeksu pracy podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

A więc z inicjatywą rozwoju mogą wystąpić obie strony stosunku pracy. Zarówno pracownik może zaproponować udział w kursie, szkoleniu czy studiach, które jego zdaniem pozwolą mu lepiej wykonywać obowiązki, jak i pracodawca może wskazać formę kształcenia, która uzupełni niezbędną wiedzę i kompetencje potrzebne w pracy.

Można wyróżnić różne formy kształcenia w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Są to m.in.: studia, w tym studia podyplomowe, kursy, szkolenia zewnętrzne, e-learningi, webinary.

Dodatkowe uprawnienia pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe

Zatrudnieni mogą podnosić kwalifikacje w swoim wolnym czasie po pracy i nawet nie informować o tym pracodawcy. Jednak uzyskanie zgody zakładu pracy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych niesie za sobą istotne korzyści. Pracownikowi przysługuje wówczas urlop szkoleniowy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia lub zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania (art. 103¹. §  2. Kp.). Jeżeli pracodawca nie wyrazi zgody na naukę pracownika, nie ma też obowiązku udzielenia mu urlopu szkoleniowego.

Wymiar urlopu szkoleniowego wynosi od 6 do 21 dni i zależy od rodzaju egzaminu, do którego przygotowuje się pracownik. Urlop szkoleniowy według zasad Kodeksu pracy nie przysługuje, jeżeli pracownik dokształca się na studiach podyplomowych. Nie ma jednak przeciwskazań, aby pracodawca z własnej woli przyznał zatrudnionemu płatny urlop jako świadczenie dodatkowe.

Więcej na temat urlopu szkoleniowego przeczytasz w tym artykule na blogu. Kliknij tutaj

Czy pracodawca może dofinansować pracownikowi studia?

Wielu pracowników w trakcie zatrudnienia decyduje się na podjęcie płatnych studiów niestacjonarnych (licencjackich, magisterskich) lub studiów podyplomowych. Studia mogą być jedną z form podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeżeli ich zakres wpisuje się w zakres obowiązków pracowniczych na obecnym stanowisku. Ponadto podnoszenie kwalifikacji zawodowych może mieć miejsce, gdy planowany jest awans pracownika lub pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku, ze względu na zmianę profilu działalności firmy (stanowisko MRPiPS z 2010 r., czytaj tutaj).

Na mocy art. 103³ Kodeksu pracy, pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, w tym również pokryć koszty kształcenia (częściowo lub w całości). Nie ma tu znaczenia, czy inicjatywa podnoszenia kwalifikacji zawodowych wyszła od pracownika, czy od pracodawcy.

Warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w tym warunki dofinansowania, mogą zostać określone w odrębnej umowie. Art. 103⁴ Kp. wskazuje, że pracodawca zawiera na piśmie z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określające prawa i obowiązki stron (tzw. umowa szkoleniowa lub umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych). Przy czym zapisy tej umowy nie mogą być mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy.

Zawarcie umowy nie jest konieczne, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednak zawsze warto rozważyć jej zawarcie, w szczególności gdy pracodawca zdecyduje się na pokrycie kosztów kształcenia. To odpowiednie miejsce, aby sprecyzować warunki takiego dofinansowania. Umowa może być także istotnym dowodem w razie ewentualnego sporu.

W zakresie refundacji kosztów kształcenia zapisy umowy powinny obejmować m.in. wysokość czesnego, termin i formę przekazania dofinansowania (na rachunek pracownika czy bezpośrednio do uczelni), wymagane dokumenty potwierdzające wysokości opłat.

Dofinansowanie do studiów a zwolnienie z podatku i składek

Pełna refundacja kosztów kształcenia pracownika lub częściowe dofinansowanie skutkuje powstaniem przychodu ze stosunku pracy. Przychód ten będzie zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne na mocy § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego. Przepis ten mówi, że podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Co za tym idzie, świadczenie nie będzie stanowić również podstawy składki na ubezpieczenie zdrowotne. Ponadto pokrycie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych będzie korzystać ze zwolnienia podatkowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT.

Naliczając listę płac warto mieć jednak na uwadze, że nie każde szkolenie może być zwolnione z podatku i składek. Dofinansowanie do szkoleń, kursów, studiów itp., które w żaden sposób nie są związane z kompetencjami i umiejętnościami przydatnymi na danym stanowisku (obecnym lub przyszłym), a mają charakter wyłącznie hobbystyczny –  będą podlegały opodatkowaniu, gdyż nie są realizowane w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Czy zleceniodawca może dofinansować studia zleceniobiorcy?

Zleceniobiorców nie obejmują zapisy Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W tym wypadku trzeba odnieść się do przepisów Kodeksu cywilnego, a te nie zakazują przyznania dofinansowania do studiów zleceniobiorcy. Niemniej jednak wskazane wyżej zwolnienia składkowe i podatkowe będą dotyczyć wyłącznie pracowników. Kwotę przyznanego dofinansowania należy doliczyć do przychodu zleceniobiorcy oraz opodatkować i oskładkować na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za wykonane zlecenie.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy studia zostaną dofinansowane zleceniobiorcy, który nie przekroczył 26. roku życia. Osoby te korzystają z tzw. ulgi dla młodych, a ich przychody – również te z umowy zlecenia – są zwolnione w ciągu roku podatkowego do kwoty 85 528 zł. Wówczas dofinansowanie stanowiące przychód zleceniobiorcy będzie zwolnione z opodatkowania w ramach ulgi.